Une fois le projet lancé, il faut vérifier en permanence qu'il respecte les exigences fixées lors de la planification (délais, coûts, qualité) et réagir vite en cas d'écart. L'outil principal est le tableau de bord du projet.
Le chef de projet relit le plan de projet, le cahier des charges (ou le CPS) et repère :
| Exigence | Exemples |
|---|---|
| Livrables et jalons | Documents ou résultats à fournir, dates clés |
| Techniques et qualité | Normes, fonctionnalités, niveau de qualité attendu, critères de réception |
| Délais | Date de fin, échéances intermédiaires |
| Coûts | Budget total et par phase, conditions de paiement |
| Ressources humaines | Compétences, disponibilité, formation nécessaire |
| Communication | Réunions, rapports d'avancement, destinataires |
| Risques | Risques identifiés et mesures à surveiller |
| Contractuelles (CPS) | Pénalités de retard, garanties, conditions de réception |
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Un document de synthèse, mis à jour régulièrement (chaque semaine ou chaque mois), qui présente quelques indicateurs clés comparant le prévu et le réel, avec des signaux d'alerte, pour aider à décider.
| Domaine | Indicateurs |
|---|---|
| Avancement | % des tâches achevées ; jalons atteints / prévus ; % de travail réalisé |
| Délais | Écart sur la date de fin prévue ; nombre de tâches en retard ; tâches critiques en retard |
| Coûts | Dépenses réelles / budget ; écart en DH et en % ; coût restant estimé |
| Qualité | Nombre de non-conformités ; satisfaction des utilisateurs ; réserves à la réception |
| Ressources | Taux d'occupation ; heures réelles / prévues ; absences dans l'équipe |
| Risques | Risques ouverts, nouveaux risques, actions en cours |
On utilise souvent une « météo » ou des couleurs : vert = conforme, orange = écart à surveiller, rouge = action immédiate.
| Indicateur | Prévu | Réel | Écart | État |
|---|---|---|---|---|
| Avancement global | 60 % | 50 % | − 10 points | Orange |
| Jalon « paramétrage terminé » | 15 avril | 28 avril | + 13 jours | Rouge |
| Dépenses | 90 000 DH | 96 000 DH | + 6,7 % | Orange |
| Salariés formés | 12 | 12 | 0 | Vert |
| Erreurs au test de paie | ≤ 2 | 5 | + 3 | Rouge |
Décisions : renforcer le paramétrage avec le prestataire (pénalités prévues au contrat), refaire un test de paie avant le basculement, informer la direction du nouveau calendrier.
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Vous êtes responsable d'un projet de transformation RH (nouveau système d'évaluation des performances). Proposez 6 indicateurs pour le tableau de bord, avec leur mode de calcul.
| Indicateur | Calcul |
|---|---|
| Avancement | Tâches achevées ÷ tâches prévues × 100 |
| Respect des délais | Jalons atteints à la date prévue ÷ jalons prévus × 100 |
| Respect du budget | Dépenses réelles ÷ budget prévu × 100 |
| Managers formés | Managers formés ÷ managers concernés × 100 |
| Entretiens réalisés | Entretiens d'évaluation faits ÷ entretiens prévus × 100 |
| Satisfaction | Salariés satisfaits du nouveau système ÷ répondants × 100 |
Projet de dématérialisation des archives : budget prévu à date 50 000 DH, dépensé 58 000 DH ; 2 000 dossiers devaient être scannés, 1 400 le sont. Calculez les écarts et donnez l'état du projet.
| Indicateur | Calcul | Résultat | État |
|---|---|---|---|
| Écart de coût | 58 000 − 50 000 | + 8 000 DH, soit + 16 % | Rouge |
| Avancement | 1 400 ÷ 2 000 × 100 | 70 % du prévu (− 30 points) | Rouge |
Le projet est à la fois en retard et en dépassement de budget : il faut en analyser les causes (matériel, effectif, organisation), revoir le planning et prévenir la direction.
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.