L'e-mail et la lettre

1. L'e-mail (courriel)

Moyen d'échange le plus utilisé au travail : simple, rapide, efficace. Même s'il est moins formel qu'une lettre, il reste un écrit professionnel. Règle d'or : c'est le profil du destinataire qui détermine les choix de rédaction.

a) L'objet : 5 à 7 mots

C'est la première chose lue : il doit être clair, bref et explicite. Un e-mail sans objet ressemble à un spam ; un e-mail = un seul objet.

b) La formule d'appel et la première phrase

• « Bonjour Marie » (collègue) ; « Bonjour Madame » (cliente) ; « Madame la Directrice » (supérieure) ; « Madame, Monsieur » (destinataire inconnu).
• Premier contact : « Je me permets de vous adresser… », « Vous trouverez ci-joint… ».
• Relation existante : « Comme convenu lors de notre rencontre… », « Pour faire suite à notre entretien… ».

c) Le corps : la pyramide inversée

Commencer par l'information principale, puis les autres par ordre d'importance décroissante. Un paragraphe par idée (3 à 4 lignes), 4 paragraphes au maximum, des phrases courtes reliées par des mots de liaison, un langage courant et professionnel. Beaucoup d'e-mails sont lus sur smartphone : la brièveté compte.

d) La formule de politesse et la signature

Toujours une formule de courtoisie adaptée : « Cordialement », « Bien cordialement », « Sincères salutations ». « Bises », « À+ » sont réservés aux proches. La signature comprend le prénom, le nom, la fonction et un numéro de téléphone.

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2. La lettre professionnelle

Communication écrite par laquelle le signataire fait savoir quelque chose à un destinataire, souvent extérieur à l'entreprise. Le style est clair, concis, objectif, courtois et logique ; l'entreprise écrit souvent au « nous ».

Les éléments d'une lettre

1. En-tête de l'expéditeur (nom, adresse, téléphone, e-mail) ;
2. Destinataire (nom, fonction, adresse) ;
3. Lieu et date (« Casablanca, le 12 mars 2025 ») ;
4. Références et objet ; pièces jointes (« P.J. : facture n° 245 ») ;
5. Titre de civilité (« Madame, », « Monsieur le Directeur, ») ;
6. Corps : introduction (rappel de la situation), développement, conclusion (ce qu'on attend) ;
7. Formule de politesse qui reprend le titre de civilité ;
8. Signature : prénom, nom et fonction.

Quelques types de lettres

• Lettre de réclamation : rappeler les faits (commande, date, références), décrire le problème, formuler une demande précise (remplacement, remboursement, délai).
• Réponse à une réclamation : remercier, reconnaître le problème (ou expliquer), proposer une solution, s'excuser et rassurer.
• Lettre de motivation : Vous (l'entreprise) — Moi (mes atouts) — Nous (ce que nous ferons ensemble, demande d'entretien).

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