Dans un point de vente comme dans toute entreprise commerciale, chaque vente ou chaque achat laisse une trace écrite : ces documents commerciaux servent de preuve, permettent de contrôler les opérations et de les enregistrer en comptabilité. Ce chapitre suit la commande depuis la recherche d'un fournisseur jusqu'à sa préparation.
Intention, verbale ou écrite, d'engager une transaction commerciale portant sur des produits ou des services déterminés.
| Document | Émis par | Définition |
|---|---|---|
| Demande de prix / appel d'offres | L'acheteur | Document (souvent une lettre) par lequel l'acheteur demande à plusieurs fournisseurs une proposition chiffrée répondant à son besoin décrit en détail (cahier des charges) |
| Offre de prix | Le vendeur | Document par lequel le vendeur fait connaître à quel prix et à quelles conditions il est disposé à vendre |
| Devis | Le vendeur | Description détaillée et chiffrée d'une prestation ou d'une fourniture ; le vendeur s'engage sur les prix et délais pendant sa durée de validité |
L'appel d'offres précise : la description et les caractéristiques des produits (quantités, qualité, dimensions…), les documents joints, le délai de réponse et la présentation attendue de l'offre (prix unitaire, modalités et délais de paiement, délai et modalités de livraison, conditions générales de vente).
L'offre de prix est spontanée (envoyée sans demande : catalogue, publicité) ou provoquée (réponse à une demande du client). Ses conditions sont générales (valables pour tous les clients : qualité, quantité, prix, paiement, livraison) ou particulières (négociées avec certains clients).
Mentions d'un devis : le mot « Devis », sa date et sa durée de validité, l'identité du vendeur et de l'acheteur, la désignation, la quantité et le prix de chaque élément, les montants HT, la TVA et le TTC, la date de début et la durée de la prestation, les conditions de vente et de paiement.
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Le tableau comparatif des offres est un document interne qui permet de retenir le fournisseur offrant les conditions les plus avantageuses selon les critères d'achat. On compare :
| Critère | Ce qu'il faut examiner |
|---|---|
| Prix | Unité de vente (pièce, carton), prix unitaire, remises (régulières selon le montant ou la fréquence, exceptionnelles), escompte (paiement comptant), ristourne (sur le chiffre d'affaires) |
| Livraison | Qui livre ? « Par nos soins » (le fournisseur), « enlevé à nos entrepôts » (le client), « par transporteur » |
| Risques du transport | Départ : les marchandises voyagent aux risques du client ; arrivée : aux risques du fournisseur |
| Frais de transport | Franco de port ou port payé : payés par le fournisseur ; port dû : payés par le client ; port forfaitaire (montant fixé) ou port débours (coût réel refacturé) |
| Paiement | Au comptant (immédiat), à crédit (30, 60, 90 jours…), à vue (sur présentation) |
| Autres | Délai de livraison, qualité, fiabilité et proximité du fournisseur |
Une grande surface prépare une opération promotionnelle : 300 tables à repasser premier prix, prix maximum 77 DH HT l'unité, livraison au plus tard le 30/12, paiement à 60 jours au moins. Offres reçues (TVA 20 %) : SALBEX (fournisseur habituel) : 80 DH HT, remise 5 % dès 100 pièces et 7 % dès 250 pièces, franco de port, livré par ses soins, paiement à 90 jours, délai 2 semaines ; RINIUS (nouveau) : 79 DH HT, remise 5 % dès 200 pièces et 7 % dès 400 pièces, livraison par transporteur facturée 1 % du montant HT, paiement à 60 jours, délai 3 semaines.
| Élément | SALBEX | RINIUS |
|---|---|---|
| Prix unitaire brut HT | 80,00 | 79,00 |
| Remise | 7 % (300 ≥ 250) | 5 % (300 < 400) |
| Prix unitaire net HT | 74,40 | 75,05 |
| Montant net HT (300 pièces) | 22 320,00 | 22 515,00 |
| Montant TTC | 26 784,00 | 27 018,00 |
| Frais de livraison HT / TTC | 0 (franco) | 225,15 / 270,18 |
| Net à payer TTC | 26 784,00 | 27 288,18 |
| Délai de paiement | 90 jours | 60 jours |
| Délai de livraison | 2 semaines | 3 semaines |
Choix : SALBEX : prix net inférieur au maximum (74,40 < 77 DH), coût total le plus bas, franco de port, délai de paiement plus long, fournisseur connu pour son sérieux.
