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Durée : 2 h — 40 points.
Partie I : théorie (12 points)
Partie II : cas pratique (28 points) — Vous êtes assistante de direction chez ATLAS TEXTILE (Fès), avec une stagiaire. Horaires : 8 h 30 – 12 h 30 et 14 h – 18 h. Lundi matin, vous avez à faire :
Partie I — 1) Agenda (papier, électronique), échéancier, planning, diagramme de Gantt, réseau PERT, liste de contrôle, liste de tâches. 2) L'importance (contribution aux objectifs) et l'urgence (délai) : urgent et important → faire soi-même tout de suite ; important non urgent → planifier ; urgent peu important → déléguer ; ni l'un ni l'autre → abandonner. 3) NERAC : Noter les activités, Estimer leur durée, Réserver une marge, Arbitrer les priorités, Contrôler. 60-20-20 : 60 % du temps planifié, 20 % pour les activités non prévues, 20 % pour les imprévus. 4) Papier : simple, toujours accessible, sans panne, personnel. Électronique : rappels, partage et recherche de plages communes, synchronisation ordinateur / téléphone, récurrences, sauvegarde. 5) Le travail se dilate pour occuper tout le temps disponible : il faut fixer des échéances.
1) 4 h + 4 h = 8 h ; à planifier : 60 % × 8 h = 4 h 48 min.
| Case | Tâches | Décision |
|---|---|---|
| Urgent et important | 1 (dossier du CA), 4 (compte rendu à diffuser), 5 (client BENNANI), 10 (rendez-vous du directeur) | Faire soi-même aujourd'hui |
| Important, pas urgent | 3 (hôtel dans 3 semaines), 6 (archives) | Planifier (l'hôtel dès aujourd'hui, c'est rapide) ; archives : planifier sur la semaine, avec la stagiaire |
| Urgent, peu important | 2 (confirmations), 7 (commande de papier) | Faire vite ou déléguer |
| Ni urgent ni important | 8 (répertoire), 9 (lettre d'information) | Déléguer (8) ; lire plus tard ou éliminer (9) |
3) À la stagiaire : confirmations aux fournisseurs (2), commande de papier (7) avec le bon de commande type, mise à jour du répertoire (8), début du rangement des archives (6) selon un plan de classement. Entretien de délégation : mission et résultat attendu, délai, moyens (modèles, liste des fournisseurs), limites, points d'étape (11 h 30 et 16 h), reporting par e-mail, remerciements.
| Horaire | Activité |
|---|---|
| 8 h 30 – 8 h 45 | Appel au client BENNANI (avant 10 h) |
| 8 h 45 – 9 h 00 | Briefing de la stagiaire (tâches 2, 7, 8, 6) |
| 9 h 00 – 11 h 00 | Dossier du conseil d'administration |
| 11 h 00 – 11 h 30 | Point hebdomadaire avec le directeur |
| 11 h 30 – 12 h 30 | Compte rendu de la réunion de vendredi, diffusion |
| 14 h 00 – 14 h 15 | Réservation de l'hôtel de Marrakech |
| 14 h 15 – 14 h 30 | Point d'étape avec la stagiaire |
| 14 h 30 – 17 h 30 | Marge : demandes du jour et imprévus ; finitions du dossier du CA |
| 17 h 30 – 18 h 00 | Vérification du dossier du CA, préparation de demain |
Temps planifié : 0 h 15 + 0 h 15 + 2 h + 0 h 30 + 1 h + 0 h 15 + 0 h 15 + 0 h 30 = 5 h, soit environ 60 % de la journée ; le reste sert aux imprévus. La lettre d'information (9) est lue pendant un temps creux de la semaine.
Durée : 2 h — 40 points.
Partie I : théorie (10 points)
Partie II : cas pratique (30 points) — Vous êtes office manager chez NOVA SERVICES.
Dossier 1 : fixer une réunion (8 pts) — Le directeur veut réunir les cadres 1 h 30 la semaine du lundi 3 au vendredi 7 mars, le matin (9 h – 12 h) ou l'après-midi (14 h – 17 h). Disponibilités : directeur : lundi matin, mardi, jeudi après-midi ; responsable commercial : mardi matin, mercredi, jeudi matin ; responsable RH : lundi, mardi matin, jeudi après-midi ; comptable : mardi matin, jeudi après-midi, vendredi ; vous-même : tous les jours sauf le vendredi. Établissez le planigramme et proposez la date. Avec quel outil l'auriez-vous trouvée plus vite ?
