Les entreprises collectent et produisent chaque jour une masse d'informations (marchés, concurrents, lois, factures, contrats…), sur papier ou sur support électronique. Pour être utile, cette information doit pouvoir être retrouvée vite, au bon moment. D'où l'importance de bonnes méthodes de classement, de rangement et d'archivage : malgré le numérique, le papier reste très présent.
Le classement consiste à ranger les informations logiquement, dans le matériel et le mobilier appropriés, selon des normes prédéfinies. Sa finalité : stocker temporairement des informations en vue d'une utilisation ultérieure.
Un bon classement permet de retrouver un document, de le reclasser après usage et de retirer les documents anciens.
| Classement | Rangement |
|---|---|
| Mise en ordre intellectuelle : on décide de la place de chaque document. | Opération matérielle : on place les documents dans le mobilier (armoire, classeur, boîte). |
C'est une méthode de gestion des documents qui les prend en charge dès leur création, et non quand ils s'entassent. Il organise les archives courantes et intermédiaires en tenant compte des durées légales de conservation, de la traçabilité, de la conservation et de la communication des documents.
| Nature des documents | Durée de conservation |
|---|---|
| Pièces justificatives : bons de commande, de livraison, de réception, factures clients et fournisseurs… | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
| Livres comptables : livre-journal, grand livre, livre d'inventaire… | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
| Bulletins de paie et documents liés à la sécurité sociale (CNSS) | 5 ans |
| Documents tenus pour l'inspection du travail (registre du personnel) | 4 ans |
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Le choix du système dépend de la nature des documents, de leur volume, de la fréquence de consultation et de la durée de conservation.
Le plus tôt possible, dès la production du document : plus on classe tôt, mieux les documents sont gérés. Attendre qu'ils s'accumulent dans les bureaux, c'est perdre du temps et des documents.
| Phase | Lieu | Situation du document |
|---|---|---|
| Dynamique (archives courantes) | Service / bureau | Utilisé tous les jours pour le travail |
| Semi-dynamique (archives intermédiaires) | Bureau ou local d'archivage | Garde une valeur administrative mais est peu consulté |
| Statique (archives définitives) | Service d'archives | Fin de l'utilité administrative : on trie (conserver ou éliminer) |
Le classement doit être méthodique et rigoureux. On distingue quatre niveaux, du plus petit au plus grand :
| Niveau | Contenu | Exemple |
|---|---|---|
| Document isolé (pièce) | Un seul document | Une facture |
| Dossier | Les documents d'une même affaire ou d'un même thème | Le dossier individuel d'un salarié |
| Série | Des documents ou des dossiers de même nature | Tous les dossiers du personnel ; tous les PV de réunion |
| Fonds d'archives | L'ensemble des séries d'un organisme (papier et électronique) | Toutes les archives de l'entreprise |
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(a) Décider que les factures seront classées par client puis par date ; (b) mettre les factures dans les boîtes de l'armoire ; (c) créer les rubriques « Clients », « Fournisseurs », « Personnel » ; (d) replacer un dossier dans son tiroir après consultation.
Classement (opération intellectuelle) : (a) et (c). Rangement (opération matérielle) : (b) et (d).
Nous sommes en 2026. L'exercice de l'entreprise se clôture le 31 décembre. Peut-on détruire : (a) les factures fournisseurs de l'exercice 2019 ? (b) le grand livre de l'exercice 2014 ? (c) les bulletins de paie de 2018 ?
Dans une agence de voyages, placez chaque élément au bon niveau (pièce, dossier, série, fonds) : (a) l'ensemble des archives de l'agence ; (b) le billet d'avion de M. Alami ; (c) tous les dossiers « voyages organisés 2025 » ; (d) le dossier du voyage de groupe « Istanbul, mai 2025 ».
(a) Fonds ; (b) pièce ; (c) série ; (d) dossier.
Dites si chaque document est dans sa phase dynamique, semi-dynamique ou statique : (a) les commandes du mois en cours ; (b) les factures d'il y a 4 ans, rarement consultées mais à garder ; (c) les statuts de création de l'entreprise en 1975, conservés pour l'histoire de la société.
(a) Dynamique (archives courantes) ; (b) semi-dynamique (archives intermédiaires) ; (c) statique (archives définitives, valeur historique).
Le bureau de Mme Benali est encombré de piles de documents ; elle perd 30 minutes par jour à chercher des pièces. Quels conseils lui donnez-vous ?
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.