Les exigences augmentent sans cesse et on ne peut pas tout faire soi-même. La délégation est un levier puissant de gestion du temps : elle répartit le travail, développe les compétences de l'équipe et libère du temps pour l'essentiel.
Confier une mission à un collaborateur, en décrivant le résultat attendu (plutôt que la manière de faire), avec un délai, les moyens et l'autorité nécessaires, tout en gardant la responsabilité finale et en assurant le suivi.
Déléguer, ce n'est pas donner un ordre, ni se débarrasser d'une corvée (« passer la patate chaude »).
Celui qui fait tout lui-même alors qu'il pourrait déléguer est souvent :
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La matrice d'Eisenhower aide à choisir : on garde ce qui est urgent et important ; on peut déléguer ce qui est urgent mais peu important, et aussi ce qui est important mais pas urgent quand un collaborateur peut s'en charger (avec un délai suffisant pour le former et le suivre).
| On délègue plutôt | On ne délègue pas |
|---|---|
| Les tâches répétitives ou assez lourdes (le temps de préparation est rentabilisé) | Les décisions stratégiques et les questions confidentielles |
| Les tâches qui développent les compétences d'un collaborateur | L'évaluation et la sanction de ses propres collaborateurs |
| Les tâches qu'un autre fera aussi bien, plus vite ou à moindre coût | Les missions que le directeur vous a confiées personnellement |
| Étape | Ce qu'il faut faire |
|---|---|
| 1. Préparer | Définir la mission, le résultat attendu, le délai, les moyens et les limites de l'autorité confiée |
| 2. Confier | Expliquer la mission en entretien, vérifier la compréhension, accepter les questions |
| 3. Communiquer | Reporting (le collaborateur informe de l'avancement), débriefing (échange d'égal à égal), bilan (information du responsable vers le collaborateur) |
| 4. Suivre | Points d'étape prévus à l'avance ; soutien et encouragements, sans reprendre la tâche |
| 5. Évaluer et reconnaître | Comparer le résultat à l'objectif, féliciter, tirer les leçons |
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Vous êtes Office Manager. Indiquez ce que vous déléguez à l'assistante d'accueil : (a) mettre à jour le fichier des fournisseurs ; (b) préparer le dossier confidentiel du conseil d'administration ; (c) réserver la salle et les pauses-café de la réunion mensuelle ; (d) décider du budget des fournitures ; (e) envoyer les convocations à la réunion ; (f) traiter la réclamation d'un client stratégique.
| Tâche | Décision | Justification |
|---|---|---|
| (a) | Déléguer | Tâche répétitive, simple |
| (b) | Garder | Confidentielle et importante |
| (c) | Déléguer | Simple, répétitive |
| (d) | Garder | Décision qui relève de votre responsabilité |
| (e) | Déléguer | Simple, avec un modèle de convocation |
| (f) | Garder (ou avec le responsable commercial) | Importante et sensible |
Vous déléguez à Salma, assistante, l'organisation du pot de départ en retraite d'un cadre (40 personnes, vendredi 18 h, budget 4 000 DH). Rédigez les points que vous lui présenterez.
Le directeur a demandé à Yassine de « s'occuper du rapport » sans préciser de date ; il est ensuite intervenu trois fois pour refaire certaines parties lui-même. Relevez les erreurs.
Vous êtes secrétaire du service commercial d'AMLD (électroménager), avec une autre employée et une stagiaire. Mardi 8 h 30, en plus de vos tâches prévues (écrire au client AMINE pour l'échéance n° 3520 ; rapport d'étude de marché ; tableau du CA des représentants, commissions et chèques pour signature mercredi 10 h ; reclasser 30 dossiers clients en retard ; téléphoner à M. SEMLALI pour la quantité de TV à livrer aujourd'hui et informer l'expédition qui prépare les colis vers 11 h ; facture de M. JELLOULI ; appeler GOLD VISION pour un retard de livraison de 2 jours ; classer les factures fournisseurs réglées ; circulaire aux clients sur le nouveau matériel de juin), M. DAOUDI, absent ce matin, demande pour l'après-midi : la dotation en devises de MM. ERRAJI et ZEROUALI (déplacement en France le 21 du mois prochain) ; un tableau des achats et des ventes du mois dernier avec graphique circulaire (pour 14 h) ; les tarifs du premier semestre à envoyer aux clients ; la copie des appels d'offres parus dans les journaux de mardi. 1) Classez en urgent, important, à reporter. 2) Que déléguer, et à qui ?
| Catégorie | Tâches |
|---|---|
| Urgent (ce matin) | Appel à M. SEMLALI puis information de l'expédition avant 11 h ; tableau achats / ventes + graphique pour 14 h ; appel à GOLD VISION ; tableau du CA, commissions et chèques (signature demain 10 h) ; facture JELLOULI |
| Important (cette semaine) | Rapport d'étude de marché ; tarifs du semestre ; lettre de rappel au client AMINE ; dotation en devises (départ le mois prochain, mais à préparer tôt pour la signature et la banque) |
| À reporter ou déléguer | Reclassement des 30 dossiers ; classement des factures réglées ; copie des appels d'offres ; circulaire sur le matériel de juin (pour juin) |
2) À la stagiaire : reclassement des dossiers, classement des factures réglées, copie des appels d'offres (tâches simples, répétitives). À l'autre employée : facture JELLOULI, préparation de la circulaire (modèle à valider). Vous gardez les tâches liées au directeur et aux clients sensibles (tableaux pour 14 h, chèques, SEMLALI, GOLD VISION, rapport).
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.