Cette deuxième partie de Word traite des documents longs et des documents produits en série : sections, publipostage, formulaires, macros, protection et révision.
Affichage › Fenêtre : Nouvelle fenêtre (deux vues du même document), Réorganiser tout, Fractionner (deux parties du même document à l'écran), Côte à côte avec Défilement synchrone pour comparer deux documents.
Fusion d'un document principal (lettre type, étiquettes, e-mail) avec une source de données (tableau Excel, liste Outlook) pour produire automatiquement un document personnalisé par destinataire. Les champs de fusion «Nom», «Adresse»… sont remplacés par les données de chaque ligne.
On peut filtrer ou trier les destinataires (Modifier la liste de destinataires) et ajouter des règles (Règles › Si… Alors… Sinon).
Partie d'un document qui peut avoir sa propre mise en page : orientation, marges, colonnes, en-tête et pied de page, numérotation. On la crée par Mise en page › Sauts › Saut de section (Page suivante, Continu, Page paire, Page impaire).
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Afficher l'onglet Développeur (Fichier › Options › Personnaliser le ruban › cocher Développeur). Groupe Contrôles : contrôle de texte, liste déroulante, case à cocher, sélecteur de date, contrôle d'image. Propriétés : nom, éléments de la liste. Pour que l'utilisateur ne remplisse que les zones : Développeur › Restreindre la modification › « Remplissage de formulaires » › Activer la protection.
Suite d'actions enregistrée sous un nom et rejouée en un clic ou un raccourci clavier, pour automatiser une tâche répétitive. Le document doit être enregistré au format .docm (prenant en charge les macros) si la macro est stockée dans le document.
Affichage › Macros › Enregistrer une macro › Nom (sans espace) › attribuer à un bouton (barre d'accès rapide) ou au clavier › réaliser les actions › Arrêter l'enregistrement. Exécuter : Affichage › Macros › Afficher les macros › Exécuter.
| Action | Méthode |
|---|---|
| Mot de passe à l'ouverture | Fichier › Informations › Protéger le document › Chiffrer avec mot de passe ; pour l'enlever, même chemin et effacer le mot de passe |
| Restreindre la modification | Révision › Protéger › Restreindre la modification |
| Suivi des modifications | Révision › Suivi des modifications (activé) : chaque ajout ou suppression est marqué |
| Accepter / refuser | Révision › Modifications › Accepter ou Refuser (une par une ou toutes) |
| Commentaires | Révision › Nouveau commentaire |
| Comparer deux versions | Révision › Comparer |
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Dans Excel, créez la liste : Titre court (M., Mme), Titre long (Monsieur, Madame), Nom complet, Adresse, Ville pour 5 personnes (Ahmed Marrakchi, Rabat ; Asmaa Lahlou, Casablanca ; Mounir Kamal, Meknès ; Fatima Abid, Rabat ; Fouad Slimane, Marrakech). Dans Word, rédigez une lettre type de la Société XYZ avec les champs «Titre_court» «Nom_complet», «Adresse», «Ville» et la formule d'appel «Titre_long», puis produisez une lettre par destinataire.
1) Document de 4 pages : page de couverture (aucun en-tête ni pied), page 2 vide avec en-tête « Rapport annuel » (taille 9, à gauche), pages 3 et 4 avec le même en-tête et une numérotation en pied de page. 2) Créez un formulaire avec une liste déroulante (M., Mme), des zones de texte (nom, prénom, adresse) et un contrôle image.
1) Créez une macro « InsérerNumPage » qui insère le numéro de page, attribuée à un bouton de la barre d'accès rapide et au raccourci Ctrl + L. 2) Enregistrez un document avec un mot de passe, rouvrez-le puis ôtez la protection. 3) Dans un texte sur la bureautique, activez le suivi des modifications et corrigez : « activité » → « activités », « faisais » → « faisait », « donné » → « donnée » ; acceptez les deux premières modifications et refusez la dernière.
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.