Dossier 2 : préparer le séminaire (12 pts) — Tâches (durées en semaines) : A choisir l'hôtel (2) ; B fixer le budget (1) ; C envoyer les invitations (1, après A et B) ; D établir le programme (3, après B) ; E gérer les inscriptions (3, après C) ; F confirmer les intervenants (1, après D) ; G préparer les documents (2, après E et F) ; H séminaire (1, après G). 1) Calculez les dates au plus tôt et la durée totale. 2) Tracez le Gantt et donnez le chemin critique et les marges. 3) Si le séminaire a lieu la semaine du 26 mai, quand faut-il commencer ?
Dossier 3 : diagnostic (10 pts) — Karim, assistant commercial : « J'accepte toutes les demandes de mes collègues, même quand je suis débordé. Je pense qu'un rapport me prendra une heure, il m'en faut trois. Je commence toujours par la dernière demande arrivée et j'ai dix dossiers commencés. Mon téléphone sonne toutes les cinq minutes et les collègues entrent sans frapper. » Identifiez ses pathologies et proposez des solutions.
Partie I — 1) Échéancier : classement des documents selon la date où ils doivent être traités (traites, déclarations, relances). Planning : tableau qui visualise l'occupation des personnes ou des moyens dans le temps. Liste de contrôle : liste ordonnée des tâches d'une activité, cochées au fur et à mesure. 2) Chronophagie : incapacité à ne pas être dérangé ; ouïte : incapacité à dire non ; tempdinité : mauvaise évaluation du temps (temps nécessaire sous-estimé, temps disponible surestimé) ; lifophilie : la dernière tâche arrivée passe en premier, on ne finit rien. 3) Préparer (mission, résultat, délai, moyens, limites) ; confier (entretien, vérifier la compréhension) ; communiquer (reporting, débriefing, bilan) ; suivre (points d'étape) ; évaluer et reconnaître.
Dossier 1
| Demi-journée | Dir. | Com. | RH | Compta | OM | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Lundi matin | ✔ | ✔ | ✔ | 3 | ||
| Lundi après-midi | ✔ | ✔ | 2 | |||
| Mardi matin | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | 5 |
| Mardi après-midi | ✔ | ✔ | 2 | |||
| Mercredi matin | ✔ | ✔ | 2 | |||
| Mercredi après-midi | ✔ | ✔ | 2 | |||
| Jeudi matin | ✔ | ✔ | 2 | |||
| Jeudi après-midi | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | 4 | |
| Vendredi | ✔ | 1 |
Seule date possible pour tous : mardi 4 mars, de 9 h 30 à 11 h (ou 9 h – 10 h 30). Un agenda électronique partagé (recherche automatique d'une plage commune) l'aurait trouvée immédiatement et aurait envoyé les invitations.
Dossier 2 — Dates au plus tôt (semaines) : A 0–2 ; B 0–1 ; C 2–3 ; D 1–4 ; E 3–6 ; F 4–5 ; G 6–8 ; H 8–9. Durée totale : 9 semaines.
| Tâche | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A Choisir l'hôtel | |||||||||
| B Fixer le budget | |||||||||
| C Invitations | |||||||||
| D Programme | |||||||||
| E Inscriptions | |||||||||
| F Intervenants | |||||||||
| G Documents | |||||||||
| H Séminaire |
Échelle : 1 colonne = 1 semaine. En rouge : tâches critiques ; en bleu : autres tâches.
Chemin critique : A → C → E → G → H. Marges : B, D et F : 1 semaine chacune. 3) Le séminaire (H) occupe la 9e semaine : il faut commencer 8 semaines avant, soit la semaine du 31 mars.
Dossier 3
| Comportement | Pathologie | Solution |
|---|---|---|
| Accepte toutes les demandes | Ouïte | Vérifier ses priorités, refuser poliment ou négocier un délai, renvoyer vers la bonne personne |
| Rapport estimé à 1 h, fait en 3 h | Tempdinité | Mesurer les durées réelles, ajouter une marge (NERAC, 60-20-20) |
| Dernière demande traitée en premier, 10 dossiers en cours | Lifophilie | Matrice d'Eisenhower ; finir une tâche avant d'en commencer une autre ; noter les nouvelles demandes |
| Téléphone et visites incessants | Chronophagie | Plages « ne pas déranger », messagerie vocale, porte fermée à certaines heures, regrouper les appels |