Microsoft Project (MS Project) est le logiciel de gestion de projet le plus répandu en entreprise. Il automatise ce que l'on calcule à la main : calendrier, liens, chemin critique, ressources, coûts et suivi. D'autres outils existent (GanttProject gratuit, ProjectLibre, Trello, Asana, Microsoft Planner).
MS Project sert à la gestion du planning (tâches, durées, liens, dates) et à la conduite du projet (ressources, coûts, suivi des écarts). Un fichier projet (.mpp) contient trois ensembles d'informations : les tâches, les ressources et les affectations (qui travaille sur quoi).
| Élément de l'interface | Rôle |
|---|---|
| Le ruban | Onglets Tâche, Ressource, Rapport, Projet, Affichage, Format : toutes les commandes |
| La table (à gauche) | Liste des tâches : nom, durée, début, fin, prédécesseurs, noms des ressources |
| Le diagramme de Gantt (à droite) | Barres des tâches dans le temps, liens, jalons (losanges) |
| La chronologie | Bandeau qui résume les grandes étapes du projet |
| La barre d'état | Mode de planification des nouvelles tâches, affichages rapides, zoom |
Principaux affichages : Diagramme de Gantt, Gantt suivi (prévu / réel), Réseau (graphe PERT), Calendrier, Tableau des ressources, Utilisation des tâches / des ressources, Planificateur d'équipe.
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| Étape | Commande ou action |
|---|---|
| 1. Paramétrer le projet | Projet > Informations sur le projet : date de début ; Projet > Modifier le temps de travail : calendrier (jours ouvrés, horaires, jours fériés) |
| 2. Choisir le mode de planification | Planification automatique (le logiciel calcule les dates selon les liens) ou manuelle (dates saisies librement) : on utilise l'automatique pour profiter des calculs |
| 3. Saisir les tâches (WBS) | Nom des tâches dans la table ; mise en retrait (Tâche > Abaisser / Hausser) pour créer les phases (tâches récapitulatives) |
| 4. Saisir les durées | Colonne Durée : 3 j, 2 sem, 4 h ; durée 0 = jalon |
| 5. Créer les liens | Colonne Prédécesseurs (ex. « 3 » ou « 3FD+2j ») ou bouton Lier les tâches ; type de lien modifiable (FD, DD, FF, DF) |
| 6. Poser les contraintes et échéances | Informations sur la tâche > Avancé : type de contrainte, date d'échéance |
| 7. Créer et affecter les ressources | Affichage Tableau des ressources : nom, type (Travail, Matériel, Coût), taux standard ; puis Ressource > Affecter des ressources |
| 8. Analyser | Afficher le chemin critique (Format > Tâches critiques), les marges totales et libres, les surutilisations ; niveler si besoin |
| 9. Enregistrer la planification initiale | Projet > Définir la planification initiale : la « photo » du prévu, qui servira au suivi |
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Vous planifiez dans MS Project le recrutement d'un comptable (voir le tableau du chapitre précédent). Décrivez dans l'ordre les manipulations à faire, du paramétrage à l'enregistrement de la planification initiale.
Dans le Gantt suivi, la barre de la tâche « Présélectionner les CV » est décalée de 3 jours vers la droite par rapport à sa barre grise, et la tâche est sur le chemin critique. Qu'en concluez-vous ? Que faire ?
La tâche a pris 3 jours de retard ; comme elle est critique, la fin du projet est retardée de 3 jours. Actions : renforcer l'équipe de tri, raccourcir une tâche critique suivante (entretiens sur 4 jours au lieu de 5), ou informer le commanditaire et faire valider la nouvelle date.
Dans un projet de séminaire, classez en ressources Travail, Matériel ou Coût : l'Office Manager ; les blocs-notes (300 unités) ; la location de la salle (forfait 8 000 DH) ; le traiteur facturé au repas ; l'assistante ; les billets d'avion des intervenants.
| Ressource | Type |
|---|---|
| Office Manager, assistante | Travail |
| Blocs-notes | Matériel (coût unitaire) |
| Location de la salle, billets d'avion | Coût |
| Traiteur au repas | Matériel (coût unitaire par repas) ou Coût (montant total facturé) |
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.