On attribue à chaque dossier un numéro, dans l'ordre croissant, selon son ordre d'arrivée. Pour retrouver un dossier par son nom, il faut tenir un répertoire alphabétique qui renvoie au numéro.
| Liste numérique (ordre d'arrivée) | Répertoire alphabétique |
|---|---|
| 1 Établissements Bouarfa 2 École de « l'Avenir » 3 Café Bachir 4 École Bichri 5 Parfumerie Al Massira | AL MASSIRA (Parfumerie) → 5 AVENIR » (École de « l') → 2 BACHIR (Café) → 3 BICHRI (École) → 4 BOUARFA (Établissements) → 1 |
On range les documents par sujet, en partant des thèmes généraux vers les sous-thèmes ; à l'intérieur de chaque thème, on classe par ordre alphabétique. Exemple : Sciences appliquées → Agriculture-élevage, Industrie, Sciences commerciales, Sciences médicales (→ Neurologie, Pédiatrie).
On classe par zone géographique (pays, région, ville) ; dans chaque zone, les rubriques sont classées alphabétiquement. Utilisé par les services commerciaux, les agences, la presse.
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C'est un classement numérique par date : date de réception d'un document reçu, date d'émission d'un document envoyé. Dans un dossier, on place souvent le document le plus récent au-dessus. Exemple : les revues de janvier à décembre.
Il combine l'alphabétique et le numérique : on regroupe les rubriques par lettre (lettre du mot directeur), puis, à l'intérieur de chaque lettre, on attribue un numéro selon l'ordre d'arrivée (A1, A2, B1…).
Il combine le classement par sujet et le classement numérique : l'ensemble est divisé en 10 classes (0 à 9), chaque classe en 10 sous-classes, etc. Plus le nombre est long, plus le sujet est précis. Exemple : le plan comptable (classe 2 → compte 21 → compte 213…) ou la classification des bibliothèques.
| Ordre | Avantages | Inconvénients | Utilisations |
|---|---|---|---|
| Alphabétique | Simple, rapide, extensible | Lent pour les gros fichiers, renvois nombreux | Correspondance |
| Numérique | Simple, sûr, discret (confidentiel) | Répertoire alphabétique obligatoire, recherche plus lente | Commandes, factures, pièces comptables |
| Idéologique | Adapté à la recherche documentaire | Organisation longue, renvois nécessaires | Documentation, bibliothèque |
| Chronologique | Simple, le plus récent est visible | Recherche difficile sans la date | Journaux, revues, relevés bancaires |
| Alphanumérique | Assez sûr, rapide, discret | Répertoire par lettre nécessaire | Clients, fournisseurs |
| Géographique | Simple, précis, extensible | Il faut connaître le lieu | Services commerciaux, agences, presse |
| Décimal | Extensible, codification facile, regroupement logique | Organisation longue, plan codifié indispensable | Plan comptable, bibliothèques |
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Le dernier dossier classé porte le n° 525. Voici, dans l'ordre d'arrivée, les nouveaux clients : Compagnie de produits céramiques ; Antiquité originale ; Compagnie des transports réunis ; Société régionale d'alimentation ; Garage Balzac ; Établissement Louis Guillaud et Cie ; Comptoir thermique européen ; Pâtisserie « Au Soleil d'Or » ; Hôtel des Deux Dauphins. Établissez la liste numérique et le répertoire alphabétique.
Liste numérique : 526 Produits céramiques ; 527 Antiquité originale ; 528 Transports réunis ; 529 Alimentation ; 530 Garage Balzac ; 531 Louis Guillaud ; 532 Comptoir thermique ; 533 Soleil d'Or ; 534 Deux Dauphins.
| Répertoire alphabétique | N° |
|---|---|
| ALIMENTATION (Société régionale d') | 529 |
| ANTIQUITÉ originale | 527 |
| BALZAC (Garage) | 530 |
| COMPTOIR thermique européen | 532 |
| DEUX Dauphins (Hôtel des) | 534 |
| GUILLAUD et Cie (Établissement Louis) | 531 |
| PRODUITS céramiques (Compagnie de) | 526 |
| SOLEIL d'Or » (Pâtisserie « Au) | 533 |
| TRANSPORTS réunis (Compagnie des) | 528 |
Le dossier « Au Palais des Bijoux » (arrivé le 23/07/10) porte le n° 710. Numérotez les autres selon leur date d'arrivée et faites le répertoire : 16/10/10 Grand Magasin aux Cent Mille Petites Choses ; 08/09/12 Compagnie financière administrative ; 13/12/10 Régie des Tabacs ; 26/02/11 Grand Hôtel des Voyageurs ; 14/11/10 Papeterie du Nord ; 29/10/10 Lycée Mohammed V ; 31/12/11 Saint-Germain, tout pour la mode ; 28/08/12 La Gaminerie ; 04/08/11 Café-restaurant « À l'Agneau blanc ».
