EGTS105 : Compétences comportementales et sociales
Chapitre 4

L'efficacité professionnelle : gérer son temps

Cours

La gestion du temps est la compétence qui permet d'organiser ses activités selon ses objectifs et ses priorités. Elle s'apprend : elle permet d'accomplir plus avec moins d'effort, d'être moins stressé et d'obtenir les résultats qui comptent.

1. La valeur du temps

Chacun dispose chaque jour des mêmes 24 heures, à répartir entre l'action, la réflexion, la production, les loisirs, le repos…

  • le temps est une ressource rare et non renouvelable ;
  • il ne s'achète pas, ne se fabrique pas, ne s'emprunte pas ;
  • le temps perdu ne se rattrape jamais ; « le temps, c'est de l'argent ».

Bien gérer son temps permet de réduire le stress, de mieux décider, d'être plus performant, d'atteindre ses objectifs et de faire face aux imprévus. Ce qui compte, c'est ce que l'on fait du temps dont on dispose.

2. Urgent ou important ? La matrice d'Eisenhower

Urgent
Non urgent
Important
Q1 – Fairecrises, échéances proches
Q2 – Planifierpréparation, formation, projets
Non important
Q3 – Déléguerinterruptions, appels
Q4 – Éliminerdistractions
  • Urgent : demande une attention immédiate (ex. : le téléphone qui sonne).
  • Important : contribue à nos objectifs, à notre mission, à nos valeurs.
UrgentNon urgent
ImportantQ1 – Faire tout de suite
Crises, problèmes, échéances proches		Q2 – Planifier
Préparation, prévention, formation, projets
Non importantQ3 – Déléguer / limiter
Certaines interruptions, appels, demandes des autres		Q4 – Éliminer
Distractions, perte de temps
Le secret : le quadrant 2

Les tâches du Q2 non faites à temps deviennent urgentes et passent en Q1 (crises, stress). Les personnes efficaces consacrent 60 à 80 % de leur temps aux tâches importantes, surtout en Q2, et prennent ce temps sur les Q3 et Q4.

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3. La loi de Pareto (20/80)

20 % des efforts (temps, ressources) produisent 80 % des résultats. Il faut repérer ces 20 % de tâches à forte valeur et s'y concentrer, et éviter les tâches qui prennent du temps sans apporter de résultat.

4. Les autres lois du temps

LoiCe qu'elle ditConseil
MurphyTout prend plus de temps que prévu.Garder du temps pour l'imprévu.
ParkinsonUn travail s'étale pour occuper tout le temps disponible.Se fixer des délais.
IllichAu-delà d'une certaine durée, on devient moins productif (concentration optimale ≈ 45 min).Faire des pauses.
LaboritOn fait d'abord ce qui nous plaît.Faire le plus difficile en premier.
CarlsonUn travail fait en continu prend moins de temps qu'en plusieurs fois.Regrouper les tâches similaires, éviter les interruptions.

5. Planifier ses activités

Planification

Processus qui consiste à fixer des objectifs, choisir une stratégie et prévoir les tâches et le calendrier pour les atteindre.

  1. Identifier ses rôles (stagiaire, fils/fille, membre d'un club…) et fixer 2 ou 3 objectifs par rôle pour la semaine.
  2. Routine hebdomadaire : préparer le planning de la semaine suivante (par exemple le vendredi).
  3. Routine quotidienne : 5 à 15 minutes le matin (ou la veille) pour décider quoi faire et quand ; vérifier le soir ce qui a été réalisé et reporter les tâches importantes non terminées.
Conseils pour utiliser un agenda
  • Tout noter pour ne rien oublier ; utiliser des couleurs par type d'activité.
  • Placer d'abord les besoins de base (environ 8 h de sommeil, les repas) et les routines fixes.
  • Estimer la durée de chaque tâche ; éviter les plannings trop chargés.
  • Prévoir des créneaux libres pour les imprévus et des moments de repos.

Chaque minute de planification fait gagner environ 10 minutes d'exécution.

À retenir
  • Le temps est rare, irréversible et non renouvelable.
  • Eisenhower : Q1 faire, Q2 planifier, Q3 déléguer, Q4 éliminer — privilégier le Q2.
  • Pareto : 20 % des efforts = 80 % des résultats.
  • Murphy (imprévu), Parkinson (délais), Illich (pauses), Laborit (le difficile d'abord), Carlson (regrouper).

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Exercices
Exercice 1 : Classez dans la matrice d'Eisenhower

Vous êtes stagiaire. Placez chaque activité dans un quadrant (Q1 à Q4) :

  1. Réviser pour l'EFM qui a lieu dans trois semaines.
  2. Rendre un devoir à minuit ce soir.
  3. Regarder des vidéos sur les réseaux sociaux pendant une heure.
  4. Répondre à un camarade qui vous demande un document qu'il peut trouver lui-même.
  5. Faire son CV avant la recherche de stage du mois prochain.
  6. Votre ordinateur tombe en panne la veille d'une présentation.
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  1. Q2 (important, pas urgent) : à planifier.
  2. Q1 (important et urgent).
  3. Q4 : à limiter ou éliminer.
  4. Q3 (urgent pour l'autre, pas important pour vous) : lui indiquer où trouver le document.
  5. Q2.
  6. Q1 (crise).
Exercice 2 : Quelle loi du temps ?
  1. Hamza avait une semaine pour un exposé de 10 minutes : il y a passé toute la semaine.
  2. Après 3 heures de révision sans arrêt, Imane ne retient plus rien.
  3. Kenza commence toujours par les tâches faciles et repousse la plus difficile au soir.
  4. Le déménagement prévu en 2 heures en a pris 4.
  5. Anas répond à ses e-mails toutes les 10 minutes et n'avance pas sur son rapport.
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  1. Parkinson → se fixer un délai plus court.
  2. Illich → faire des pauses.
  3. Laborit → faire le plus difficile en premier.
  4. Murphy → prévoir une marge pour l'imprévu.
  5. Carlson → regrouper la lecture des e-mails à des moments fixes.
Exercice 3 : Pareto

Un commerçant constate que 20 % de ses clients lui rapportent 80 % de son chiffre d'affaires. Quelle conclusion peut-il en tirer pour organiser son temps ?

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Il doit consacrer en priorité son temps et son attention à ces 20 % de clients (suivi, service, fidélisation), car ce sont eux qui produisent l'essentiel des résultats, sans pour autant négliger les autres.

Exercice 4 : Mon planning de la semaine

Établissez votre planning de la semaine prochaine : listez vos rôles, fixez 2 objectifs par rôle, placez d'abord les cours et le sommeil, puis vos tâches importantes (Q2), des pauses et un créneau libre par jour.

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Réponse personnelle. Un bon planning :

  • respecte les besoins de base (sommeil, repas) ;
  • contient des tâches Q2 datées (révisions, projet, CV…) ;
  • prévoit des pauses et une marge pour l'imprévu ;
  • n'est pas surchargé ; il est vérifié et ajusté chaque soir.
Vidéos

Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.

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