La réunion est le mode de communication de groupe le plus répandu, mais aussi une source de perte de temps quand elle est mal préparée (« réunionite »). L'office manager en assure la préparation : objectif, ordre du jour, participants, date, salle, matériel, convocation.
| Type | Objectif | Exemple |
|---|---|---|
| Information descendante | La direction transmet une information | Présentation du nouveau règlement intérieur |
| Information ascendante | Recueillir opinions et réactions pour la direction | Table ronde sur les horaires de travail |
| Discussion (débat) | Échanger des points de vue et valider des choix | Réorganisation de la préparation des commandes |
| Résolution de problème | Trouver des solutions à une difficulté | Réduire les accidents du travail |
| Négociation | Trouver un consensus en cas de conflit | Nouveaux horaires de nuit avec les représentants du personnel |
| Concertation (réunion de service, de direction) | Faire le point sur les actions, résultats, difficultés | Réunion hebdomadaire du service |
| Réunion de projet | Lancement (kick-off), point d'avancement, clôture et bilan | Projet de nouveau site web |
| Réunion commerciale | Revoir les objectifs et performances commerciaux | Point mensuel des ventes |
| Brainstorming | Produire un maximum d'idées | Nom d'un nouveau produit |
| Formation | Faire monter en compétences, accueillir (onboarding) | Formation au nouveau logiciel |
| One-to-one | Entretien individuel manager / collaborateur | Entretien mensuel de suivi |
| Stand-up meeting | Réunion très courte (15 min), debout, chacun dit ce qu'il a fait, ce qu'il va faire, ses blocages | Point quotidien d'une équipe projet |
| Réunion à distance | Participants dispersés reliés par téléphone ou internet | Visioconférence avec l'agence d'Agadir |
| Rencontre | Définition |
|---|---|
| Assemblée générale | Rassemblement d'un grand nombre de personnes (actionnaires, membres) qui ne partagent pas forcément les mêmes idées |
| Conseil d'administration | Réunion des administrateurs pour décider des grandes orientations |
| Comité (permanent ou spécial) | Groupe désigné par une assemblée pour étudier une question et faire des recommandations |
| Réunion ordinaire / extraordinaire | Ordinaire : date fixe, sujets courants ; extraordinaire : question urgente, un seul sujet, ordre du jour non modifiable |
| Séminaire | Petit groupe qui étudie une question sous la direction d'un animateur |
| Journée d'étude | Journée consacrée à un ou plusieurs sujets |
| Colloque, symposium, congrès | Rencontres de spécialistes sur un thème ; le congrès réunit souvent un grand nombre de participants |
| Téléconférence / visioconférence | Réunion par téléphone (au moins 3 personnes) / avec l'image |
Quorum : nombre minimum de membres présents pour délibérer valablement (à défaut de règle, la majorité). Décorum : règles et protocole à respecter pendant la réunion.
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| Rôle | Mission |
|---|---|
| Facilitateur (animateur) | Conduit la réunion, équilibre la participation |
| Gardien du temps (time keeper) | Indique le temps restant pour chaque point |
| Catalyseur de décisions | Pousse à décider et relève les décisions |
| Scribe (secrétaire de séance) | Prend les notes et rédige le compte rendu |
| Participants | Apportent idées et informations |
L'invitation est envoyée au moins une semaine avant (après vérification des disponibilités) ; chacun confirme ; l'organisateur imprime la feuille d'émargement. La convocation (lettre, note ou courriel) est brève et précise : qui convoque, type de réunion, date, jour, heure, lieu, objet, ordre du jour joint, éventuellement le PV de la réunion précédente.
| Rubrique | Contenu |
|---|---|
| Destinataires | Le personnel du service des ventes |
| Expéditeur | M. Adil TAOUSSI, directeur commercial |
| Date | Le 15 octobre N |
| Objet | Réunion extraordinaire |
| Texte | Vous êtes convoqués à une réunion extraordinaire le jeudi 24 octobre à 13 h, salle 3, pour faire le point sur les négociations avec nos partenaires. Fin prévue vers 15 h. Votre présence est indispensable. |
L'ordre du jour liste les points dans un ordre logique (informations, puis questions à débattre, puis décisions, puis « questions diverses »), avec si possible une durée par point. Il permet à chacun de savoir si sa présence est utile, de se préparer, et il cadre les échanges.
| Échéance | Tâches |
|---|---|
| J − 1 mois | Fixer l'objectif, l'ordre du jour, la date et le lieu |
| J − 15 jours | Réserver la salle et le matériel ; convoquer les participants ; inviter les personnes extérieures |
| J − 2 jours | Liste définitive des participants ; confirmer la salle et le matériel ; préparer les dossiers |
| Jour J | Installer la salle, tester le matériel, accueillir, faire signer la liste d'émargement, distribuer les documents |
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a) La DRH veut connaître l'avis des employés sur le télétravail. b) Le directeur annonce la fusion avec une autre société. c) Chaque matin à 9 h, l'équipe informatique fait le point en 10 minutes. d) Les ventes ont baissé de 20 % : on cherche pourquoi et que faire. e) Le directeur reçoit chaque collaborateur pour son évaluation.
a) Information ascendante ; b) information descendante ; c) stand-up meeting ; d) résolution de problème ; e) one-to-one (entretien individuel).
Le directeur général de la société NOVA PLAST (Casablanca) réunit les 8 chefs de service le mardi 12 mars à 9 h 30 en salle du conseil, pour : le bilan du trimestre, le budget du séminaire annuel et le déménagement de l'entrepôt. Fin prévue à 11 h 30. Rédigez la convocation (courriel) et un ordre du jour minuté.
Objet : Convocation à la réunion des chefs de service du 12 mars. « Madame, Monsieur, vous êtes convoqué(e) à la réunion des chefs de service qui se tiendra le mardi 12 mars à 9 h 30, en salle du conseil. Vous trouverez ci-dessous l'ordre du jour. Merci de confirmer votre présence avant le 8 mars et d'apporter les chiffres de votre service. Le directeur général. »
| Horaire | Point | Intervenant |
|---|---|---|
| 9 h 30 – 9 h 40 | Accueil, approbation du compte rendu précédent | Directeur général |
| 9 h 40 – 10 h 20 | 1. Bilan du 1er trimestre | Chefs de service |
| 10 h 20 – 10 h 50 | 2. Budget du séminaire annuel | Office manager |
| 10 h 50 – 11 h 20 | 3. Déménagement de l'entrepôt : calendrier et responsables | Responsable logistique |
| 11 h 20 – 11 h 30 | Questions diverses, relevé des décisions | Tous |
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.