Gestion des approvisionnements : l'essentiel

1 Généralités sur l'approvisionnement

Approvisionnement : acheter, au bon moment et au meilleur prix, les quantités nécessaires de produits de qualité, auprès de fournisseurs qui respectent les délais. Approvisionnement = achat + gestion des stocks.

• Achat : quoi acheter et à qui. Approvisionnement : combien et quand commander, transport et gestion des stocks.
• 4 questions : quels produits ? quel fournisseur ? quel prix ? quelles conditions ?
• 2 missions : gestion des achats + gestion des stocks.
• Objectifs : minimiser les coûts, qualité, délais, sécurité, flexibilité.
• Équilibre : trop → surstockage (coûts, capitaux immobilisés, obsolescence) ; pas assez → rupture (ventes perdues, clients mécontents, arrêt de production).
• 3 services : Études (définit les besoins), Achats (fournisseurs, négociation, commandes), Magasins et stocks (réception, rangement, distribution).
• 3 formes : par transfert entre magasins (interne), par fournisseur extérieur, par entrepôt.
• Politiques : approvisionnement unique, par période régulière, quantités constantes à intervalles irréguliers, juste-à-temps (flux tendus, « zéro stock »).

2 Le processus d'achat et les documents commerciaux

Étapes : besoin (demande d'achat) → recherche des fournisseurs (appel d'offres, demande de prix, devis, pro forma) → commande → suivi (relance) → réception et contrôle (bon de livraison, bon de réception) → vérification de la facture et règlement → archivage.

• Cahier des charges : décrit précisément le besoin (caractéristiques, quantités, délais, normes).
• Appel d'offres : plusieurs fournisseurs font une proposition chiffrée à partir du cahier des charges (obligatoire pour les marchés publics).
• Devis : détaille le prix et les conditions. Facture pro forma : pour information, sans demande de paiement.
• Bon de commande : établi par l'acheteur. Bulletin de commande : établi par le vendeur, signé par l'acheteur. Même valeur juridique.
• Franco de port : transport payé par le vendeur. Port dû : payé par l'acheteur.
• Réductions : remise (quantité, fidélité), rabais (défaut de qualité), ristourne (sur le CA de la période), escompte (paiement anticipé).
• Crédit commercial : délai de paiement accordé par le fournisseur.
• Réception : contrôle quantitatif (commandé = livré = facturé) + contrôle qualitatif (état, conformité).
• Livraison non conforme : refuser, retourner aux frais du fournisseur, garder avec rabais, émettre des réserves écrites.
• Centrale d'achat : regroupe les commandes de plusieurs acheteurs pour obtenir de meilleurs prix et conditions.

3 Le choix du fournisseur

• Bon fournisseur : qualité demandée, respect des délais, prix acceptables, souplesse, initiatives.
• Sourcing : rechercher et sélectionner les fournisseurs en comparant leurs offres. Sources : Internet, annuaires, revues, salons, places de marché B to B, réseau, représentants.
• Éviter un fournisseur unique : risque de rupture, de hausse des prix, de baisse de qualité.
• Modes de sélection : appel d'offres, négociation directe, centrale d'achat.
• Moins disant : prix le plus bas. Mieux disant : offre globalement la plus avantageuse.
• Critères : prix, qualité, délais de livraison, conditions de paiement, autres (SAV, localisation, solidité financière, RSE).

4 Les stocks et la gestion des stocks

Stock : quantité de produits conservés en attente d'être vendus, transformés ou consommés. Il régule l'écart entre les entrées et les sorties.

• Types : marchandises, matières premières, matières et fournitures consommables, en-cours et semi-finis, produits finis, emballages, pièces de rechange.
• Demande indépendante (vient des clients) / dépendante (calculée à partir de la nomenclature d'un autre produit).
• Fonctions : régulation, sécurité, anticipation (+ transit, lotissement, découplage, technologique).
• Raisons de stocker : économiques, financières, techniques, de sécurité.
• Gérer les stocks = décider quand et combien commander, au coût le plus faible.
• Objectifs : éviter la rupture et le surstockage, acheter au meilleur coût, minimiser le coût de stockage.
• Tenue des stocks (enregistrer et valoriser) ≠ gestion des stocks (décider quand et combien).

5 Les niveaux de stock et les indicateurs de gestion

• Stock minimum : couvre la consommation pendant le délai normal de livraison.
• Stock de sécurité (tampon) : en cas de retard ou de hausse de la demande.
• Stock d'alerte (point de commande) : niveau qui déclenche la commande.
• Stock maximum : limite à ne pas dépasser (place, coût, obsolescence).
• Coefficient de rotation élevé = le produit tourne vite (peu de capitaux immobilisés) ; faible = produit qui dort en stock.

6 Le cadencier

Cadencier : document de suivi des stocks en point de vente : pour chaque référence et chaque période, le stock (S), la commande (C), la livraison (L) et les ventes (V). Il sert à connaître le rythme des ventes et à calculer les quantités à commander.

