Outlook réunit la messagerie, le calendrier, les contacts et les tâches. Bien paramétré, il fait gagner beaucoup de temps à l'assistant(e) : classement automatique, suivis, modèles, signatures, groupes.
| Fonction | Méthode |
|---|---|
| Accusés de réception et de lecture | Nouveau message › Options › cocher Demander un accusé de réception / de lecture |
| Réponses à une autre personne | Options › Diriger les réponses vers |
| Envoi différé | Options › Différer la remise › Ne pas remettre avant (date, heure) |
| Dossier de l'élément envoyé | Options › Enregistrer l'élément envoyé dans |
| Indicateur de suivi | Clic droit sur le drapeau › Personnalisé › objet du suivi, date de début, échéance, rappel |
| Boutons de vote | Options › Utiliser les boutons de vote › Personnalisé : choix séparés par « ; » |
| Règles | Accueil › Règles › Gérer les règles et alertes › Nouvelle règle : condition (de, contient le mot…) › action (déplacer vers un dossier, envoyer une copie à…) |
| Modèle de message | Rédiger › Fichier › Enregistrer sous › Modèle Outlook (.oft) ; utiliser : Nouveaux éléments › Autres éléments › Choisir un formulaire › Modèles utilisateur |
| Signature | Fichier › Options › Courrier › Signatures › Nouveau ; QuickPart : sélectionner le texte › Insertion › QuickPart › Enregistrer la sélection |
| Mise en forme conditionnelle | Affichage › Paramètres d'affichage › Mise en forme conditionnelle › Ajouter › Police (gras, taille, couleur) › Condition |
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Tâches › Nouvelle tâche : objet, date de début, échéance, état, priorité, rappel ; Périodicité (mensuelle : le 26 de chaque mois) ; Attribuer la tâche à un collègue ; dossiers de tâches (clic droit › Nouveau dossier) pour regrouper. Dans les versions récentes, les tâches sont aussi gérées dans Microsoft To Do.
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1) Ordonnez la navigation : Courrier – Tâches – Contacts – Calendrier. 2) Créez le dossier « Factures » dans la Boîte de réception et mettez-le, avec « Éléments envoyés », dans les Favoris. 3) Boîte de réception : affichage Unique, tri par date de réception décroissante, colonnes À et Cc après De. 4) Consultez la taille de la Boîte de réception. 5) Recherchez le mot « réunion ».
1) Configurez un message : accusés de réception et de lecture, réponses dirigées vers un collègue, envoi dans trois jours à 9 h, élément envoyé enregistré dans « Dossiers spéciaux ». 2) Indicateur « Révision du rapport » : début 14/09, échéance 20/09, rappel le 19/09 à 15 h. 3) Message de vote pour choisir l'hôtel (Sofitel, Regency, Hilton). 4) Règles : messages de contact@axon.com dans le dossier « Sté Axon » ; copie à patron@nous.com de tout message envoyé à contact@axon.com ; copie à compta@nous.com des messages contenant « facture ». 5) Modèle de message de réunion, puis courrier basé sur ce modèle. 6) Signature enregistrée en QuickPart. 7) Messages contenant « paiement » ou venant de contact@axon.com en gras, grande taille, rouge.
1) Créez le contact M. John Doe (doe@test.com) et transférez-le comme carte de visite puis comme contact Outlook. 2) Créez Mme Isabel Laplante (laplante@test.com) et un groupe « Service admin » avec les deux contacts. 3) Faites un publipostage par e-mail vers ces contacts. 4) Créez la tâche « Réunion mensuelle de coordination » (corps : rappel d'envoi du courrier au comité), début 25/01/2023, périodicité le 26 de chaque mois. 5) Créez un dossier de tâches « Comité de coordination » et déplacez-y la tâche.
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.