M206 · Chapitre 1 : Word avancé : personnalisation, styles et documents longs

Cours

Ce module approfondit les quatre logiciels de bureau les plus utilisés en entreprise : le traitement de texte (Word), le tableur (Excel), la présentation (PowerPoint) et la messagerie (Outlook). Les chemins indiqués correspondent à Microsoft 365 / Office 2016 et versions suivantes en français (onglet › groupe › commande).

Bureautique

Ensemble des moyens et méthodes appliqués aux activités de bureau pour traiter informatiquement des informations écrites, visuelles ou sonores. Le terme apparaît en 1976 (traduction de office automation). Elle sert à simplifier, améliorer et automatiser l'organisation : échange d'informations, gestion des documents administratifs, manipulation de données, planification des rendez-vous.

I. Personnaliser Word

Action	Méthode
Ajouter un bouton à la barre d'outils Accès rapide	Clic droit sur la commande (ex. Insertion › En-tête › Modifier l'en-tête) › Ajouter à la barre d'outils Accès rapide ; ou Fichier › Options › Barre d'outils Accès rapide
Créer un onglet personnalisé	Fichier › Options › Personnaliser le ruban › Nouvel onglet › Renommer ; Nouveau groupe › Renommer ; choisir les commandes à gauche › Ajouter ; déplacer l'onglet avec les flèches
Réinitialiser	Même fenêtre › Réinitialisations

II. Les colonnes

Sélectionner le texte › Mise en page › Colonnes › Deux, Trois… ou Autres colonnes (nombre, largeur, espacement, ligne séparatrice). Pour forcer le passage à la colonne suivante : Mise en page › Sauts › Colonne. Word insère automatiquement des sauts de section continus autour du texte en colonnes.

III. Les styles

Style

Ensemble de mises en forme (police, taille, couleur, espacements, retraits, alignement) enregistré sous un nom et appliqué en un clic. Modifier un style met à jour tout le texte qui l'utilise ; les styles de titre servent aussi au mode Plan et à la table des matières.

Action	Méthode
Appliquer	Accueil › Styles › cliquer sur le style
Modifier	Clic droit sur le style › Modifier › police, taille, gras ; bouton Format › Paragraphe pour espacement avant/après, retrait, alignement
Créer un style basé sur un autre	Volet Styles (flèche du groupe Styles) › Nouveau style › Nom ; Style basé sur : Titre 1 ; régler la mise en forme

IV. Thèmes, jeux de styles et modèles

Thème (Création › Thèmes) : ensemble cohérent de couleurs, polices et effets pour tout le document.
Jeu de styles (Création › Mise en forme du document) : change l'apparence de tous les titres et paragraphes (ex. « Lignes (élégant) », « Ombré »).
Modèle (.dotx) : document de départ réutilisable (en-tête, styles, logo). Fichier › Enregistrer sous › type Modèle Word ; Fichier › Nouveau › Personnel pour l'utiliser.

V. Le mode Plan

Affichage › Plan : affiche la structure du document par niveaux (Niveau 1 = Titre 1, Niveau 2 = Titre 2…). On peut monter ou descendre un titre de niveau, déplacer une partie entière avec son contenu, réduire ou développer les sections. Fermer avec Fermer le mode Plan.

VI. Tables automatiques

Table	Préparation	Insertion
Table des matières	Appliquer les styles Titre 1, Titre 2… aux titres	Références › Table des matières › table automatique ; mise à jour : clic droit › Mettre à jour les champs
Index	Sélectionner chaque mot › Références › Entrée › Marquer tout	Références › Insérer l'index › type « Une par ligne », colonnes, format, caractères de suite
Table des illustrations	Sélectionner chaque figure ou tableau › Références › Insérer une légende	Références › Insérer une table des illustrations

À retenir

Personnaliser : barre d'accès rapide, onglets et groupes (Fichier › Options).
Colonnes : Mise en page › Colonnes ; saut de colonne.
Styles : appliquer, modifier, créer « basé sur » ; thèmes, jeux de styles, modèles .dotx.
Plan, table des matières (styles de titre), index (marquer les entrées), table des illustrations (légendes).

Word avancé : personnalisation, styles et documents longs