L'ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen ou long terme des informations, afin de pouvoir les exploiter plus tard, jusqu'à leur destruction éventuelle.
Les archives sont tous les documents produits ou reçus par l'entreprise pendant son activité, quel que soit leur support (papier, photo, données électroniques). Elles retracent son activité économique et sociale.
| Type d'archives | Contenu |
|---|---|
| Courantes (actives) | Documents utiles aux affaires courantes |
| Intermédiaires (semi-actives) | Documents gardés pour des besoins administratifs ou juridiques |
| Définitives | Documents conservés pour toujours, pour leur valeur historique |
L'archivage n'est donc pas un simple stockage : c'est une politique qui suit le document de sa création à sa destruction.
Un système d'archivage efficace repose sur une politique d'archivage (règles de conservation, droits d'accès) et un plan de classement. La norme internationale ISO 15489 (gestion des documents d'activité) encadre le choix du plan de classement, la sécurité des documents et leur gestion par le service d'archives.
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Supports : disques durs, bandes et cartouches magnétiques, disques optiques, disques WORM (écriture une seule fois), serveurs et cloud. Avantages : économique, peu de papier, forte sécurité, information fournie rapidement.
Régulièrement, selon l'accroissement des dossiers, et surtout lors d'un changement de personnel, d'une réorganisation de service, d'un déménagement ou quand les locaux deviennent insalubres.
Un SAE conserve les documents numériques finalisés sur le long terme, sans modification possible, pour pouvoir les présenter comme preuve, par exemple devant un tribunal. Il repose sur 5 axes :
| Axe | Signification |
|---|---|
| Pérennité | Le document reste lisible pendant toute la durée prévue (formats durables, migrations de supports). |
| Intégrité | On peut prouver qu'il n'a pas été modifié (empreinte, horodatage, journal des opérations). |
| Confidentialité | Seules les personnes autorisées y accèdent (cloisonnement, habilitations : ex. seuls les RH voient les dossiers du personnel). |
| Disponibilité | Les utilisateurs retrouvent facilement les documents (indexation, arborescence). |
| Réversibilité | L'entreprise peut récupérer tous ses documents si elle change de système ou de prestataire. |
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Vous devez archiver les dossiers clients 2022. Ils sont dans des classeurs à anneaux, avec des pochettes plastiques et des factures agrafées. Que faites-vous ?
Remettez dans l'ordre : catalogage ; numérisation ; dépoussiérage ; conditionnement ; classement.
1. Dépoussiérage → 2. Classement → 3. Conditionnement → 4. Catalogage → 5. Numérisation.
Quel axe est concerné ? (a) Un contrat signé en 2015 doit encore pouvoir s'ouvrir en 2035 ; (b) le service paie ne doit pas voir les dossiers médicaux ; (c) on prouve qu'une facture archivée n'a pas été modifiée ; (d) l'entreprise change de prestataire et récupère toutes ses archives ; (e) un commercial retrouve un devis en 10 secondes grâce aux mots-clés.
(a) Pérennité ; (b) confidentialité ; (c) intégrité ; (d) réversibilité ; (e) disponibilité.
L'entreprise Atlas Distribution va déménager dans de nouveaux locaux et une nouvelle assistante remplace l'ancienne. Pourquoi est-ce le bon moment pour archiver ? Citez deux autres occasions.
Le déménagement oblige à trier (on ne transporte pas l'inutile) et le changement de personnel impose que la remplaçante retrouve des dossiers en ordre. Autres occasions : la réorganisation d'un service et des locaux devenus insalubres.
Un client signe un contrat en ligne avec une signature numérique. Quelles garanties cela apporte-t-il à l'entreprise ?
L'authenticité (c'est bien ce client qui a signé), l'intégrité (le contrat n'a pas été modifié après signature) et le consentement du signataire ; elle protège contre la falsification et l'usurpation d'identité, et sert de preuve.
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.