Avant de planifier, il faut savoir ce qu'il y a à faire, combien de temps cela prendra et quelle énergie chaque tâche demande. C'est l'analyse du travail à effectuer.
Dresser la liste des tâches permet de prendre du recul : on fait entrer le contenu (les tâches) dans le contenant (le temps disponible). Le temps disponible est comme un couvercle : s'il y a une limite (une heure de fin), il faut faire des choix pour que tout rentre.
Chaque tâche reçoit une lettre de hiérarchie :
| Lettre | Signification | Exemple |
|---|---|---|
| A | À faire en priorité | Formaliser les prévisions de vente demandées pour demain |
| B | Besoin à satisfaire | Réunion d'avancement des travaux |
| C | Confortable (utile mais non urgent) | Parcourir la presse professionnelle |
| D | Délégable | Sélectionner trois candidats parmi les CV reçus |
| E | Évitable | Discussion non professionnelle prolongée |
| Tâche | Durée | Hiérarchie |
|---|---|---|
| Analyser les écarts de gestion du mois précédent | 30 min | A |
| Réunion d'avancement des travaux | 40 min | B |
| Sélectionner trois candidats dans les CV reçus | 20 min | D |
| Planifier les réunions qualité | 10 min | D |
| Formaliser les prévisions de vente pour l'an prochain | 40 min | A |
| Examiner les offres des concurrents sur Internet | 20 min | D |
| Parcourir la presse professionnelle | 20 min | C |
| Imprévus de la journée | 1 h | — |
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On ne peut pas estimer la durée d'une tâche sans savoir précisément pour qui, pour quand et pour quoi elle est faite. L'objectif doit être SMART :
| Lettre | La tâche est… | Exemple : « écrire un rapport de 10 pages » |
|---|---|---|
| S — Simple | claire, précise, compréhensible | Détailler les actions de la campagne marketing, les résultats et les pistes d'amélioration |
| M — Mesurable | une réponse à des attentes précises | Rapport de 10 pages à l'usage du manager |
| A — Atteignable | au juste niveau d'ambition | 10 pages suffisent |
| R — Réalisable | cohérente avec les ressources disponibles | Le rédacteur peut s'appuyer sur les résultats fournis par l'agence |
| T — Temporel | associée à une date butoir | Le manager attend le rapport pour le 15 octobre |
Mesurer l'objectif permet de viser le juste niveau de qualité et d'éviter la dérive perfectionniste : un rapport pour le seul manager demande moins de temps qu'un rapport pour le conseil d'administration.
| Durée estimée | Marge à ajouter | Exemple |
|---|---|---|
| Moins d'une heure | + 50 % | Trajet estimé à 30 min → prévoir 45 min |
| Entre 1 et 4 heures | + 25 % | Réunion d'1 h 30 → prévoir 1 h 52 (environ 1 h 50) |
| Plus de 4 heures (projet) | Découper en lots et sous-lots, puis appliquer les règles ci-dessus | Organisation d'un séminaire découpée en 6 lots |
Le papillonnage (se disperser entre de multiples tâches) est une cause d'inefficacité. Une tâche est :
Répartition idéale dans un agenda : 80 % de tâches principales, 20 % de tâches secondaires (100 % de tâches principales rendrait l'agenda trop rigide).
On classe les tâches selon la difficulté, la réflexion, la prise de décision, le risque, la concentration et l'expertise demandés :
| Niveau | Caractéristiques | Exemples (Mounir, directeur financier adjoint) | Part idéale du temps |
|---|---|---|---|
| 1 | Exécution simple, peu d'attention et d'énergie | Photocopier un document, classer, lancer les sauvegardes, consulter ses e-mails, appel simple | le reste (environ 10 % pour les niveaux 1 et 4 ensemble) |
| 2 | Exécution simple mais avec plus de concentration | Sortir les résultats mensuels (habitude après 3 ans), conseiller une section sur ses comptes | environ 30 % |
| 3 | Réflexion, décision et contrôle ; compétences spécifiques | Préparer le budget annuel, établir la déclaration fiscale | environ 60 % |
| 4 | Forts enjeux, souvent une « première fois », très fort investissement | Négocier un prêt avec la banque | en quantité limitée |
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Mounir est directeur financier adjoint d'une PME depuis 3 ans. Classez ses tâches en principales ou secondaires, et donnez leur niveau de complexité : préparer le budget de l'entreprise ; dépanner en bureautique le directeur financier ; sortir les résultats mensuels ; conseiller la section pêche pour la tenue de ses comptes ; négocier un prêt avec la banque ; établir la déclaration fiscale ; classer ses dossiers ; lancer les sauvegardes ; consulter sa boîte e-mail ; téléphoner à Saïd ; transmettre la copie d'un document à la comptable.
| Tâche | Principale / secondaire | Niveau |
|---|---|---|
| Préparer le budget de l'entreprise | Principale | 3 |
| Dépanner en bureautique le directeur financier | Secondaire (rendre service) | 1 |
| Sortir les résultats mensuels | Principale | 2 |
| Conseiller la section pêche sur ses comptes | Secondaire (en périphérie du poste) | 2 |
| Négocier un prêt avec la banque | Principale | 4 |
| Établir la déclaration fiscale | Principale | 3 |
| Classer ses dossiers | Secondaire | 1 |
| Lancer les sauvegardes | Secondaire | 1 |
| Consulter sa boîte e-mail | Secondaire | 1 |
| Téléphoner à Saïd | Secondaire (selon l'objet de l'appel) | 1 |
| Transmettre une copie à la comptable | Secondaire | 1 |
Une assistante estime ses tâches : trajet vers la banque 40 min ; rédaction d'un compte rendu 2 h ; tri du courrier 20 min ; préparation d'une réunion 3 h. Quel temps doit-elle prévoir dans son agenda pour chacune et au total ?
| Tâche | Durée estimée | Marge | Durée à prévoir |
|---|---|---|---|
| Trajet vers la banque | 40 min | + 50 % | 60 min |
| Compte rendu | 2 h | + 25 % | 2 h 30 |
| Tri du courrier | 20 min | + 50 % | 30 min |
| Préparation de la réunion | 3 h | + 25 % | 3 h 45 |
| Total | 6 h | 7 h 45 |
Le directeur vous dit : « Préparez-moi quelque chose sur les fournisseurs. » Posez les bonnes questions et reformulez la tâche de façon SMART.
Questions à poser : pour qui (le directeur seul ou le comité) ? Quel contenu (liste, comparaison des prix, évaluation) ? Quel format et quelle longueur ? Pour quand ?
Tâche SMART : « Établir un tableau comparatif (2 pages maximum) des 5 principaux fournisseurs de fournitures de bureau : prix, délais de livraison, conditions de paiement et qualité de service, à partir des factures de l'année, pour le directeur, avant jeudi 12 h. »
Attribuez une lettre de hiérarchie (A à E) : (1) répondre à la réclamation d'un client important qui attend depuis hier ; (2) commander les fournitures de bureau du mois ; (3) lire un article sur les nouveaux logiciels de bureautique ; (4) saisir les adresses des invités au séminaire ; (5) regarder les vidéos partagées par un collègue.
| Tâche | Lettre | Justification |
|---|---|---|
| 1 | A | Urgente et importante (client important, déjà en retard) |
| 2 | B | Besoin à satisfaire dans le mois |
| 3 | C | Utile pour progresser, mais non urgent |
| 4 | D | Simple, peut être confiée à un stagiaire ou un collègue |
| 5 | E | Évitable pendant le temps de travail |
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.