Pour gérer son temps et celui du directeur, l'assistant(e) utilise des outils : l'agenda (papier ou électronique) pour ce qui a une date et une heure, l'échéancier pour les documents à traiter à une date, les plannings pour visualiser l'occupation des personnes et des moyens, et la liste de contrôle pour ne rien oublier.
Carnet ou registre prédaté où chaque page correspond à un ou plusieurs jours, sur lequel on note, par jour et par heure, ce qui doit avoir lieu à une date fixe : rendez-vous, réunions, déplacements, événements. On l'écrit au crayon (avec une gomme), car les rendez-vous changent.
| Type | Présentation |
|---|---|
| Éphéméride | Une page par jour |
| Semainier | Une semaine sur une ou deux pages |
| Agenda professionnel | Plages horaires détaillées, répertoire, rubriques (organiseur) |
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Logiciel ou application (Outlook, Google Agenda, agendas partagés de l'entreprise), lié à la messagerie, sur ordinateur et smartphone. Il permet d'organiser son emploi du temps à distance, de réserver une salle, de fixer une réunion en trouvant une plage commune aux participants, de programmer des rappels, de reporter automatiquement les tâches non faites et de partager les agendas d'une équipe.
| Critère | Agenda papier | Agenda électronique |
|---|---|---|
| Avantages | Simple, accessible, personnel, sans panne ni batterie, peu de connaissances nécessaires | Rappels et alarmes, synchronisation (ordinateur, téléphone), partage, recherche, récurrences, plusieurs agendas, sauvegarde |
| Inconvénients | Risque de perte, pas sécurisé, prend de la place, ratures, pas de partage | Dépend de la technologie et d'internet, moins personnel, confidentialité à protéger, formation nécessaire |
| Outil | Rôle | Exemple |
|---|---|---|
| Échéancier | Classer les documents par date à laquelle ils doivent être traités | Traites à payer, déclarations CNSS et fiscales, relances clients, contrats à renouveler |
| Planning (planigramme) | Visualiser dans un tableau l'occupation des personnes, des salles, des véhicules sur une période | Planning des congés, des formateurs, des voitures de service |
| Diagramme de Gantt | Placer les tâches d'un projet dans le temps (barres) | Préparation d'un séminaire |
| Réseau PERT | Montrer les liens d'antériorité et le chemin critique | Projet avec tâches dépendantes |
| Liste de contrôle (check-list) | Lister dans l'ordre les tâches d'une activité répétitive et les cocher | Préparation d'une réunion, d'un voyage, traitement du courrier |
Les plannings muraux traditionnels sont de plusieurs types : planning à fiches en T (fiches cartonnées glissées dans des fentes), à gouttières ou bandelettes, à rubans ou à fils, magnétique (aimants de couleur). Aujourd'hui, un tableur ou un agenda partagé les remplace souvent.
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Choisissez l'outil le plus adapté : a) votre rendez-vous chez le dentiste ; b) les rendez-vous du directeur ; c) le suivi du paiement des traites ; d) les courses personnelles du week-end ; e) la recherche des coordonnées d'un client ; f) les préparatifs du voyage du directeur ; g) les dates de congé des salariés.
a) Agenda personnel (téléphone) ; b) agenda du directeur (de préférence électronique partagé) ; c) échéancier ; d) liste de tâches personnelle ; e) répertoire / carnet d'adresses (fichier clients) ; f) liste de contrôle + feuille de route ; g) planning des congés.
Le chef du personnel vous remet les congés souhaités en août : ZIDANE (comptabilité) du 7 au 15 ; FALALI (achats) du 22 au 30 ; HACHIMI (personnel) du 1er au 17 ; BEN ALI (planification) du 6 au 24 ; SOUBHI (planification) du 16 au 29 ; FAYSSALI (personnel) du 2 au 15 ; BEN ADI (ventes) du 21 au 30 ; EL YOUSSFI (comptabilité) du 10 au 26. Présentez le planning et signalez les problèmes.
| Tâche | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ZIDANE (comptabilité) | |||||||||||||||||||||||||||||||
| EL YOUSSFI (comptabilité) | |||||||||||||||||||||||||||||||
| FALALI (achats) | |||||||||||||||||||||||||||||||
| HACHIMI (personnel) | |||||||||||||||||||||||||||||||
| FAYSSALI (personnel) | |||||||||||||||||||||||||||||||
| BEN ALI (planification) | |||||||||||||||||||||||||||||||
| SOUBHI (planification) | |||||||||||||||||||||||||||||||
| BEN ADI (ventes) |
Colonnes = jours d'août ; en rouge, les congés qui se chevauchent dans un même service. Problèmes : comptabilité vide du 10 au 15 ; personnel vide du 2 au 15 ; planification vide du 16 au 24. Proposition à soumettre au directeur (selon l'ancienneté, la situation familiale ou l'ordre des demandes) : décaler EL YOUSSFI du 16 août au 1er septembre, FAYSSALI du 18 au 31 août et SOUBHI du 25 août au 7 septembre (mêmes durées), ou prévoir un remplaçant.
