Même bien organisé, on perd du temps à cause de « voleurs de temps » : certains viennent de nous (la procrastination), d'autres de notre environnement de travail (e-mails, réunions, dérangements…). Les reconnaître est le premier pas pour les neutraliser.
La tendance à remettre au lendemain ce qui pourrait ou devrait être fait aujourd'hui. Elle apparaît surtout quand trop de choses se bousculent ou quand une tâche nous déplaît ou va contre nos valeurs : on y pense sans cesse, sans trouver l'énergie de la faire.
Le problème : la tâche ne sera pas plus agréable demain. Elle descend en bas de la liste, puis revient au dernier moment, en urgence, dans une journée déjà pleine : stress et erreurs.
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Le bruit, la température ou un poste de travail mal adapté (ergonomie) nuisent déjà à la concentration. Mais les principaux voleurs de temps sont les suivants :
| Voleur de temps | Problème | Antidote |
|---|---|---|
| Les e-mails (source n° 1) | Trop nombreux, trop longs, inutiles, tout le monde en copie | Consulter à heures fixes ; écrire court et complet ; réponses types ; préférer le téléphone quand c'est plus rapide |
| Les réunions | Trop fréquentes, trop longues, mal préparées | Inviter seulement les personnes utiles ; ordre du jour ; respect de l'horaire ; compte rendu avec les décisions et les responsables |
| Le matériel informatique défaillant | Lenteurs, pannes, bugs | Faire réparer ou remplacer immédiatement |
| Un bureau désorganisé | Recherche permanente de documents | Bloquer une demi-journée pour ranger et classer une fois pour toutes |
| Les notifications | Chaque interruption oblige à se reconcentrer | Couper les notifications (son, fenêtres) pendant le travail de fond |
| Le manque de communication entre équipes | Informations difficiles à obtenir, travail fait en double | Clarifier les rôles, espace de partage des documents, réunions d'équipe efficaces, remonter le problème à qui peut agir |
| Les dérangements multiples | Visites imprévues, appels « pas vraiment urgents » | Porte ouverte, mais pas tout le temps : plages « ne pas déranger », lieu calme, panneau de disponibilité, écouteurs en open space |
| Les bavardages trop longs, les personnes « toxiques » | Discussions sans fin, plaintes répétées | Poser des limites polies ; renvoyer la personne vers la solution de son problème |
| La fatigue et le stress | Le cerveau ne suit plus | Hygiène de vie : sommeil, pauses, alimentation, activité physique |
Si une demande ou un message peut être traité en moins de 2 minutes, le faire tout de suite ; sinon, le noter dans la liste des tâches avec une date. On évite ainsi de relire plusieurs fois le même e-mail.
| Pathologie | Description | Causes | Remède |
|---|---|---|---|
| Chronophagie (« mangeurs de temps ») | Difficulté à ne pas être dérangé : interruptions continuelles par des personnes (patron, visiteurs) ou par l'électronique (appels, messages) | Information imprécise, « réunionite », manque de coordination, mauvais usage des outils de communication | Plages sans dérangement, regrouper les appels, réunions utiles seulement |
| Ouïte | Difficulté à dire « non » : on accepte toutes les demandes, même surchargé, et on n'ose pas demander d'aide | Manque de confiance en soi, besoin d'être apprécié, peur de déplaire ou de paraître incompétent | Apprendre à refuser poliment ou à négocier un délai ; vérifier ses priorités avant d'accepter |
| Tempdinité | Difficulté à évaluer le temps : on sous-estime le temps nécessaire et on surestime le temps disponible ; la liste des tâches s'allonge | Mauvaise estimation des durées, de la complexité, de la charge de travail | Mesurer les durées réelles ; ajouter une marge (NERAC, 60-20-20) |
| Lifophilie (« last in, first out ») | Difficulté à finir une tâche avant d'en commencer une autre : la dernière arrivée passe toujours en premier ; on commence beaucoup et on finit peu | Pas de priorités claires, confusion urgent / important, manque de recul et d'autodiscipline | Matrice d'Eisenhower ; finir avant de commencer ; noter la nouvelle demande au lieu de la traiter tout de suite |
Horaires surchargés, travail le soir et le week-end ; délais non respectés ; problèmes traités superficiellement ; décisions hâtives ; peur de déléguer ; on « éteint des feux » au lieu de prévoir ; incapacité à refuser une tâche ; plus aucune disponibilité avant deux mois ; sentiment de ne plus rien contrôler ; perfectionnisme ; stress et surmenage ; plus de temps pour la famille et les loisirs.
Les pertes de temps viennent soit des autres (dérangements, réunions, téléphone, imprévus, personnel mal formé), soit de soi-même (désordre, perfectionnisme, procrastination, incapacité à dire non, absence de plan de travail, intérêts dispersés).
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Notez vos sources de perte de temps au travail (ou en formation). Lesquelles vous font perdre le plus de temps ? Que ferez-vous pour y remédier ? Partagez votre réflexion avec le groupe.
