المحضر والتقرير وثيقتان أساسيتان في العمل الإداري. يختلفان في الهدف والأسلوب: المحضر يصوّر الأحداث دون تعليق، والتقرير يحلّلها ويقترح حلولا.
| النوع | تعريفه |
|---|---|
| المحضر الإخباري | وثيقة مكتوبة تصف أحداثا أو أعمالا لنقل وقائعها إلى القارئ بدقّة واختصار، بعرض موضوعي محايد دون إبداء رأي أو اقتراح شخصي |
| المحضر القانوني أو النظامي | محضر رسمي معزّز بتوقيعات واضعيه، له قيمة قانونية: محاضر اجتماعات الجمعيات العامة ومجالس الإدارة في الشركات والجمعيات |
| محضر المعاينة | يُحرّر لمعاينة الحوادث وتقييم الخسائر والأضرار (حادثة شغل، حريق، سرقة) |
طريقة تحرير المحضر: يبدأ بوضع إطار الأحداث (اجتماع لجنة، أشغال مؤتمر…)، ثم تاريخ ومكان الاجتماع، وقائمة الحاضرين وصفاتهم (والمتغيّبين بعذر أو بدون عذر)، ثم عرض الوقائع بتسلسل زمني حسب نقط جدول الأعمال، ثم القرارات، وأخيرا التوقيعات. لا ينقل المحضر الإخباري التصريحات حرفيا بل يلخّصها، إلا إذا كان لبعضها وزن كبير فتُوضع بين علامتي تنصيص.
محضر اجتماع الجمعية العامة العادية لشركة …
بتاريخ … على الساعة …، انعقد اجتماع الجمعية العامة العادية لشركة … بمقرّها الاجتماعي، تحت رئاسة السيد …، رئيس مجلس الإدارة، وبحضور:
– أعضاء مجلس الإدارة: السادة …
– المتغيّبون بعذر: السادة …؛ بدون عذر: السادة …
وبعد التأكّد من أن المساهمين الحاضرين يمثّلون أكثر من …٪ من رأسمال الشركة، تمّت مناقشة جدول الأعمال الآتي:
1) التقرير الأدبي: تلاه السيد … (انظر الملحق)؛
2) التقرير المالي: قدّمه مراقب الحسابات السيد …؛
ثم فُتح باب المناقشة، وتدخّل السادة …
القرارات: صادقت الجمعية بالإجماع على التقريرين الأدبي والمالي…
ورُفعت الجلسة على الساعة …
توقيع الرئيس — توقيع الكاتب
© TSC COMMERCE – OTHMAN ZT · Cours protégé, reproduction interdite
يختلف التقرير عن المحضر بكونه يتعدّى الملاحظة إلى التحليل والتقييم الشخصي، سالكا منهجا منطقيا يؤدّي إلى استنتاج حلول ملائمة. ويهدف إلى تنوير المسؤولين لمساعدتهم على اتّخاذ القرارات.
| عنصر | مضمونه |
|---|---|
| أهدافه | ملاحظة نقائص التنظيم الإداري أو شبكات التوزيع؛ تحسين العمل؛ دراسة فعالية التجهيزات وتمويلها؛ الحاجة إلى مستخدمين جدد أو إلى تكوين |
| مبادرته | قد يصدر من المسؤولين لبيان النقائص، أو من المنفّذين للتعبير عمّا يعوق مهامّهم، أو من خبراء ولجان مكلّفة بدراسة موضوع معيّن |
| أجزاء التقرير | مضمونها |
|---|---|
| 1. المقدّمة | وضع القارئ في إطار التقرير: الموضوع، الأهداف، الظروف والجهة الداعية إلى تحريره، الطريقة المتّبعة ومصادر المعلومات؛ بإيجاز |
| 2. وصف المعطيات | عرض موضوعي ودقيق للوضعية الحالية: الأعمال والمشاكل والاختلالات، الإيجابيات والسلبيات (يشبه هنا المحضر) |
| 3. تحليل المعطيات | تفسير المعطيات واستنتاجات جزئية مرتّبة ومتسلسلة، مع بيان الروابط بينها؛ أهمّ أجزاء التقرير |
| 4. الخلاصة | المرحلة الحاسمة: استخلاص العبر واقتراح الحلول وطرق تطبيقها؛ بأسلوب معمّم ومحايد |
© TSC COMMERCE – OTHMAN ZT · Cours protégé, reproduction interdite
حدّد الوثيقة المناسبة: أ) تسجيل ما دار في اجتماع مجلس الإدارة؛ ب) دراسة أسباب تأخّر الطلبيات واقتراح حلول؛ ج) معاينة حادثة شغل في المستودع؛ د) تقييم نتائج حملة إشهارية.
أ) محضر قانوني (نظامي)؛ ب) تقرير؛ ج) محضر معاينة؛ د) تقرير.
اجتمع يوم الإثنين 12 ماي 2025 على الساعة العاشرة بقاعة الاجتماعات كلّ من: المدير التجاري السيد رشيد العلوي (رئيسا)، والسيدة سلمى بناني، والسيد كريم الإدريسي؛ وتغيّب السيد يوسف التازي بعذر. جدول الأعمال: نتائج المبيعات للفصل الأول، وتنظيم المشاركة في معرض الدار البيضاء. تقرّر: تكليف السيدة بناني بحجز رواق في المعرض قبل 30 ماي، وتكليف السيد الإدريسي بإعداد الوثائق الإشهارية. رُفعت الجلسة على الساعة الحادية عشرة والنصف. حرّر المحضر.
محضر اجتماع المصلحة التجارية
في يوم الإثنين 12 ماي 2025، على الساعة العاشرة صباحا، انعقد بقاعة الاجتماعات اجتماع المصلحة التجارية تحت رئاسة السيد رشيد العلوي، المدير التجاري، وبحضور السيدة سلمى بناني والسيد كريم الإدريسي. وتغيّب بعذر السيد يوسف التازي.
جدول الأعمال: 1) نتائج المبيعات للفصل الأول؛ 2) تنظيم المشاركة في معرض الدار البيضاء.
1) قدّم الرئيس نتائج مبيعات الفصل الأول وفتح باب المناقشة.
2) بخصوص المعرض، تقرّر ما يلي: تكليف السيدة سلمى بناني بحجز رواق في المعرض قبل 30 ماي 2025؛ تكليف السيد كريم الإدريسي بإعداد الوثائق الإشهارية.
ورُفعت الجلسة على الساعة الحادية عشرة والنصف.
توقيع الرئيس: رشيد العلوي — توقيع الكاتب: …
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.