La chaîne du document numérique

1. Le document numérique

Trois modes de représentation : le mode caractère (texte), le mode image (photo, scan), le mode vectoriel (dessins, plans).

2. Le cycle de vie du document numérique

Il décrit les étapes de la vie du document, de sa création à sa destruction finale :

1. La création : production du document (natif ou numérisé), enregistrement, classement dans un espace partagé (serveur) selon le plan de classement, et indexation (mots-clés pour le retrouver).
2. La gestion : sécurité et droits d'accès, gestion des versions (le document se modifie facilement).
3. La diffusion : mettre le document à la disposition des bonnes personnes.
4. La conservation : garder le document lisible dans le temps (choix de formats durables), puis l'archiver ou le détruire.

3. L'acquisition des documents

Trois façons de faire entrer un document dans la GED :

• la création directe sous forme numérique (texte saisi, photo numérique) ;
• la collecte de documents déjà numériques dispersés sur plusieurs postes, puis leur conversion dans un format unique ;
• la numérisation de documents papier (scanner).

Après le scan, des outils de capture exploitent le document :

• OCR (reconnaissance optique de caractères) : transforme l'image d'un texte en texte modifiable et indexable ; le fichier devient plus léger. Limites : tableaux et images mal reconnus, sensible à la qualité du document et à l'écriture manuscrite.
• LAD (lecture automatique de documents) et RAD (reconnaissance automatique de documents) : reconnaissent le type de document (facture, bon de commande…) et en extraient les données utiles (montant, date, n° fournisseur).

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4. L'indexation

Indexer, c'est décrire le document pour pouvoir le retrouver : c'est une étape cruciale de la GED. On lui associe des métadonnées : titre, auteur, date, type de document, raison sociale, mots-clés, résumé. Le moteur de recherche travaille sur ces métadonnées.

• Indexation classificatoire : description externe et synthétique (une case dans une classification) ; peu adaptée à la GED.
• Indexation par concepts (mots-clés combinés) : description riche du contenu ; la plus adaptée.

5. Le stockage

Le support doit être adapté au volume, à la fréquence de consultation et à l'importance des documents (les documents à valeur de preuve doivent être non modifiables mais toujours disponibles). Il faut organiser le stockage (par type, provenance…), fixer des durées de conservation et purger régulièrement le système.

6. Le workflow

Il repose sur les 3 R :

• Rôles : qui intervient et avec quelle responsabilité ;
• Règles : ce qu'il faut faire à chaque étape ;
• Routes : le chemin suivi par le document.

Le circuit peut être simultané (envoi à tous en même temps) ou consécutif (l'un après l'autre). Le workflow est d'abord un projet d'organisation avant d'être un projet informatique.

7. Mettre en place une GED

a) La démarche

Avant d'acheter un logiciel, on définit :

• le périmètre : quels services, quels documents, quel volume ?
• les objectifs : pourquoi, avec quelles échéances, pour qui ?
• les enjeux : techniques, organisationnels, financiers, humains.

Puis on compare les solutions du marché et on forme les utilisateurs.

b) Les composants matériels et logiciels

• un réseau informatique et des moyens de communication ;
• un ou plusieurs serveurs qui stockent les documents et les applications ;
• des postes clients (PC des utilisateurs) ;
• des logiciels applicatifs spécifiques : numérisation, OCR, indexation, recherche, diffusion ;
• des logiciels sur les postes : souvent un simple navigateur web.

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