Ce module approfondit les quatre logiciels de bureau les plus utilisés en entreprise : le traitement de texte (Word), le tableur (Excel), la présentation (PowerPoint) et la messagerie (Outlook). Les chemins indiqués correspondent à Microsoft 365 / Office 2016 et versions suivantes en français (onglet › groupe › commande).
Ensemble des moyens et méthodes appliqués aux activités de bureau pour traiter informatiquement des informations écrites, visuelles ou sonores. Le terme apparaît en 1976 (traduction de office automation). Elle sert à simplifier, améliorer et automatiser l'organisation : échange d'informations, gestion des documents administratifs, manipulation de données, planification des rendez-vous.
| Action | Méthode |
|---|---|
| Ajouter un bouton à la barre d'outils Accès rapide | Clic droit sur la commande (ex. Insertion › En-tête › Modifier l'en-tête) › Ajouter à la barre d'outils Accès rapide ; ou Fichier › Options › Barre d'outils Accès rapide |
| Créer un onglet personnalisé | Fichier › Options › Personnaliser le ruban › Nouvel onglet › Renommer ; Nouveau groupe › Renommer ; choisir les commandes à gauche › Ajouter ; déplacer l'onglet avec les flèches |
| Réinitialiser | Même fenêtre › Réinitialisations |
Sélectionner le texte › Mise en page › Colonnes › Deux, Trois… ou Autres colonnes (nombre, largeur, espacement, ligne séparatrice). Pour forcer le passage à la colonne suivante : Mise en page › Sauts › Colonne. Word insère automatiquement des sauts de section continus autour du texte en colonnes.
Ensemble de mises en forme (police, taille, couleur, espacements, retraits, alignement) enregistré sous un nom et appliqué en un clic. Modifier un style met à jour tout le texte qui l'utilise ; les styles de titre servent aussi au mode Plan et à la table des matières.
| Action | Méthode |
|---|---|
| Appliquer | Accueil › Styles › cliquer sur le style |
| Modifier | Clic droit sur le style › Modifier › police, taille, gras ; bouton Format › Paragraphe pour espacement avant/après, retrait, alignement |
| Créer un style basé sur un autre | Volet Styles (flèche du groupe Styles) › Nouveau style › Nom ; Style basé sur : Titre 1 ; régler la mise en forme |
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Affichage › Plan : affiche la structure du document par niveaux (Niveau 1 = Titre 1, Niveau 2 = Titre 2…). On peut monter ou descendre un titre de niveau, déplacer une partie entière avec son contenu, réduire ou développer les sections. Fermer avec Fermer le mode Plan.
| Table | Préparation | Insertion |
|---|---|---|
| Table des matières | Appliquer les styles Titre 1, Titre 2… aux titres | Références › Table des matières › table automatique ; mise à jour : clic droit › Mettre à jour les champs |
| Index | Sélectionner chaque mot › Références › Entrée › Marquer tout | Références › Insérer l'index › type « Une par ligne », colonnes, format, caractères de suite |
| Table des illustrations | Sélectionner chaque figure ou tableau › Références › Insérer une légende | Références › Insérer une table des illustrations |
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1) Ajoutez à la barre d'outils Accès rapide les boutons « Modifier l'en-tête » et « Modifier le pied de page » (onglet Insertion). 2) Créez un onglet « Utiles » placé après l'onglet Accueil, avec un groupe « Pages » contenant les commandes « Saut » et « Orientation ».
1) Mettez un texte de trois paragraphes sur deux colonnes avec une ligne séparatrice. 2) Modifiez les styles : Titre 1 (Calibri 14, gras, espacement avant 12 pt, après 6 pt) ; Sous-titre (Calibri 12, gras, après 6 pt, retrait gauche 0,5 cm) ; paragraphe (Calibri 11, avant et après 6 pt, justifié). 3) Créez TitreNiv1 basé sur Titre 1, TitreNiv2 basé sur le sous-titre, TxtCorps basé sur Normal. 4) Appliquez le jeu de styles « Ombré » et le thème « Ardoise ».
Un document comporte deux parties (Titre 1, Titre 2), chacune avec deux sous-titres et du texte. 1) Créez la table des matières. 2) Indexez les mots « consectetur » et « sem » (une par ligne, 2 colonnes, format classique, points de suite). 3) Dans un document de 4 pages, insérez en page 2 un SmartArt « Liste de blocs simple », en page 3 un SmartArt « Hexagones alternés », en page 4 un tableau, et en page 1 la table des illustrations.
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.