Gestion documentaire (GED) : l'essentiel

1 Généralités sur le classement

Classement : ranger logiquement les informations, selon des normes, pour les retrouver. Classement = mise en ordre intellectuelle ; rangement = opération matérielle.

Records Management : gérer les documents dès leur création (durées de conservation, traçabilité, communication).

• Phases : plan de classement (catégories hiérarchisées) → classer chaque document.
• Objectifs : obligation légale de conservation + nécessité de retrouver (gain de temps, partage, continuité).

• Bon classement : temps d'accès court, sécurité, coût maîtrisé. Classer dès la production.
• Cycle : dynamique (archives courantes, bureau) → semi-dynamique (intermédiaires) → statique (définitives : trier, conserver ou éliminer).
• Niveaux : pièce → dossier (une affaire) → série (même nature) → fonds d'archives.

2 La norme AFNOR et le classement alphabétique

• Ordres fondamentaux : alphabétique, numérique, idéologique ; dérivés : alphanumérique, chronologique, géographique, décimal.
• Norme AFNOR Z 44-001 : rubrique, mot directeur, indexage, renvoi.

• Personnes : nom de famille ; articles et particules (Ben, Aït, La) font partie du nom ; « de » et « d' » écartés ; titres (Moulay, Lalla) seulement avec trait d'union.
• Géographiques : premier nom géographique ; point cardinal ou « Centre » seulement sans complément.
• Publicitaires : mots inventés, étrangers, historiques, entre guillemets.
• Noms communs : premier nom commun ; « Société » seulement si suivi d'adjectifs ; adjectif avant un nom unique, adjectif numéral, adjectif substantivé = mot directeur.
• Classer : lettre par lettre ; « rien passe avant quelque chose » (NORD Marocain avant NORDIA).

3 Les autres ordres de classement

• Alphabétique : simple et rapide mais lent pour les gros fichiers (correspondance).

4 L'archivage

Archivage : actions et méthodes pour conserver à moyen ou long terme des informations afin de les exploiter, jusqu'à leur destruction éventuelle.

• Archives courantes (actives) → intermédiaires (semi-actives) → définitives (valeur historique).
• Norme ISO 15489 ; politique d'archivage + plan de classement.
• Papier : enlever trombones, agrafes, pochettes plastiques ; chemises cartonnées, boîtes étiquetées ; bordereau de versement.
• Électronique : disques, bandes, WORM, serveurs, cloud.
• Étapes : dépoussiérage → classement → conditionnement → catalogage → numérisation.

SAE (système d'archivage électronique) : conserve les documents numériques sans modification possible. 5 axes : pérennité, intégrité, confidentialité, disponibilité, réversibilité.

• Signature électronique / numérique : garantit l'authenticité (qui a signé) et l'intégrité (non modifié).

5 La GED : définition, avantages, types et enjeux

GED (gestion électronique des documents) : logiciels qui réalisent l'acquisition, le classement, le stockage, la restitution et la diffusion des documents. Sans plan de classement : désordre numérique. Dématérialisation : transformer le papier en fichiers.

• Avantages : accès rapide et à distance, base unique, conservation, accès simultané, moins de papier, traçabilité.
• Types : administrative (factures, formulaires), bureautique (fichiers partagés), documentaire (indexation de très nombreux fichiers).
• Enjeux : organisationnels (retrouver, collaborer, workflow) ; techniques (interopérabilité : XML, PDF ; pérennité des formats : migration, conversion ; sécurité : droits d'accès, sauvegardes ; traçabilité).
• Valeur juridique : document numérisé = copie ; document nativement numérique (facture électronique) = peut être un original.

6 La chaîne du document numérique

Document numérique : contenu + structure + présentation ; natif ou numérisé ; modes caractère, image, vectoriel.

• Cycle de vie : création (enregistrer, classer, indexer) → gestion (droits, versions) → diffusion → conservation (archiver ou détruire).
• Diffusion : mode pull (l'utilisateur va chercher) / push (le système envoie).
• Acquisition : création directe, collecte et conversion, numérisation (scanner).
• OCR : image d'un texte → texte modifiable ; LAD / RAD : reconnaissent le type de document et extraient les données.

Indexation : décrire le document par des métadonnées (titre, auteur, date, mots-clés) pour le retrouver ; par concepts (mots-clés) = la plus adaptée.

• Stockage adapté au volume et à la consultation ; durées de conservation ; purge.

Workflow : circuit qui fait passer automatiquement un document d'une personne à une autre selon des règles ; 3 R : rôles, règles, routes ; circuit simultané ou consécutif.

• Projet GED : périmètre, objectifs, enjeux ; réseau, serveurs, postes clients, logiciels (numérisation, OCR, indexation, recherche).