Chapitre 2

Préparer un écrit et bien rédiger

Cours

Avant d'écrire, il faut préparer : un texte bien rédigé mais mal pensé ne communique pas. La préparation se fait en quatre étapes.

1. Définir un objectif clair

Que voulez-vous obtenir ? Présenter des résultats, transmettre une position, faire une réclamation, informer ou former, solliciter une information ou une action, donner des instructions. L'objectif guide le choix du support (on n'envoie pas une lettre pour demander l'heure d'une réunion à un collègue) et du ton (on n'écrit pas de la même façon une demande et une réponse à une réclamation).

2. Identifier la cible

Destinataires internes	Destinataires externes
Rapports internes, e-mails de consignes, notes d'instruction, informations sur l'intranet ou la messagerie interne	Lettres, e-mails, communiqués de presse, publicités, publications sur le site et les réseaux sociaux

Personnalisez l'écrit, surtout la formule d'appel, selon le destinataire.

3. Choisir le format le plus pertinent

Note de service, note d'information, note d'analyse, note de synthèse, compte rendu, e-mail, rapport… Chaque écrit sert à une chose précise : il faut le nommer correctement pour que chacun sache ce qu'on attend de lui.

4. Structurer et hiérarchiser l'information

1. Rassemblertoutes les informations

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2. Sélectionnerce qui est utile au lecteur

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3. Ordonnerdans un plan

Rassembler toutes les informations sur le sujet ;
Sélectionner seulement celles qui sont utiles au destinataire ;
Être concis et informatif ;
Adapter le vocabulaire au niveau du lecteur (pas de jargon, ou bien l'expliquer) ;
Ordonner les idées dans un plan.

Type de plan	Utilisation
Chronologique	Raconter des faits dans l'ordre (compte rendu, accident)
Thématique	Examiner un sujet sous plusieurs angles
Argumentatif	Convaincre un lecteur qui ne partage pas notre solution

5. Les règles d'une rédaction efficace

Choisir des verbes précis plutôt que des tournures lourdes : « j'ai eu recours à la justice » → « j'ai saisi la justice ».
Éviter « il y a » : « Il y a un nouveau règlement pour les travaux pénibles » → « Un nouveau règlement encadre les travaux pénibles ».
Supprimer les répétitions inutiles (pléonasmes) : « se réunir ensemble », « prévoir à l'avance », « optimiser au maximum ».
Préférer la forme positive : « Je ne pourrai pas vous recevoir avant le 17 mai » → « Je pourrai vous recevoir à partir du 17 mai ».
Être précis : « bientôt » → « le 12 mars » ; « le matériel informatique » → « les ordinateurs du service comptable ».
Des phrases courtes, une idée par paragraphe, des mots de liaison.

À retenir

Objectif → cible → format → plan. Puis rédiger court, précis, positif, sans répétitions, et se relire.

Exercices

Exercice 1 : Des verbes plus précis

Remplacez la tournure par un verbe : (a) J'attache de l'intérêt à ce projet. (b) Je vous donnerai avis de ma décision. (c) Mon chef m'a opposé un refus. (d) Je statuerai sur la fixation de la date. (e) Je réserve à votre demande une suite favorable.