Réunions, appels téléphoniques, consignes du directeur, conférences, lectures : l'assistant(e) reçoit chaque jour des informations qu'il faut retenir et transmettre. La prise de notes (PDN) permet de les fixer par écrit, rapidement, pour les utiliser ensuite (compte rendu, message, rapport).
Technique qui consiste à sélectionner les éléments essentiels d'un message vu, entendu ou lu, et à les noter de façon brève, rapide et lisible, pour les conserver ou les exploiter. Ce n'est pas une copie intégrale : c'est une écoute active, une analyse et une sélection.
Dans une situation de communication, celui qui prend des notes est d'abord récepteur, puis devient émetteur quand il transmet ses notes ou rédige un document pour d'autres.
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| Source | Situations | Production possible |
|---|---|---|
| Message oral | Réunion, conférence, cours, exposé, entretien, appel téléphonique, directives de travail, message sur répondeur | Écrit : compte rendu, PV, fiche téléphonique, liste de tâches ; oral : restitution, intervention |
| Support écrit | Livres, articles de presse, lettres, documents internes, rapports, sites internet | Écrit : résumé, compte rendu de lecture, note de synthèse, revue de presse ; oral : exposé |
| Réflexion personnelle | Idées, brainstorming, souvenirs, préparation d'un projet | Plan d'un exposé, projet personnel et professionnel, discours |
| Situation | Caractère des notes |
|---|---|
| Réunion | Précises mais seul l'essentiel est noté sous forme résumée (pour le compte rendu) |
| Conférence, cours | Abondantes, donc structurées ; complétées ou rectifiées après les questions |
| Message téléphonique | Fragmentaires mais très précises : nom, société, coordonnées, date, objet |
| Instructions de travail | Pas obligatoirement structurées : liste de choses à faire |
| Lecture | Abondantes et organisées (plan, idées principales, références) |
| Entretien | Souvent à partir d'un enregistrement ou d'une grille de questions |
| Projet, recherche d'idées | Souvent sous forme de carte mentale |
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