Gestion du temps : l'essentiel

1 Se connaître : qualités et messages contraignants

• On ne gère pas le temps (il passe) : on gère ses activités et ses choix. But : atteindre ses objectifs, tenir ses engagements, réduire les coûts, moins de stress.
• Spontanément on fait ce qui plaît, va vite, est facile, connu, urgent ou imposé avant le reste.

Messages contraignants (drivers) : messages intérieurs appris dans l'enfance ; qualités, mais voleurs de temps s'ils sont excessifs.

• Faire le point : points forts, points faibles → pour chacun une solution et un délai.

2 Analyser le travail à effectuer

• Étapes : lister → décomposer → classer (urgence, importance) → estimer la durée → planifier dans l'agenda.
• Lettres de hiérarchie : A priorité, B besoin à satisfaire, C confortable, D délégable, E évitable.
• Objectif SMART de la tâche (pour qui, pour quand, pour quoi) : évite la dérive perfectionniste.

• Tâche principale (cœur du poste) / secondaire ; idéal : 80 % principales, 20 % secondaires.
• Niveaux de complexité : 1 exécution simple ; 2 exécution avec concentration (≈ 30 %) ; 3 réflexion, décision, contrôle (≈ 60 %) ; 4 forts enjeux, « première fois » (limité).

3 Les lois du temps et les rythmes biologiques

• Murphy : tout prend plus de temps que prévu (prévoir une marge).
• Parkinson : le travail se dilate jusqu'à occuper tout le temps disponible (fixer des échéances).
• Carlson : un travail fait en plusieurs fois prend plus de temps (plages sans interruption).
• Eisenhower : on confond urgent et important. Taylor : l'ordre des tâches influence leur durée (commencer par l'important).
• Illich : l'efficacité baisse au-delà d'un certain temps ; Douglas : les papiers remplissent l'espace ; Laborit : on commence par l'agréable ; Fraisse : temps subjectif ; alternance : une chose à la fois.
• Rythme biologique : meilleure efficacité vers 10 h-11 h et 15 h 30-16 h 30 ; tâches difficiles aux heures de pleine forme.
• Cycle d'attention : chauffe (0-5 min) → maximum (5-20 min) → baisse (20-30 min) ; relancer par une petite tâche de niveau 1 vers la 20e minute.
• Niveaux 3-4 quand le potentiel est le plus haut ; niveau 1 dans les creux. Gain : 10 à 20 % de temps.

4 Hiérarchiser les tâches et établir les priorités

Priorité : ordre d'importance entre plusieurs buts ; seulement 1 à 3 priorités (« si vous en avez quinze, vous n'en avez aucune »).

• Cycle : identifier → planifier → faire → se régénérer.
• Pareto (20/80) : 20 % des activités produisent 80 % des résultats.

• Niveaux de planification : annuel, mensuel, hebdomadaire, quotidien. Ne planifier qu'environ 60 % du temps ; poser des jalons ; rester souple.

Rétroplanning : planifier à l'envers, de la date finale vers aujourd'hui, avec les étapes et leurs dates limites.

5 Les agendas et les outils de planification

• Agenda : ce qui a une date et une heure ; tenu au crayon ; précis (adresse, téléphone, objet) ; prévoir les déplacements, préserver des plages, faire le point chaque jour ; un seul agenda.
• Agenda électronique : rappels, partage, recherche de plage commune, réservation de salle, synchronisation ; dépend de la technologie.
• Échéancier (documents à traiter à une date), planning / planigramme (occupation des personnes et des moyens), check-list (activité répétitive), Gantt et PERT (projet).

6 Planifier un projet : PERT et Gantt

• Vocabulaire : tâche, antériorité, successeur, dates au plus tôt et au plus tard, marge, chemin critique, jalon (durée nulle).

PERT : réseau des tâches et de leurs antériorités pour calculer la durée du projet, les dates, les marges et le chemin critique ; tâche fictive (pointillés, durée 0).

Diagramme de Gantt (Henry Gantt, début du XXe siècle) : tâches en lignes, temps en colonnes, une barre par tâche (début, durée, fin).

• Gantt : lecture simple, suivi prévu / réel, plan de charge ; mais antériorités peu visibles. On calcule avec le PERT et on présente avec le Gantt.

7 Déléguer les activités

Déléguer : confier une mission avec le résultat attendu, un délai, les moyens et l'autorité, en gardant la responsabilité finale et en assurant le suivi (ce n'est ni un ordre ni se débarrasser d'une corvée).

• Intérêts : répartir le travail, développer les compétences, motiver, gagner du temps.
• Freins : inquiétude, perfectionnisme, toute-puissance, méfiance.
• On délègue : tâches répétitives ou lourdes, tâches formatrices, ce qu'un autre fera aussi bien. On ne délègue pas : décisions stratégiques, confidentiel, évaluation et sanction de ses collaborateurs, missions confiées personnellement.
• Étapes : préparer → confier (vérifier la compréhension) → communiquer (reporting, débriefing, bilan) → suivre (points d'étape) → évaluer et reconnaître.

8 Le suivi des activités

GTA (gestion des temps et des activités) : suivi du temps de travail, des présences, des absences et des activités ; module du SIRH.

• Domaines : activités, présences et temps de travail, absences, plannings ; suivi budgétaire prévu / réalisé ; données pour la paie.
• Outils : feuille de temps, tableau de suivi des tâches, Gantt de suivi, tableau de bord, logiciels (gain de temps, fiabilité, pilotage, paie juste).

9 Les causes de la perte de temps

Procrastination : remettre au lendemain ce qui devrait être fait aujourd'hui → urgence, stress, erreurs.

• Lutter : mesurer les conséquences du report, découper et commencer petit, fixer et annoncer une échéance, faire la tâche désagréable en premier.
• Voleurs de temps : e-mails (n° 1 : consulter à heures fixes), réunions (ordre du jour, horaire), matériel défaillant, bureau désorganisé, notifications, manque de communication, dérangements (plages « ne pas déranger »), bavardages, fatigue et stress.
• Règle des 2 minutes : ce qui prend moins de 2 minutes se fait tout de suite ; sinon, on le note avec une date.