Plus de 90 % des personnes actives estiment manquer de temps : c'est souvent le signe d'une mauvaise organisation. Mieux gérer son temps permet de résoudre des problèmes, de réduire les tensions et le stress.
C'est organiser son activité pour que le temps disponible soit utilisé de façon rationnelle et optimale. Le temps ne s'accumule pas, ne se multiplie pas, ne se transmet pas : il s'écoule de façon régulière et irréversible.
Une bonne gestion du temps permet de : se consacrer à l'important ; agir au lieu de subir ; se protéger du stress ; garder du temps libre.
| Origine | Exemples |
|---|---|
| Personnels | Télévision et téléphone, visites imprévues, transports, formalités administratives, bavardages, absence d'objectifs |
| Professionnels | Réunions trop longues, appels téléphoniques, visites imprévues de collègues, urgences, rédaction de documents, recherche de documents |
| Les 4 règles d'or | Principes fondamentaux |
|---|---|
| Planifier · Organiser · Déléguer · Contrôler | Fixer des objectifs ; déléguer ; planifier ; contrôler ; organiser ; gérer les « trous » ; savoir dire « non » ; tenir un agenda |
Un objectif opérationnel précise : l'échéance, le ou les responsables, le verbe d'action et le résultat précis à atteindre.
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| Activité | Décision |
|---|---|
| Importante et urgente | À faire tout de suite, soi-même |
| Importante mais pas urgente | À planifier (date dans l'agenda) |
| Urgente mais pas importante | À déléguer |
| Ni importante ni urgente | À reporter ou à refuser |
Pour chaque activité : évaluer le temps nécessaire et fixer une date d'échéance.
| Étape | Action |
|---|---|
| 1 | Choisir la personne à qui confier la tâche |
| 2 | Préparer la rencontre de délégation (objectif, moyens, délais, contrôle) |
| 3 | Rencontrer la personne et lui confier la mission |
| 4 | Assurer le suivi avec les moyens de contrôle prévus |
| Règle | Contenu |
|---|---|
| N.E.R.A.C. | Noter les activités à accomplir ; Évaluer leur durée ; Réserver du temps pour les imprévus ; Arbitrer par priorité (abréger, déléguer) ; Contrôler la réalisation (reporter ce qui n'est pas fini) |
| Loi de Pareto (20/80) | 20 % des activités produisent 80 % des résultats : il faut se concentrer sur les activités à haut rendement (pour un vendeur : les 20 % de clients qui font 80 % du CA) |
Planifier, c'est gagner du temps plus tard ; fixer ses priorités ; bien faire du premier coup ; déléguer tout ce qui peut l'être ; raccourcir les réunions ; filtrer et regrouper les appels ; rédiger des comptes rendus concis. Outils : journal du temps, agenda, fiche entretien, méthode des trois bacs (à traiter, à classer, à jeter).
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Le chef des ventes a ces tâches aujourd'hui :
| Tâche | Importante ? | Urgente ? | Décision |
|---|---|---|---|
| 1 | Oui | Oui | À faire tout de suite |
| 2 | Oui | Non | À planifier |
| 3 | Non | Non | À reporter ou refuser |
| 4 | Non (pour lui) | Oui | À déléguer à l'assistante commerciale |
Un vendeur a 200 clients. Les 40 plus gros réalisent 1 600 000 DH sur un CA total de 2 000 000 DH.
TAF : Vérifiez la loi de Pareto et tirez-en une conséquence pour l'organisation des visites.
| Élément | Calcul | Résultat |
|---|---|---|
| Part des clients | 40 ÷ 200 | 20 % |
| Part du CA | 1 600 000 ÷ 2 000 000 | 80 % |
La loi 20/80 est vérifiée : le vendeur doit visiter plus souvent ces 40 clients et traiter les petits clients par téléphone ou par des visites moins fréquentes.
Un commercial passe 1 heure par jour sur les réseaux sociaux, accepte toutes les réunions même inutiles et répond au téléphone pendant ses rendez-vous clients.
TAF : Identifiez les voleurs de temps et proposez une solution pour chacun.
| Voleur de temps | Solution |
|---|---|
| Réseaux sociaux (personnel) | Couper les notifications pendant le travail ; réserver un moment précis |
| Réunions inutiles (professionnel) | Savoir dire « non » ; demander l'ordre du jour ; réunions courtes |
| Téléphone pendant les rendez-vous | Filtrer et regrouper les appels ; rappeler à heure fixe |
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.