Le temps ne se gère pas : il passe. Ce que l'on gère, ce sont nos activités et nos choix. Pour un Office Manager, qui jongle entre le courrier, les rendez-vous, les dossiers et les urgences de la direction, bien gérer son temps est une compétence clé. La première étape consiste à se connaître : notre personnalité influence fortement notre façon d'utiliser le temps.
Souvent, sans y penser, nous faisons :
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Des messages intérieurs, appris souvent dans l'enfance, qui guident notre comportement de manière automatique. Ils ont des qualités, mais poussés trop loin, ils deviennent des voleurs de temps. On en distingue cinq.
| Message | Ce que la personne pense | Qualité | Risque pour le temps | Antidote |
|---|---|---|---|---|
| « Fais plaisir » | Il faut être gentil, dire oui à tout le monde | Sociable, conciliante, serviable | Accepte toutes les demandes, ne tient plus ses propres délais, stress à long terme | On peut dire non à une demande sans rejeter la personne ; penser à soi, s'affirmer |
| « Fais effort » | L'essentiel, c'est de se donner du mal | Impliquée, persévérante, énergique | Complique les choses, dépense beaucoup d'énergie sur des tâches mal ciblées | On est payé pour un résultat, pas pour l'effort : « Réussis à ta mesure » ; choisir, simplifier |
| « Fais vite » | Il faut se dépêcher | Réactive, rapide quand il le faut | Stress pour soi et les autres, erreurs d'inattention, « drogue de l'urgence » | Chaque chose en son temps : fixer des priorités, planifier, s'accorder des pauses |
| « Sois fort » | Il faut tout régler seul, ne pas montrer ses faiblesses | Solide dans les moments difficiles | S'isole, surcharge son agenda, risque de rupture (épuisement) | S'appuyer sur les autres, demander de l'aide, déléguer, fixer des objectifs réalistes |
| « Sois parfait » | Il faut tout faire très bien, dans les moindres détails | Travail de grande qualité | Refait plusieurs fois, perd du temps sur les détails, oublie les priorités et les délais | Un budget de temps par action ; fixer des critères de réussite ; garder la perfection pour l'essentiel |
Nadia accepte toujours de rendre service : photocopies pour un collègue, réservation pour un autre, appel pour un troisième. À 17 h, le rapport demandé par son directeur pour 18 h n'est pas commencé. Elle a été agréable avec tout le monde… sauf avec ses propres priorités. Elle aurait pu répondre : « Je ne peux pas maintenant, je termine un rapport urgent ; je peux vous aider demain matin. »
Chacun a sa propre perception du temps. Pour progresser, listez vos points forts (bonnes pratiques à garder) et vos points faibles (sources d'inefficacité), puis fixez pour chaque point faible une solution et une date limite.
| Point faible | Raison | Solution | Délai |
|---|---|---|---|
| Je consulte mes e-mails toutes les 10 minutes | Peur de rater un message urgent | Consulter les e-mails à 9 h, 12 h et 16 h ; désactiver les notifications | Dès lundi |
| Je n'arrive pas à dire non | Envie d'être apprécié | Proposer un autre moment : « je peux le faire demain à 10 h » | Dans 2 semaines |
| Je recommence plusieurs fois mes courriers | Perfectionnisme | Fixer 20 minutes par courrier et un seul relecture | Dès demain |
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Notez chacune des 50 affirmations du questionnaire (guide TP) de 0 (« ce n'est pas moi ») à 4 (« c'est tout à fait moi »), puis reportez vos notes dans la grille et faites le total de chaque colonne.
| « Sois fort » | « Fais plaisir » | « Fais effort » | « Fais vite » | « Sois parfait » |
|---|---|---|---|---|
| 3, 8, 13, 18, 23, 28, 33, 38, 43, 48 | 5, 10, 15, 20, 25, 30, 35, 40, 45, 50 | 2, 7, 12, 17, 22, 27, 32, 37, 42, 47 | 1, 6, 11, 16, 21, 26, 31, 36, 41, 46 | 4, 9, 14, 19, 24, 29, 34, 39, 44, 49 |
Comment interpréter un total de 23 ou plus dans une colonne ?
Chaque colonne compte 10 affirmations, donc un total maximum de 40. Un total égal ou supérieur à 23 indique que ce message vous habite fortement et influence votre relation au temps. Exemple : un total de 28 en « Sois parfait » signifie que le perfectionnisme vous fait probablement perdre du temps ; appliquez son antidote (budget de temps par tâche, critères de réussite fixés à l'avance).
Identifiez le message et proposez un antidote : (1) Karim refait trois fois la présentation PowerPoint pour un détail de couleur. (2) Leila ne demande jamais d'aide, même quand elle est débordée. (3) Youssef parle vite, interrompt les autres et termine leurs phrases. (4) Sara reste au bureau jusqu'à 20 h car « il faut se donner du mal ». (5) Amine accepte toutes les demandes de ses collègues.
| Cas | Message | Antidote |
|---|---|---|
| 1. Karim | Sois parfait | Fixer un temps maximal et des critères de réussite ; la perfection pour l'essentiel seulement |
| 2. Leila | Sois fort | Demander de l'aide, déléguer, fixer des objectifs réalistes |
| 3. Youssef | Fais vite | Ralentir : chaque chose en son temps, écouter jusqu'au bout |
| 4. Sara | Fais effort | Viser le résultat et non l'effort ; simplifier |
| 5. Amine | Fais plaisir | Savoir dire non poliment, proposer un autre moment |
Listez trois de vos points faibles dans la gestion du temps. Pour chacun, indiquez la raison, la solution et une date limite d'application.
Réponse personnelle. Exemple de réponse attendue :
| Point faible | Raison | Solution | Délai |
|---|---|---|---|
| Je commence par les tâches faciles | Elles me donnent l'impression d'avancer | Commencer chaque matin par la tâche la plus importante | Lundi prochain |
| Je suis souvent en retard aux réunions | Je sous-estime mes déplacements | Ajouter 50 % de marge aux trajets de moins d'une heure | Immédiatement |
| Je cherche souvent mes documents | Bureau et dossiers désorganisés | Bloquer une demi-journée pour tout classer | Vendredi |
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.