Gestion de projet : l'essentiel

1 Le projet et son mandat

Projet : ensemble d'activités coordonnées, avec un début et une fin, pour atteindre un objectif précis (résultat unique), dans des contraintes de délai, de coût et de qualité.

• Caractéristiques : objectif précis, temporaire, unique, contraintes, plusieurs acteurs, risques.
• Triangle coût – délai – qualité : modifier une contrainte touche les autres.
• Acteurs : commanditaire (maître d'ouvrage : demande, finance, valide), chef de projet (pilote), équipe projet, utilisateurs, prestataires (maître d'œuvre).
• Étapes : initialisation → planification → exécution → suivi et contrôle → clôture.
• Objectifs SMART ; objectif général (finalité) et objectifs spécifiques (résultats concrets).
• Périmètre : ce qui est inclus et exclu. Limites : budget, ressources, complexité, résistance au changement, facteurs externes.
• Cadre légal (Maroc) : Code du travail (loi 65-99), CNSS et AMO, loi 09-08 (données personnelles), règlement intérieur.

2 Cahier des charges et analyse des risques

Cahier des charges : document qui définit les objectifs, les exigences et les contraintes d'un projet ; base pour réaliser, consulter des prestataires et vérifier la conformité.

• Contenu : contexte, objectifs, périmètre, exigences, planning et livrables, ressources et budget, responsabilités, risques, suivi et validation, conditions générales.
• CPS (cahier des prescriptions spéciales) : exigences d'un marché public (prix, délais, normes, pénalités).

Risque : événement incertain qui, s'il se produit, a un effet sur le projet (retard, surcoût, qualité).

• Démarche : identifier → évaluer → prévoir les mesures → désigner un responsable → surveiller.

3 Recueillir les données et analyser les besoins

• Outils de recueil : questionnaire, entretien individuel, focus group, observation, revue documentaire, tests, analyse des données internes ; on les combine.

Diagramme d'Ishikawa (arête de poisson) : classe les causes d'un problème par familles (5 M : main-d'œuvre, méthodes, matériel, matières, milieu ; ou personnel, processus, politiques, environnement, rémunération, communication).

• Étapes : définir le problème → familles → causes → tracer → retenir les causes importantes → plan d'action.

Diagramme de Pareto (20/80) : classe les causes par ordre décroissant avec une courbe des % cumulés ; ≈ 20 % des causes font ≈ 80 % du problème.

4 Les règles du travail en équipe

• Règles (charte d'équipe) : communication ouverte, participation, respect, responsabilité, confidentialité, gestion des conflits, ponctualité, feedback, objectifs partagés.
• Rôles : leader, facilitateur, coordinateur, expert, communicateur, médiateur, collaborateur.
• Compétences (savoirs, savoir-faire, savoir-être) et champs de responsabilité (domaines dont on répond).

Matrice RACI : R = réalise ; A = approuve (responsable final) ; C = consulté ; I = informé.

Leadership : capacité à influencer et guider un groupe vers des objectifs communs en suscitant l'adhésion (vision, inspiration, communication, intelligence émotionnelle, confiance).

• Favorable : culture positive, formation, mentorat, reconnaissance. Nuisible : environnement toxique, favoritisme, micro-management.

5 L'étude de faisabilité

Étude de faisabilité : vérifier qu'un projet est réalisable et rentable avant de l'engager.

• Démarche : identifier les besoins → évaluer ressources et risques → comparer les options → planifier → évaluer.
• Plan : définition du projet, marché, plan de développement, implantation, rentabilité, investissements, financement.
• Types d'analyse : juridique, marché (qualitative et quantitative), technique, organisationnelle, financière.

6 Le rapport de faisabilité

• Remis au commanditaire pour décider : lancer, modifier ou abandonner.
• Structure : page de titre, sommaire, résumé (écrit en dernier), introduction, description du projet, analyses, risques, recommandation et conclusion, annexes.
• Rédaction : phrases courtes, un paragraphe = une idée, faits et chiffres, tableaux, recommandations concrètes, relire.
• Présentation : mise en page homogène, pagination, tableaux numérotés, résumé qui permet de décider sans tout lire.

7 Planifier : tâches, liens, chemin critique et marges

WBS (organigramme des tâches) : décomposer le projet en phases puis en tâches simples à confier, estimer et suivre.

• Liens : FD (fin → début, le plus courant), DD, FF, DF ; avance ou retard sur un lien (FD + 2 j).
• Jalon : événement clé de durée nulle. Échéance : date limite. Contraintes de date à utiliser avec prudence.

• Ressources : travail (personnes), matériel, coût ; repérer les surutilisations.

8 Utiliser MS Project

• Fichier projet = tâches + ressources + affectations. Affichages : Gantt, Gantt suivi, Réseau (PERT), Calendrier, Tableau des ressources.
• Planifier : date de début et calendrier → mode automatique → tâches et phases (abaisser/hausser) → durées (0 = jalon) → liens (colonne Prédécesseurs) → contraintes → ressources → chemin critique → planification initiale.
• Piloter : % achevé, dates réelles, Gantt suivi (prévu / réel), table Écart, table Coût, rapports.

9 Suivre le projet : exigences et tableau de bord

• Exigences : livrables et jalons, qualité, délais, coûts, ressources, communication, risques, clauses contractuelles (CPS : pénalités).

Tableau de bord du projet : quelques indicateurs clés, prévu / réel / écart, mis à jour régulièrement, avec signaux d'alerte (vert, orange, rouge).

• Indicateurs : avancement (% tâches, jalons), délais (écart sur la date de fin), coûts (dépenses / budget), qualité (non-conformités), ressources (taux d'occupation), risques.

10 Rapport de suivi et clôture

• Rapport de suivi : en-tête, synthèse (météo), avancement, délais et coûts, qualité, problèmes et risques, prochaines étapes, annexes.
• Rédaction : factuel et chiffré, expliquer chaque écart, bref (1 à 3 pages), toujours la même structure, diffusé à temps.
• Clôture : livrer et faire réceptionner (PV de réception) → solder dépenses et contrats → bilan → retour d'expérience → archiver et remercier.