M204 · Chapitre 1 : Les principes de base de l'administration du personnel

Cours

Recruter, établir les contrats, tenir les dossiers, déclarer les salariés à la CNSS, suivre les absences, appliquer la discipline, organiser les élections des délégués… : toutes ces tâches forment l'administration du personnel. Ce premier chapitre en présente les origines, la définition et les missions, et la distingue de la gestion des ressources humaines.

I. L'évolution historique de la fonction personnel

Période	Caractéristiques
XIX^e siècle (révolution industrielle)	Passage d'une société agricole et artisanale à une société industrielle ; division du travail, hiérarchie, autorité ; l'homme est un simple facteur de production, géré par le contremaître
Début du XX^e siècle	Organisation scientifique du travail (Taylor) ; apparition des premières activités du service du personnel : recrutement, paie, règlement des conflits ; salaires plus élevés pour réduire le turnover
Années 1950	École des relations humaines (Elton Mayo, Maslow) : l'ambiance et les relations sociales influencent la productivité ; la fonction personnel s'élargit (recrutement de candidats compétents, relations sociales)
Depuis les années 1990	Gestion stratégique des ressources humaines : les RH sont liées aux objectifs et à la performance de l'organisation ; on passe de l'administration au management des RH

Les fondateurs de l'administration

Auteur	Apport
F. W. Taylor (1856-1915)	Organisation scientifique du travail : division verticale (ceux qui conçoivent / ceux qui exécutent) et horizontale (tâches simples et répétitives), salaire au rendement, contrôle strict
H. Fayol (1841-1925)	6 fonctions de l'entreprise : technique, commerciale, financière, de sécurité, comptable, administrative ; administrer = prévoir, organiser, commander, coordonner, contrôler ; 14 principes d'administration
M. Weber (1864-1920)	Modèle bureaucratique : autorité fondée sur des règles impersonnelles, hiérarchie des emplois clairement définie, compétences de chaque poste, recrutement par contrat, rémunération fixe, carrière

Principaux principes de Fayol : division du travail ; autorité et responsabilité ; discipline ; unité de commandement (un seul chef) ; unité de direction ; subordination de l'intérêt particulier à l'intérêt général ; rémunération équitable ; centralisation ; hiérarchie ; ordre ; équité ; stabilité du personnel ; initiative ; union du personnel.

II. Le concept d'administration du personnel

Administration du personnel

L'administration du personnel est l'ensemble des activités qu'impose à l'entreprise l'emploi de salariés : c'est l'application des textes (Code du travail, convention collective, règlement intérieur, lois sociales et fiscales) à la vie professionnelle des salariés, de leur recrutement jusqu'à leur départ.

Elle couvre notamment : le respect et le suivi de la législation ; la gestion des contrats de travail ; le calcul des salaires et des cotisations ; la gestion des absences et des congés ; la tenue des dossiers ; les déclarations aux organismes sociaux ; les études sur le coût du travail ou de l'absentéisme ; les relations avec l'inspection du travail.

Elle repose sur une vision juridique du salarié (sujet de droits et d'obligations) et sur un modèle d'organisation formalisé, hiérarchisé, centralisé et impersonnel, dont la fonction publique est l'exemple type.

III. Administration du personnel et gestion des ressources humaines

Critère	Administration du personnel	Gestion des ressources humaines
Vision du salarié	Personnel substituable, coût à maîtriser	Ressource spécifique, capital humain à développer
Démarche	Réaction : appliquer les règles	Anticipation : prévoir les besoins (GPEC)
Place dans l'entreprise	Variable d'ajustement	Variable stratégique
Responsable	Chef du personnel	DRH, membre du comité de direction
Rôle	Un moyen : gestion quotidienne, administrative et légale	Une finalité : mobiliser et développer les compétences

Les deux fonctions sont complémentaires : une administration du personnel fiable est la base indispensable d'une bonne GRH.

IV. Les missions du chargé d'administration du personnel

contrats : choisir le contrat adapté, rédiger les contrats et avenants, gérer la suspension, la modification et la rupture ;
dossiers individuels : CV, diplômes, pièces d'identité, RIB, contrat, affectation, avantages ; tenue à jour ; documents (attestations de travail, certificats) ;
organismes sociaux : affiliation et immatriculation à la CNSS, déclarations des salaires, AMO, retraite complémentaire (CIMR), assurance maladie complémentaire, déclarations d'accidents du travail ;
temps de travail : horaires, heures supplémentaires, congés payés, absences, maladies ;
paie : transmission des éléments variables au service paie ;
études : coût du travail, coût de l'absentéisme, effet d'une nouvelle loi ; veille juridique et sociale ;
relations avec l'inspection du travail et les représentants du personnel.

À retenir

Évolution : facteur de production (XIX^e) → OST (Taylor) → relations humaines (1950) → GRH stratégique (1990).
Fayol : administrer = prévoir, organiser, commander, coordonner, contrôler ; Weber : bureaucratie.
Administration du personnel = application des textes à la vie professionnelle (moyen) ; GRH = développement des ressources humaines (finalité).
Missions : contrats, dossiers, organismes sociaux, temps de travail, paie, études et veille.