الكتابة الإدارية والمهنية تتطلّب منهجية: نصمّم الموضوع قبل كتابته، ونختار الوثيقة المناسبة. ونبدأ في هذا الفصل بتصميم الموضوع ثم المذكّرة.
| الجزء | دوره |
|---|---|
| المقدّمة | قصيرة نسبيا، تمهّد للموضوع وتتضمّن الفكرة الرئيسية والإشكالية؛ تُظهر تحكّم الكاتب في عناصر الموضوع وتضع القارئ في مجرى الأفكار |
| العرض (صُلب الموضوع) | أهمّ جزء وأطوله: توسيع الفكرة الرئيسية وتفريعها إلى أقسام، مع ربط كلّ قسم بالفكرة الرئيسية والمطلوب |
| الخاتمة | قصيرة: موجز مكثّف لأبرز الأفكار أو للنتيجة المتوصّل إليها، وجواب واضح عن الإشكالية، ويُستحسن أن تفتح أفقا على موضوع آخر |
© TSC COMMERCE – OTHMAN ZT · Cours protégé, reproduction interdite
وثيقة إدارية داخلية تُستعمل لأغراض متنوّعة، من الإخبار البسيط بشيء أو عمل جديد، إلى إعطاء أوامر أو تعليمات مفصّلة، أو اقتراح حلول لمشكل، أو تلخيص ملف لمساعدة المسؤولين على اتّخاذ القرار.
| دواعي تحرير المذكّرة | أمثلة |
|---|---|
| الإخبار | منح امتيازات أو تسهيلات للمستخدمين (أوقات العمل، التسبيقات على الرواتب، رحلة جماعية)؛ إعلان بنك عن خدمة جديدة (بطاقة أداء أو سحب) |
| الاستخبار | معرفة الراغبين في أمر محدّد (المشاركة في ترتيب مهني، العمل في مصلحة جديدة) |
| إعطاء الأوامر والتعليمات | الأمن والوقاية لتفادي الحوادث، شروط استعمال منشآت المؤسسة، استقبال الزبناء والزوار |
| تلخيص ملف أو قضية | تكليف أحد المساعدين بدراسة ملف معقّد وتحليل وثائقه ثم تلخيصه |
| اقتراح حلول | ملاحظة مشكل واقتراح التدابير الكفيلة بحلّه (مثل تعليم اللغات الأجنبية للمستخدمين) |
أسلوب المذكّرة: لا يكتسي طابعا شخصيا، بل يقتصر على الإخبار المجرّد بالمعلومات والأوامر والإرشادات في أقلّ النصوص الممكنة، بصيغة معمّمة.
شركة الأطلس للتوزيع
مديرية الموارد البشرية
الدار البيضاء، في 3 مارس 2025
مذكّرة رقم 12/2025
من: مدير الموارد البشرية
إلى: جميع المستخدمين
الموضوع: توقيت العمل خلال شهر رمضان
تُخبر الإدارة جميع المستخدمين أن توقيت العمل خلال شهر رمضان سيكون من الساعة التاسعة صباحا إلى الساعة الثالثة والنصف بعد الزوال، دون انقطاع، ابتداءً من أوّل يوم من الشهر الكريم.
ويُرجى من رؤساء المصالح السهر على تطبيق هذا التوقيت وتنظيم الديمومة عند الحاجة.
مدير الموارد البشرية
(التوقيع)
© TSC COMMERCE – OTHMAN ZT · Cours protégé, reproduction interdite
بصفتك مساعدا إداريا، حرّر مذكّرة من المدير العام إلى جميع المستخدمين تُعلمهم بتنظيم دورة تكوينية في استعمال برنامج جديد للتدبير، يومَي 15 و16 أبريل بقاعة الاجتماعات، وتطلب من الراغبين التسجيل لدى مصلحة الموارد البشرية قبل 10 أبريل.
مذكّرة رقم …/2025
من: المدير العام
إلى: جميع المستخدمين
الموضوع: دورة تكوينية في برنامج التدبير الجديد
تُنظّم الشركة دورة تكوينية في استعمال برنامج التدبير الجديد يومَي 15 و16 أبريل 2025 بقاعة الاجتماعات، من الساعة التاسعة صباحا إلى الساعة الرابعة بعد الزوال.
وعلى الراغبين في المشاركة التسجيل لدى مصلحة الموارد البشرية قبل يوم 10 أبريل 2025.
المدير العام
(التوقيع)
ضع تصميما لموضوع: «أهمية التواصل داخل المقاولة».
المقدّمة: المقاولة جماعة من الأفراد يعملون لهدف مشترك، فكيف يساهم التواصل في نجاحها؟ العرض: 1) تعريف التواصل الداخلي وأنواعه (نازل، صاعد، أفقي)؛ 2) فوائده: نقل المعلومات والتعليمات، تنسيق العمل، تحفيز المستخدمين، تقليل النزاعات؛ 3) وسائله: المذكّرة، الاجتماع، البريد الإلكتروني، لوحة الإعلانات؛ 4) عوائقه وحلولها. الخاتمة: التواصل الجيد شرط لنجاح المقاولة، ويستدعي تكوين المستخدمين على تقنيات التواصل.
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.