Organiser un salon de recrutement, déménager un service, installer un nouveau logiciel de paie, lancer une campagne de communication… Ce sont des projets. L'assistant(e) ou l'Office Manager est souvent chargé(e) d'en organiser une partie, voire de les piloter. Gérer un projet commence par bien comprendre le mandat : ce qu'on attend, dans quelles limites.
Un ensemble d'activités coordonnées, avec une date de début et une date de fin, mené pour atteindre un objectif précis (un résultat unique), dans des contraintes de délai, de coût et de qualité.
| Caractéristique | Explication |
|---|---|
| Objectif précis | Un résultat attendu, mesurable (ex. recruter 5 commerciaux avant le 30 juin) |
| Temporaire | Un début et une fin : le projet s'arrête quand l'objectif est atteint |
| Unique | Chaque projet est différent (contrairement aux tâches répétitives de l'activité courante) |
| Contraintes | Délai, budget, qualité, ressources (le « triangle » coût – délai – qualité) |
| Plusieurs acteurs | Une équipe projet, un chef de projet, un commanditaire, des utilisateurs |
| Risques | Des incertitudes à anticiper |
Si l'on modifie l'une des trois contraintes, les autres sont touchées : raccourcir le délai coûte souvent plus cher ou réduit la qualité.
| Acteur | Rôle |
|---|---|
| Le commanditaire (maître d'ouvrage) | Celui qui demande le projet, le finance et valide le résultat (ex. la direction générale) |
| Le chef de projet | Pilote le projet : planifie, coordonne l'équipe, suit les délais et le budget, rend compte |
| L'équipe projet | Réalise les tâches |
| Les utilisateurs | Ceux qui utiliseront le résultat (salariés, clients) |
| Les prestataires (maître d'œuvre) | Fournisseurs ou sous-traitants qui réalisent une partie du projet |
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Les objectifs doivent être SMART : spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels. On distingue l'objectif général (la finalité) et les objectifs spécifiques (les résultats concrets qui y mènent).
Le périmètre précise ce qui est inclus dans le projet et ce qui est exclu : services concernés, activités, livrables. Il évite que le projet grossisse sans contrôle.
| Inclus dans le projet « nouveau logiciel de paie » | Exclu du projet |
|---|---|
| Choix du logiciel, paramétrage, reprise des données des salariés, formation du service paie | Changement du logiciel de comptabilité, révision de la grille des salaires |
Les limites (contraintes) du projet sont : un budget limité, des ressources (personnes, matériel, temps) limitées, la complexité, la résistance au changement des salariés, et des facteurs externes (lois et règlements, conjoncture).
Un projet doit respecter les lois en vigueur et les règles de l'entreprise. Pour un projet touchant le personnel au Maroc : le Code du travail (loi 65-99 : durée du travail, non-discrimination, santé et sécurité, représentants du personnel), la réglementation de la CNSS et de l'AMO, la loi 09-08 sur la protection des données personnelles (pour toute base de données sur les salariés ou les clients), ainsi que le règlement intérieur et les règles d'éthique de l'entreprise.
Le manuel cite des lois étrangères (« loi sur les normes du travail », « loi sur l'équité en matière d'emploi », « loi sur l'accessibilité ») qui n'existent pas sous ce nom au Maroc ; elles sont remplacées ici par les textes marocains correspondants.
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Classez : (a) payer les salaires chaque mois ; (b) organiser le séminaire annuel des cadres ; (c) installer un logiciel de gestion du courrier ; (d) répondre aux appels des clients ; (e) déménager le siège à Rabat ; (f) classer le courrier quotidien.
| Projet (unique, début et fin, objectif précis) | Activité courante (répétitive) |
|---|---|
| (b), (c), (e) | (a), (d), (f) |
La direction vous confie l'organisation d'une journée « portes ouvertes » pour recruter des stagiaires. Répondez : objectif principal, objectifs spécifiques SMART, périmètre (inclus / exclu), ressources nécessaires, délai, risques, présentation des résultats.
| Élément | Réponse proposée |
|---|---|
| Objectif principal | Attirer des candidats de qualité pour les stages de l'été |
| Objectifs SMART | Accueillir 150 visiteurs le 15 avril ; recevoir 60 candidatures ; signer 12 conventions de stage avant le 15 mai |
| Périmètre inclus | Communication (réseaux sociaux, écoles), accueil, présentation des métiers, entretiens rapides, collecte des CV |
| Périmètre exclu | Recrutement de salariés permanents, organisation des stages eux-mêmes |
| Ressources | 3 personnes de la DRH, la salle de réunion, un budget de 15 000 DH (affiches, collations, badges) |
| Délai | 6 semaines de préparation, événement le 15 avril, bilan avant le 30 avril |
| Risques | Faible participation, indisponibilité des managers, retard des supports imprimés |
| Résultats | Rapport de bilan à la DRH : nombre de visiteurs, de candidatures et de stagiaires retenus, coût par stagiaire |
Le directeur veut que l'installation du nouveau logiciel soit terminée en 1 mois au lieu de 2, sans augmenter le budget. Quelles conséquences possibles ? Que lui proposez-vous ?
Raccourcir le délai sans budget supplémentaire risque de réduire la qualité (tests insuffisants, formation bâclée, erreurs de paie). Propositions : soit augmenter le budget (prestataire supplémentaire, heures supplémentaires), soit réduire le périmètre (installer d'abord le module paie, les autres modules plus tard), soit garder le délai initial.
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.