M203 · Chapitre 1 : Se connaître : les qualités personnelles et les messages contraignants

Cours

Le temps ne se gère pas : il passe. Ce que l'on gère, ce sont nos activités et nos choix. Pour un Office Manager, qui jongle entre le courrier, les rendez-vous, les dossiers et les urgences de la direction, bien gérer son temps est une compétence clé. La première étape consiste à se connaître : notre personnalité influence fortement notre façon d'utiliser le temps.

I. Pourquoi gérer son temps ?

Atteindre ses objectifsfaire ce qui est important, pas seulement ce qui est urgent

Tenir ses engagementsrespecter les délais et garder la confiance des autres

Réduire les coûtsle temps de travail est une ressource payée par l'entreprise

Moins de stresséviter l'empilement des tâches non réalisées

Souvent, sans y penser, nous faisons :

ce qui nous plaît avant ce qui nous déplaît ;
ce qui va vite avant ce qui prend du temps ;
ce qui est facile avant ce qui est difficile ;
ce que nous savons faire avant ce qui est nouveau ;
ce qui est urgent avant ce qui est important ;
ce que les autres nous imposent avant ce que nous avons choisi.

II. Les « guides intérieurs » (messages contraignants)

Messages contraignants (ou « drivers »)

Des messages intérieurs, appris souvent dans l'enfance, qui guident notre comportement de manière automatique. Ils ont des qualités, mais poussés trop loin, ils deviennent des voleurs de temps. On en distingue cinq.

Message	Ce que la personne pense	Qualité	Risque pour le temps	Antidote
« Fais plaisir »	Il faut être gentil, dire oui à tout le monde	Sociable, conciliante, serviable	Accepte toutes les demandes, ne tient plus ses propres délais, stress à long terme	On peut dire non à une demande sans rejeter la personne ; penser à soi, s'affirmer
« Fais effort »	L'essentiel, c'est de se donner du mal	Impliquée, persévérante, énergique	Complique les choses, dépense beaucoup d'énergie sur des tâches mal ciblées	On est payé pour un résultat, pas pour l'effort : « Réussis à ta mesure » ; choisir, simplifier
« Fais vite »	Il faut se dépêcher	Réactive, rapide quand il le faut	Stress pour soi et les autres, erreurs d'inattention, « drogue de l'urgence »	Chaque chose en son temps : fixer des priorités, planifier, s'accorder des pauses
« Sois fort »	Il faut tout régler seul, ne pas montrer ses faiblesses	Solide dans les moments difficiles	S'isole, surcharge son agenda, risque de rupture (épuisement)	S'appuyer sur les autres, demander de l'aide, déléguer, fixer des objectifs réalistes
« Sois parfait »	Il faut tout faire très bien, dans les moindres détails	Travail de grande qualité	Refait plusieurs fois, perd du temps sur les détails, oublie les priorités et les délais	Un budget de temps par action ; fixer des critères de réussite ; garder la perfection pour l'essentiel

Une assistante « Fais plaisir »

Nadia accepte toujours de rendre service : photocopies pour un collègue, réservation pour un autre, appel pour un troisième. À 17 h, le rapport demandé par son directeur pour 18 h n'est pas commencé. Elle a été agréable avec tout le monde… sauf avec ses propres priorités. Elle aurait pu répondre : « Je ne peux pas maintenant, je termine un rapport urgent ; je peux vous aider demain matin. »

III. Faire le point sur son rapport au temps

Chacun a sa propre perception du temps. Pour progresser, listez vos points forts (bonnes pratiques à garder) et vos points faibles (sources d'inefficacité), puis fixez pour chaque point faible une solution et une date limite.

Point faible	Raison	Solution	Délai
Je consulte mes e-mails toutes les 10 minutes	Peur de rater un message urgent	Consulter les e-mails à 9 h, 12 h et 16 h ; désactiver les notifications	Dès lundi
Je n'arrive pas à dire non	Envie d'être apprécié	Proposer un autre moment : « je peux le faire demain à 10 h »	Dans 2 semaines
Je recommence plusieurs fois mes courriers	Perfectionnisme	Fixer 20 minutes par courrier et un seul relecture	Dès demain

À retenir

On ne gère pas le temps, on gère ses activités et ses choix.
Cinq messages contraignants : Fais plaisir, Fais effort, Fais vite, Sois fort, Sois parfait.
Chacun a une qualité, mais devient un voleur de temps s'il est excessif : il faut connaître son antidote.

Se connaître : les qualités personnelles et les messages contraignants

Cours

I. Pourquoi gérer son temps ?

II. Les « guides intérieurs » (messages contraignants)

III. Faire le point sur son rapport au temps

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