Réponse personnelle. Exemple :
| Voleur de temps | Temps perdu estimé par jour | Remède | Dès quand |
|---|---|---|---|
| Notifications du téléphone | 45 min | Mode « ne pas déranger » de 9 h à 12 h | Demain |
| Recherche de documents | 20 min | Classement des fichiers par dossier et règle de nommage | Cette semaine |
| Réunions sans ordre du jour | 30 min | Demander l'ordre du jour avant d'accepter | Prochaine réunion |
Hind, Office Manager, raconte : « J'ouvre ma messagerie à chaque nouveau message. La réunion du lundi a duré 2 heures sans ordre du jour. J'ai cherché 15 minutes le contrat d'un fournisseur. Mon ordinateur met 10 minutes à démarrer. Un collègue est resté 30 minutes me raconter ses problèmes. Le rapport, je le ferai demain. » Identifiez les voleurs de temps et proposez un antidote pour chacun.
| Voleur de temps | Antidote |
|---|---|
| Messagerie consultée en permanence | Consulter à heures fixes, couper les notifications |
| Réunion sans ordre du jour | Exiger un ordre du jour, limiter la durée, compte rendu des décisions |
| Recherche d'un contrat | Classement rigoureux (papier et numérique), règle de nommage |
| Ordinateur lent | Demander la réparation ou le remplacement immédiat |
| Bavardage prolongé | Poser une limite polie : « je dois terminer ce dossier, on en parle à la pause » |
| « Je le ferai demain » | Procrastination : mesurer les conséquences du retard, commencer par une première étape aujourd'hui |
Le directeur vous demande d'organiser la réunion mensuelle de coordination (souvent trop longue). Rédigez les règles et l'ordre du jour type.
Règles : convoquer seulement les responsables concernés ; envoyer l'ordre du jour et les documents 48 heures avant ; durée maximale d'1 heure ; un animateur et un gardien du temps ; téléphones en silencieux ; compte rendu diffusé le jour même avec les décisions, les responsables et les échéances.
| Horaire | Point de l'ordre du jour |
|---|---|
| 9 h 00 | Suivi des décisions de la réunion précédente (10 min) |
| 9 h 10 | Point de chaque service : résultats et difficultés (25 min) |
| 9 h 35 | Dossier du mois : planning du séminaire (15 min) |
| 9 h 50 | Questions diverses et récapitulatif des décisions (10 min) |
| 10 h 00 | Fin |
ZOÉ travaille 44 h par semaine et ne termine jamais ses tâches. Aujourd'hui, elle doit finir la saisie des bons de commande et un rapport de 60 pages, gérer le courrier, l'agenda du directeur, le téléphone, l'accueil des clients et l'ordre du jour de la réunion de demain. À peine arrivée, elle passe 45 minutes à aider un représentant sur le nouveau logiciel ; elle va chercher le courrier et revient en courant répondre au téléphone ; un client qui demande un numéro de commande lui raconte longuement son voyage ; elle rêve quelques minutes ; à 10 h elle fait les réservations d'hôtel et de transport du directeur pour le mois prochain ; elle achemine le courrier en discutant avec le responsable des ventes, qui lui demande de téléphoner à sa place à une cliente ; repas pris à la hâte pour aller à la banque ; l'après-midi, panique. Relevez les chronophages et proposez une solution pour chacun.
| Chronophage | Origine | Solution |
|---|---|---|
| Aide de 45 min au représentant | Les autres + ouïte | Proposer un créneau plus tard ou l'orienter vers le support / une formation |
| Téléphone permanent | Les autres | Regrouper les appels, messagerie vocale pendant les plages de travail de fond |
| Conversation personnelle du client | Les autres + soi | Rester courtoise mais brève, recentrer sur l'objet de l'appel |
| Rêverie | Soi (fatigue, manque de concentration) | Pauses courtes programmées |
| Réservations du mois prochain faites avant le rapport | Soi : lifophilie, confusion urgent / important | Planifier le matin le rapport et l'ordre du jour (urgents), les réservations plus tard |
| Travail fait à la place du responsable des ventes | Ouïte | Refuser poliment ou négocier : ce n'est pas sa mission |
| Aucune liste de priorités, aucun plan de journée | Soi | Plan de travail quotidien (NERAC), matrice d'Eisenhower, déléguer l'accueil ou le courrier si possible |
M. CHOUKRI s'occupe de tout dans son service et vérifie toujours le travail de ses collaborateurs ; il dépouille lui-même le courrier ; il voyage beaucoup car il veut tout traiter en rencontre ; il est pris de court par des décisions non préparées ; il reste tard le soir ; il est bavard au téléphone et ne termine jamais ce qu'il commence ; il dicte son courrier en cherchant ses idées ; il remet tout à « demain matin » ; il est perfectionniste et « tatillon » ; il ne sait pas dire non ; il prend peu de vacances. Il a dû s'arrêter sur ordre médical. Classez les causes : perte de temps due à un événement extérieur, à un comportement, à une mauvaise utilisation du temps. Que lui conseillez-vous ?
| Type de cause | Causes |
|---|---|
| Événement extérieur | Décisions imprévues à prendre dans la journée ; nombreuses sollicitations des autres |
| Comportement | Ne délègue pas et contrôle tout (méfiance) ; perfectionnisme ; ne sait pas dire non (ouïte) ; bavardage au téléphone |
| Mauvaise utilisation du temps | Dépouille le courrier lui-même ; déplacements systématiques ; dicte sans préparer ; ne termine pas ses tâches (lifophilie) ; procrastination (« demain matin ») ; travail le soir ; pas de vacances |
Conseils : déléguer le courrier et le suivi courant à sa secrétaire et ses collaborateurs ; préparer ses dictées et ses décisions (plages de réflexion dans l'agenda) ; remplacer certains déplacements par le téléphone ou la visioconférence ; finir une tâche avant d'en commencer une autre ; apprendre à refuser ; limiter les appels ; prendre ses congés et respecter ses horaires.
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.