Une entreprise produit et reçoit un très grand nombre de documents : certains sont vitaux (contrats, titres de propriété), d'autres servent au travail quotidien (comptes rendus, rapports). Leur volume explose, et les chercher prend du temps. Depuis les années 1990, les solutions de GED permettent de gérer ces documents sous forme numérique.
Ensemble de logiciels qui réalisent les étapes de la chaîne de traitement d'un document : acquisition, classement, stockage, restitution et diffusion. C'est une application qui organise toute la documentation de l'entreprise.
Les documents numériques obéissent aux mêmes règles de classement que les documents papier. La GED n'est pas une solution miracle : sans plan de classement, on obtient un désordre… numérique.
La dématérialisation consiste à transformer des documents papier en fichiers informatiques.
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| Type | Principe | Exemples |
|---|---|---|
| GED administrative | Numériser et classer les documents administratifs, puis les diffuser sur le réseau interne | Factures, bons de commande, devis, formulaires |
| GED bureautique | Partager et travailler à plusieurs sur des documents dans leur format d'origine | Fichiers Word, Excel partagés sur un serveur |
| GED documentaire | Indexer un très grand nombre de fichiers (texte, image, son…) avec un puissant moteur de recherche | Base documentaire d'une grande entreprise |
Localiser plus vite l'information, éviter la perte de documents, éviter de refaire deux fois le même travail, faciliter le travail collaboratif (avec un workflow).
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1 → (a) ; 2 → (b) ; 3 → (c) serveur (centralisé, partagé, sauvegardé) ; 4 → toutes : (a), (b), (c), (d).
(a) Une PME scanne toutes ses factures fournisseurs et les classe par fournisseur ; (b) l'équipe marketing modifie ensemble le même fichier Excel du budget sur le serveur ; (c) un grand groupe met à disposition 200 000 documents techniques avec un moteur de recherche plein texte.
(a) GED administrative ; (b) GED bureautique ; (c) GED documentaire.
Quel enjeu est menacé ? (a) Un fichier créé avec un vieux logiciel ne s'ouvre plus ; (b) un stagiaire a pu supprimer le dossier des contrats ; (c) un client utilise un autre logiciel et ne peut pas lire le fichier envoyé ; (d) on ne sait pas qui a modifié un devis et quand.
(a) Pérennité ; (b) sécurité (droits d'accès) ; (c) interopérabilité ; (d) traçabilité.
(a) Une facture papier scannée puis détruite ; (b) une facture électronique émise directement par le logiciel de facturation ; (c) un contrat signé avec une signature électronique conforme. Lesquels peuvent être considérés comme des originaux ?
(a) est une copie (numérisation d'un document papier) : il fallait garder l'original papier pendant la durée légale. (b) et (c) sont nativement numériques : ils peuvent valoir originaux si les conditions légales sont respectées.
Le directeur d'une PME hésite à investir dans une GED. Présentez-lui quatre arguments.
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.