M109 : Écrits professionnels
Chapitre 1

Les écrits professionnels : types, enjeux et objectifs

Cours

Toute entreprise, publique ou privée, communique par écrit avec son personnel et avec l'extérieur (clients, banques, administrations…). Les écrits professionnels gardent une trace de ce qui a été fait ou doit être fait.

Situation de départ

Quelle différence entre une demande de stage et une lettre personnelle ? La demande de stage suit des règles précises (destinataire, objet, style formel, formule de politesse) car elle sera jugée par un professionnel ; la lettre personnelle est libre et familière.

1. Les familles d'écrits professionnels

Courriers administratifse-mail, lettre, note, CV
Communicationcommuniqué, journal d'entreprise
Contenus webblog, réseaux sociaux, newsletter
Commerciauxbrochure, flyer, dépliant
Techniquesfiche technique, mode d'emploi
  • Courriers administratifs : e-mail, lettre, note de service, CV, lettre de motivation ;
  • Documents de communication : communiqué et dossier de presse, journal d'entreprise ;
  • Contenus web : article de blog, page de site, publication sur les réseaux sociaux, newsletter ;
  • Documents commerciaux : brochure, flyer, plaquette, dépliant ;
  • Écrits techniques : fiche technique, règlement, mode d'emploi, manuel.

2. Le sens de circulation des écrits internes

Direction
⬇ Descendant : note de service, note d'information
⬆ Ascendant : rapport, compte rendu, note de synthèse, PV
Personnel
Sens descendant (de la direction vers le personnel)Sens ascendant (du personnel vers la direction)
Note de service, note d'information, note d'instructionRapport, compte rendu, note de synthèse, procès-verbal

3. Les enjeux

  • Enjeu contractuel : l'écrit sert de preuve en cas de litige.
  • Enjeu d'image : quel que soit le destinataire (chef, collègue, client), l'écrit reflète la qualité du travail et l'image de l'entreprise.

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4. Les objectifs

Un écrit professionnel est un écrit utile, destiné à un lecteur précis, et qui appelle souvent une action en retour. Il sert à : informer, expliquer, convaincre, vendre, fidéliser, conserver une trace.

5. Les spécificités

  • Court, clair et précis : le lecteur comprend vite, retient et peut agir.
  • Respecter la charte graphique (logo, couleurs, typographie) et la charte éditoriale (ton, vocabulaire) de l'entreprise.
  • Lisible : paragraphes aérés, informations clés en gras, listes à puces.

Règles générales : un seul objet par écrit, faire un plan, tenir compte du destinataire, hiérarchiser les informations, choisir ses arguments, respecter l'orthographe et le ton juste — avec courtoisie, simplicité et efficacité.

6. Les principaux documents

DocumentRôle
Message / e-mailÉcrit bref, transmission rapide
LettreCommuniquer avec l'extérieur (vente, réclamation, motivation…)
Lettre d'envoi / bordereau d'envoiAccompagner l'envoi d'autres documents
Note de serviceDonner des consignes ou des informations en interne
Compte renduRelater un événement de façon neutre
Procès-verbalAttester que des faits se sont déroulés tels qu'ils sont consignés
RapportExposer et analyser des faits, puis proposer des solutions
Note de synthèsePrésenter l'essentiel d'un ou plusieurs documents
CirculaireLettre envoyée en plusieurs exemplaires à plusieurs personnes
À retenir
  • Chaque écrit a une fonction précise : on le choisit selon le sujet et le destinataire.
  • Enjeux : preuve et image.
  • Qualités : court, clair, précis, lisible, courtois.

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Exercices
Exercice 1 : Quel document choisir ?
  1. Informer tout le personnel du nouvel horaire d'été.
  2. Raconter objectivement ce qui s'est dit lors de la réunion d'équipe.
  3. Analyser les causes des retards et proposer des solutions à la direction.
  4. Se plaindre auprès d'un fournisseur d'une livraison incomplète.
  5. Demander rapidement à un collègue le fichier des ventes.
  6. Résumer trois articles sur le e-commerce pour le directeur.
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  1. Note de service (ou note d'information).
  2. Compte rendu de réunion.
  3. Rapport.
  4. Lettre de réclamation.
  5. E-mail.
  6. Note de synthèse.
Exercice 2 : Ascendant ou descendant ?

(a) Un rapport d'activité remis au directeur ; (b) une note d'instruction sur l'usage des machines ; (c) un compte rendu d'accident envoyé au chef de service ; (d) une note de service sur la visite médicale.

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Ascendant : (a), (c). Descendant : (b), (d).

Exercice 3 : Compte rendu, rapport ou procès-verbal ?

Expliquez la différence entre ces trois documents en une phrase chacun.

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  • Compte rendu : il relate fidèlement et objectivement un événement, sans donner d'avis ni proposer de solution.
  • Rapport : il expose et analyse des faits, puis propose des solutions pour aider à décider.
  • Procès-verbal : il atteste officiellement que des faits ou des décisions ont eu lieu tels qu'ils sont écrits (valeur de preuve).
Exercice 4 : Les objectifs

Pour chaque écrit, donnez l'objectif principal (informer, expliquer, convaincre, vendre, fidéliser, conserver une trace) : (a) un flyer de promotion ; (b) une lettre de motivation ; (c) une newsletter aux clients ; (d) un procès-verbal d'assemblée générale ; (e) un mode d'emploi.

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(a) Vendre ; (b) convaincre ; (c) fidéliser (et informer) ; (d) conserver une trace ; (e) expliquer.

Vidéos

Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.

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