Planifier ne suffit pas : il faut suivre ce qui est réellement fait, par qui et en combien de temps, pour corriger les écarts. C'est le rôle du suivi des activités et du temps de travail.
La gestion des temps et des activités (GTA) regroupe les processus qui suivent le temps de travail, les présences, les absences et les activités des salariés. C'est aussi un module du SIRH (système d'information des ressources humaines) : un logiciel dédié à ce suivi. Elle concerne toutes les organisations, publiques ou privées, quelle que soit leur taille.
Autrefois manuel (feuilles ou cahiers de pointage), le suivi est aujourd'hui largement automatisé (pointeuses, badgeuses, logiciels, applications mobiles).
© TSC COMMERCE – OTHMAN ZT · Cours protégé, reproduction interdite
| Domaine | Contenu |
|---|---|
| Gestion de l'activité | Répartition des tâches par salarié ou par équipe, temps passé par tâche, projet ou client |
| Présences et temps de travail | Entrées, sorties, horaires variables, heures travaillées, heures supplémentaires, heures de nuit |
| Absences | Congés payés, congés maladie, congé de maternité, récupérations, permissions |
| Plannings | Organiser le temps de travail pour des journées équilibrées |
La GTA permet de suivre l'avancement des activités, de faire un suivi budgétaire (prévu / réalisé), de mettre les activités en adéquation avec les ressources et de transmettre des données fiables au service paie.
| Date | Début | Fin | Pause | Heures travaillées | Commentaire |
|---|---|---|---|---|---|
| Lundi | 08:30 | 17:30 | 1 h | 8 | |
| Mardi | 08:30 | 18:30 | 1 h | 9 | Préparation du séminaire |
| Mercredi | 08:30 | 17:30 | 1 h | 8 | |
| Jeudi | 08:30 | 19:30 | 1 h | 10 | Inventaire annuel |
| Vendredi | 08:30 | 17:30 | 1 h | 8 | |
| Samedi | 08:30 | 12:30 | — | 4 | |
| Total | 47 |
Avec une durée légale de 44 heures par semaine (Code du travail marocain, activités non agricoles), le salarié a effectué 3 heures supplémentaires à transmettre au service paie.
Souvent intégrés au SIRH, ils offrent : un paramétrage selon le fonctionnement de l'entreprise, des feuilles de temps détaillées, des validations par le manager, des tableaux de bord avec filtres (salarié, projet, client), des rapports personnalisés et l'export des données.
| Avantage | Explication |
|---|---|
| Gain de temps | Saisie unique, calculs automatiques |
| Fiabilité | Moins d'erreurs, d'oublis et de doubles saisies ; données conformes au Code du travail et aux règles de l'entreprise |
| Pilotage des projets | Vision en temps réel du temps, de l'argent et du personnel consacrés à chaque projet |
| Analyse des performances | Coûts de revient, marges et rentabilité par projet, service ou client |
| Moins de charge administrative | Le salarié voit ses heures et ses soldes de congés sans solliciter les RH |
| Paie juste | Heures, absences et congés transmis directement au service paie |
Exemples de logiciels : Eurécia (TPE, PME, ETI, solution personnalisable), Factorial (TPE et PME, interface intuitive), idylis (PME, orienté projet), JourOff (outil collaboratif de gestion des congés). Le choix dépend de la taille et des besoins de l'entreprise ; un bon logiciel doit être simple à utiliser.
© TSC COMMERCE – OTHMAN ZT · Cours protégé, reproduction interdite
L'Office Manager suit l'organisation de la journée portes ouvertes du 15 mai. Tâches : réserver le traiteur (Salma, 2 mai, fait) ; imprimer les brochures (Ali, 8 mai, en cours, 50 %) ; envoyer les invitations (Salma, 5 mai, non commencé) ; installer la signalétique (Ali, 14 mai, non commencé). Nous sommes le 6 mai. Présentez le tableau de suivi et indiquez les actions.
| Tâche | Responsable | Échéance | Avancement | État au 6 mai | Action |
|---|---|---|---|---|---|
| Réserver le traiteur | Salma | 2 mai | 100 % | Terminé | — |
| Envoyer les invitations | Salma | 5 mai | 0 % | En retard | Envoyer aujourd'hui en priorité, relancer par téléphone les invités importants |
| Imprimer les brochures | Ali | 8 mai | 50 % | En cours, dans les temps | Point d'étape le 7 mai |
| Installer la signalétique | Ali | 14 mai | 0 % | À venir | Vérifier le matériel le 12 mai |
Une feuille de temps contient en B2 l'heure d'arrivée (08:15), en C2 l'heure de départ (17:45) et en D2 la pause (1 heure). Quelle formule donne le nombre d'heures travaillées en E2 ? Quel est le résultat ?
Formule : =(C2-B2)*24-D2 (cellule E2 au format nombre). Résultat : (17 h 45 − 8 h 15) = 9,5 h − 1 h = 8,5 heures.
Une PME de 35 salariés gère encore les présences sur un cahier : erreurs de paie, conflits sur les heures supplémentaires, soldes de congés inconnus. Quels avantages aurait un logiciel de GTA ? Quels critères de choix ?
Avantages : pointage fiable (badgeuse), calcul automatique des heures et des heures supplémentaires, soldes de congés consultables par chaque salarié, transfert direct à la paie, moins d'erreurs et de conflits, tableaux de bord pour la direction.
Critères de choix : adapté à une PME, paramétrable selon le Code du travail et les règles internes, simple à utiliser, compatible avec le logiciel de paie, accessible sur mobile, coût (abonnement, formation), service après-vente.
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.