• Cadencier : ventes et commandes en point de vente. Fiche de stock : entrées et sorties en quantité et en valeur.
• Le stock final d'une période = le stock initial de la période suivante. Si tout ce qui est commandé est livré : L = C.

7 La valorisation des stocks : FIFO, LIFO et CMUP

Fiche de stock : suit les entrées, les sorties et le stock d'un article en quantité (Q), prix unitaire (PU) et montant (Mt = Q × PU).

• Entrées : au coût d'achat (marchandises, matières) ou au coût de production (produits finis).
• FIFO (PEPS) : le lot le plus ancien sort en premier → stock final aux prix récents. Convient aux produits périssables.
• LIFO (DEPS) : le lot le plus récent sort en premier → stock final aux prix anciens.
• CMUP : lisse les variations de prix (après chaque entrée ou en fin de période).
• La méthode change la valeur du stock final, donc le résultat ; elle doit rester la même d'une année à l'autre (permanence des méthodes).

8 Les coûts de gestion des stocks

• Coût de possession : coût de garder le stock (capitaux immobilisés, loyer, assurance, magasiniers, casse, vol…). Il augmente avec la quantité stockée.
• Coût de passation (de lancement) : coût de chaque commande (service achats, téléphone, transport, réception, factures). Il dépend du nombre de commandes.
• Coût d'acquisition : achats + frais accessoires. Coût de rupture : ventes et clients perdus, achats d'urgence, arrêt de production.
• Taux de possession (t) : % annuel de la valeur du stock moyen.
• Les deux coûts varient en sens contraire : petites commandes fréquentes → passation élevée ; grosses commandes rares → possession élevée.

9 Le modèle de Wilson

Il donne la quantité économique (lot optimal) qui minimise le coût de gestion. À l'optimum : coût de passation = coût de possession. Graphique : passation qui descend, possession qui monte, coût total en « U » ; le minimum est au croisement.

• Hypothèses : demande connue et régulière, prix fixe (pas de remise), délai constant, coût de commande constant, pas de rupture.
• Avantages : réduit le coût total, simple. Limites : hypothèses rarement vérifiées, ignore les remises et les ruptures.

10 Loi de Pareto et méthode ABC

• But : repérer la minorité de références qui fait l'essentiel de la valeur, pour la suivre de près.
• Pareto (20/80) : ≈ 20 % des articles = 80 % de la valeur → 2 catégories.
• Étapes : valeur de chaque article → classement décroissant → % et % cumulés des valeurs → % et % cumulés du nombre d'articles → frontières.
• Courbe de concentration : abscisse = % cumulé des articles ; ordonnée = % cumulé de la valeur.
• Utilisations : réapprovisionnement, inventaire tournant, repérer produits et clients qui rapportent le plus.

11 Les méthodes de réapprovisionnement

• Date et quantité fixes : très simple ; risque de rupture ou de surstock si la consommation varie.
• Point de commande : on commande une quantité fixe quand le stock atteint le stock d'alerte ; limite les ruptures mais surveillance permanente.
• Recomplètement : à date fixe, on remonte au niveau de recomplètement ; planning régulier et commandes groupées, mais plus de stock.
• Date et quantité variables : profiter des opportunités de prix ; risque de spéculation.
• Juste-à-temps : livraison au moment du besoin (zéro stock) ; exige des fournisseurs fiables et proches.
• Causes de retard : production du fournisseur, transport, erreurs de planification, force majeure.

12 La gestion du magasin

• Zones : réception, stockage, préparation des commandes (picking), expédition, allées de circulation.
• Manutention : manuelle (transpalette, diable) ou motorisée (transpalette électrique, gerbeur, chariot élévateur, convoyeurs).
• Activités : réception, codification, enregistrement des entrées, stockage, déstockage, préparation de commande, enregistrement des sorties.
• Documents : bon de réception, bon d'entrée, bon de sortie, bon de livraison, fiche de stock, fiche de casier, nomenclature.
• Contrôle mutuel : chaque bon est signé par deux personnes (magasinier + service qui livre ou reçoit).
• Emplacement fixe : facile à retrouver mais plus d'espace. Aléatoire : gain de place mais informatique obligatoire.
• Bon rangement : classe A près de l'expédition, lourd en bas, FIFO physique (anciens devant), séparer les produits dangereux, allées dégagées.

13 L'inventaire

Inventaire : identifier, compter et évaluer les stocks pour comparer le stock réel au stock théorique. Obligatoire au moins une fois par an (clôture).

• Inventaire comptable : tous les biens, créances et dettes (livre d'inventaire). Inventaire physique : comptage réel des produits.
• Annuel : tout compter une fois par an (fiable mais arrêt d'activité). Tournant : par groupes selon ABC, sans arrêt. Permanent : mise à jour à chaque mouvement (ne remplace pas le comptage).
• Causes des écarts : tolérance de livraison, pertes en transport, casse, vol, détérioration, erreurs d'enregistrement.