Organisation et planification des activités : l'essentiel

1 Organiser et planifier

• Organiser (quoi, pourquoi) précède planifier (où, quand, comment, avec quelles ressources).
• Recevoir une directive : écouter, observer, questionner, noter, pratiquer, rendre compte ; avant d'agir : quoi, qui, quand, où, pourquoi, budget.
• Office manager : bras droit du dirigeant ; processus, réunions, séminaires, services généraux, budgets.
• McGregor X / Y ; Blake et Mouton : 1.1 anémique, 1.9 club social, 9.1 autocratique, 5.5 intermédiaire, 9.9 démocratique (le plus efficace).

2 La terminologie et l'examen de l'organisation

• Processus ⊃ activités ⊃ tâches ⊃ opérations ; activité critique : marge nulle.
• Examen : équipe d'étude → recueil → organigramme, fiches de poste, flux, QQOQCCP → diagnostic → propositions et suivi.

3 Les outils d'organisation et de planification

• Quatre outils : agenda (heure fixe), gestionnaire de tâches, messagerie organisée, outil de notes.
• Découper : carte mentale, WBS ; prioriser : Eisenhower, MoSCoW, scoring (importance × urgence) ; placer : Gantt + tableau qui fait quoi.

4 Le travail en équipe

• Préparer : but, constituer (5 à 12) et motiver, conditions matérielles et temps, organiser l'action (division des tâches).
• Étapes du groupe : informel, fusionnel, conflictuel, groupe-équipe ; team building.
• Organiser une activité : tâches → planning → répartition → moyens → suivi prévision / réalisation.

5 Les réunions

• Types : information descendante / ascendante, discussion, résolution de problème, négociation, concertation, projet, brainstorming, formation, one-to-one, stand-up, à distance.
• Préparer : objectif, ordre du jour, participants et rôles, date, outils, salle ; convocation au moins une semaine avant.
• Quorum : nombre minimum de présents pour délibérer.

6 Animer et rédiger

• Animateur : fonctions de production, d'organisation, de régulation ; tour de table, débat, sous-groupes, travail individuel.
• Après : compte rendu, relevé de décisions (action, responsable, échéance), procès-verbal pour les assemblées.

7 Les événements externes

• Salon : avant, pendant (veille, fiches visiteurs), après (rapport, relances).

• Conférence : invitations 3 semaines avant, rappels ; 30 à 50 % d'inscrits absents.

8 Le déplacement professionnel

• QQOQCCP → feuille de route → transport → hébergement → documents → assurance → absence au bureau.