| Question | Bon de commande | Bulletin de commande |
|---|---|---|
| Qui crée le document ? | Le client (à son en-tête) | Le fournisseur (joint à son catalogue) |
| Qui le remplit ? | Le client | Le client |
| Comment ? | Il inscrit les références, quantités et prix unitaires, puis signe | Il coche les articles, précise les quantités, signe |
| Avantages | Très détaillé | Rapide, évite les erreurs |
| Inconvénients | Long, risque d'erreurs | Peu détaillé |
Le bon de commande constitue un engagement juridique et financier. Il offre une protection juridique (preuve de ce qui a été commandé), facilite le suivi des commandes et le rapprochement avec le bon de livraison et la facture (piste d'audit), et accélère le traitement par le fournisseur. Il comporte : l'en-tête (identité de l'acheteur et du fournisseur, numéro, date, conditions de vente : livraison, transport, paiement, remise, escompte, TVA) et le corps (référence, désignation, unité, quantité, prix unitaire HT, montant), puis la signature.
Préparer une commande, c'est prélever les bons articles, en bonne quantité, les regrouper et les expédier au bon client. Elle conditionne la satisfaction du client et l'image de l'entreprise.
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L'entreprise MOBLANC (Rabat) adresse le 20/10/N l'appel d'offres n° 27 à l'entreprise MARCH (Casablanca) : 100 paquets de AAA, 50 de BBB et 25 de CCC, livraison impérative le 15/11/N, réponse avant le 05/11/N. 1) Qui est l'expéditeur, qui est le destinataire ? 2) À quoi sert un appel d'offres ? 3) La réponse de MARCH sera-t-elle une offre spontanée ou provoquée ? Qui l'établit ? 4) Rédigez le corps de l'offre de prix n° 31 du 25/10/N : livraison 2 jours après réception du bon de commande, transport assuré et payé par le vendeur, remise de 2 % sur toute commande, paiement à 30 jours fin de mois.
La société MM BUREAU adresse à l'entreprise ACTA son offre de prix n° 32 : ramette blanche 500,00 DH HT le carton de 100 ; ramettes bleue et rose 585,00 DH HT le carton ; enveloppes à fenêtre 35,00 DH HT le paquet de 10 ; remise 5 % pour toute commande ≥ 10 000 DH ; escompte 3 % pour paiement comptant ; livraison 10 jours après réception de la commande, franco ; paiement par chèque à 45 jours fin de mois ; TVA 20 %. ACTA commande le 16/01/N : 10 cartons blancs, 5 roses, 5 bleus, 10 paquets d'enveloppes. 1) Qui établit l'offre, qui passe la commande ? 2) Établissez le corps du bon de commande n° 16 et calculez le montant HT.
1) L'offre est établie par le vendeur (MM BUREAU) ; la commande est passée par l'acheteur (ACTA).
| Référence | Désignation | Unité | Quantité | Prix unitaire HT | Montant HT |
|---|---|---|---|---|---|
| 5001 | Ramette blanche | Carton de 100 | 10 | 500,00 | 5 000,00 |
| 5212 | Ramette rose | Carton de 100 | 5 | 585,00 | 2 925,00 |
| 4124 | Ramette bleue | Carton de 100 | 5 | 585,00 | 2 925,00 |
| AC3 | Enveloppes à fenêtre | Paquet de 10 | 10 | 35,00 | 350,00 |
| 11 200,00 |
Conditions à reporter : remise 5 % (commande ≥ 10 000 DH), escompte 3 % si paiement comptant, livraison 10 jours après réception, franco de port, chèque à 45 jours fin de mois, TVA 20 %.
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.