Numéros : 710 Palais des Bijoux (23/07/10) ; 711 Cent Mille (16/10/10) ; 712 Lycée Mohammed V (29/10/10) ; 713 Papeterie du Nord (14/11/10) ; 714 Régie des Tabacs (13/12/10) ; 715 Grand Hôtel des Voyageurs (26/02/11) ; 716 Agneau blanc (04/08/11) ; 717 Saint-Germain (31/12/11) ; 718 La Gaminerie (28/08/12) ; 719 Compagnie financière (08/09/12).
| Répertoire alphabétique | N° |
|---|---|
| AGNEAU blanc » (Café-restaurant « À l') | 716 |
| CENT Mille Petites Choses (Grand Magasin aux) | 711 |
| COMPAGNIE financière administrative | 719 |
| GAMINERIE (La) | 718 |
| HÔTEL des Voyageurs (Grand) | 715 |
| MOHAMMED V (Lycée) | 712 |
| NORD (Papeterie du) | 713 |
| PALAIS des Bijoux (Au) | 710 |
| RÉGIE des Tabacs | 714 |
| SAINT-GERMAIN, tout pour la mode | 717 |
« Grand Hôtel des Voyageurs » : l'adjectif est suivi de deux noms communs, le mot directeur est donc HÔTEL. « Cent » est un adjectif numéral.
Faites un plan de classement de la documentation « Installation et ameublement du bureau » : insonorisation, siège, cloisons mobiles, éclairage, dossiers, répertoires, rayonnages, revêtement, fiches, fichiers, bureau, tables, classeurs, ventilation.
Vous êtes secrétaire à la société BATAOUI. Classez les lettres reçues en dossiers individuels, dans l'ordre chronologique : 10/01 Loubna ; 14/03 Ets « Le Chauffage » ; 29/04 Ets « Le Chauffage » ; 09/04 Loubna ; 06/01 Maison « Art et Déco » ; 06/01 Maison « Le Jardin » ; 18/02 Loubna ; 19/03 « Art et Déco » ; 18/02 « Le Jardin » ; 10/03 Gebrane ; 12/04 Gebrane ; 10/03 « Art et Déco » ; 29/04 « Le Jardin ».
Les dossiers sont classés par ordre alphabétique ; dans chaque dossier, la lettre la plus récente est placée au-dessus.
Classez : Société industrielle gazière, Meknès ; Office national de l'électricité, Rabat ; Bijouterie « Au Diamant bleu », Casablanca ; Union marocaine du travail, Rabat ; Compagnie civile d'ameublement, Safi ; Coopérative ouvrière, Casablanca ; Établissement La Fayette et Fils, Safi.
Vous êtes secrétaire à l'assurance YASMINE (Casablanca). Classez par ordre alphanumérique (le numéro suit la date de création) : Atelier d'art chinois (10/12/08) ; La Grande Galerie de la ville (30/05/11) ; Acoustique médicale « Le Sourd » (25/10/09) ; La Générale de surveillance (17/04/07) ; Horlogerie Saint-Hilaire (20/12/09) ; Société générale pâtissière (19/11/10) ; Grande Biscuiterie libanaise (02/11/11) ; Compagnie générale Aït Ali (24/09/09) ; Hôtel Lalla Fatima-Zohra (21/10/10).
« Grande Galerie de la ville » : l'adjectif est suivi de plusieurs noms communs → GALERIE ; « Grande Biscuiterie libanaise » : un seul nom commun → GRANDE.
Rangez ces comptes dans leur classe : 43 État ; 21 Immobilisations ; 40 Fournisseurs ; 16 Emprunts ; 10 Capital ; 35 Produits finis ; 214 Matériel et outillage ; 41 Clients ; 30 Marchandises ; 42 Personnel ; 210 Terrains ; 11 Réserves ; 212 Constructions ; 31 Matières premières ; 215 Matériel de transport ; 37 Emballages.
| Classe 1 | Classe 2 | Classe 3 | Classe 4 |
|---|---|---|---|
| 10 Capital 11 Réserves 16 Emprunts | 21 Immobilisations 210 Terrains 212 Constructions 214 Matériel et outillage 215 Matériel de transport | 30 Marchandises 31 Matières premières 35 Produits finis 37 Emballages | 40 Fournisseurs 41 Clients 42 Personnel 43 État |
Le premier chiffre donne la classe ; chaque chiffre ajouté précise le sujet (21 → 210, 212…).
Lors d'un salon de l'équipement de bureau, vous avez recueilli la documentation de ces exposants : Assman (machines à dicter) ; Buroguid (mobilier modulaire) ; Strafor (plannings) ; Rank Xerox (copieurs) ; Matbois (bureaux bois) ; Gestetner (photocopieurs) ; Olivetti (ordinateurs) ; Ronéo (photocopieurs) ; NEC (ordinateurs) ; Géant (machines à dicter) ; Mobifax (mobilier modulaire). Quel ordre choisir ? Classez.
On cherchera surtout un type de matériel : ordre idéologique (par matériel), puis alphabétique à l'intérieur.
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.