Mme BELFAKER veut réunir les formateurs 2 heures la semaine du lundi 21 au vendredi 25 février, à 10 h (matin) ou à 15 h (après-midi). Présences : ATIFI mardi et jeudi matin ; BELARBI mardi et mercredi toute la journée ; TOURABI mardi et jeudi toute la journée ; KERZAZI jeudi après-midi, vendredi et mercredi matin ; EL FATIHI jeudi matin et lundi matin ; BOUZIDI vendredi après-midi ; ARBAOUI jeudi et vendredi matin ; DLIMI lundi matin et mardi après-midi ; NACIRI mercredi matin ; OUTMANI mercredi matin et jeudi après-midi ; FADILI mardi après-midi et jeudi. Complétez le planigramme et choisissez la date.
| Demi-journée | Formateurs présents | Nombre |
|---|---|---|
| Lundi matin | EL FATIHI, DLIMI | 2 |
| Lundi après-midi | — | 0 |
| Mardi matin | ATIFI, BELARBI, TOURABI | 3 |
| Mardi après-midi | BELARBI, TOURABI, DLIMI, FADILI | 4 |
| Mercredi matin | BELARBI, KERZAZI, NACIRI, OUTMANI | 4 |
| Mercredi après-midi | BELARBI | 1 |
| Jeudi matin | ATIFI, TOURABI, EL FATIHI, ARBAOUI, FADILI | 5 |
| Jeudi après-midi | TOURABI, KERZAZI, OUTMANI, FADILI | 4 |
| Vendredi matin | KERZAZI, ARBAOUI | 2 |
| Vendredi après-midi | KERZAZI, BOUZIDI | 2 |
Aucune demi-journée ne réunit tout le monde. La meilleure date est le jeudi 24 février de 10 h à 12 h (5 formateurs) ; on enverra le compte rendu aux absents ou on organisera une seconde séance (mardi ou mercredi).
Quatre voitures : la Safrane (direction), deux Renault 21 (représentants), la Clio (services). En juin : M. BADAOUI, directeur, au congrès du 2 au 4 ; M. REDOUANE, représentant, en tournée du 6 au 15, du 17 au 22 et du 26 au 30 ; M. FAWZI, parti le 28 mai, rentre le 9, puis repart du 13 au 20 et du 23 au 29 ; Mmes IDRISSI et FIKRI partent à Agadir du 20 au 23. Établissez le planning et trouvez 48 heures en début de mois pour M. BELKAHIA, chef d'atelier, qui veut une R 21.
| Tâche | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Safrane : M. BADAOUI | ||||||||||||||||||||||||||||||
| R21 n° 1 : M. REDOUANE | ||||||||||||||||||||||||||||||
| R21 n° 1 : M. REDOUANE | ||||||||||||||||||||||||||||||
| R21 n° 1 : M. REDOUANE | ||||||||||||||||||||||||||||||
| R21 n° 2 : M. FAWZI | ||||||||||||||||||||||||||||||
| R21 n° 2 : M. FAWZI | ||||||||||||||||||||||||||||||
| R21 n° 2 : M. FAWZI | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Clio : Mmes IDRISSI et FIKRI | ||||||||||||||||||||||||||||||
| R21 n° 1 : M. BELKAHIA |
Colonnes = jours de juin. La R21 n° 2 est prise jusqu'au 9 ; la R21 n° 1 est libre du 1er au 5 : on la réserve à M. BELKAHIA du 1er au 2 juin (en rouge ; ou du 3 au 4). Autre possibilité plus tard : la R21 n° 2 du 10 au 11.
Horaires : 9 h – 13 h et 14 h – 17 h 30 ; repas 13 h – 14 h ; vous postez le courrier chaque jour de 15 h 30 à 16 h. Message du directeur, M. CHARIF : mettre à jour le tarif du 2e semestre (+ 2 %) et le tirer en 12 exemplaires pour sa réunion de 14 h ; saisir le projet de publipostage qu'il veut relire avant de voir l'imprimeur en fin de matinée ; téléphoner au plus tôt au client MARNISSI pour connaître la quantité de crèmes à livrer et prévenir l'expédition, qui prépare le colis vers 10 h ; appeler le comité d'entreprise de l'Art de la Cosmétique pour un retard de livraison de 8 jours (permanence de 15 h à 16 h) ; établir l'avoir de « Beauté et Jeunesse » et la facture de « Coiffure Moderne », à poster aujourd'hui ; reclasser les dossiers clients cette semaine ; changer le message du répondeur (pas urgent) ; mettre à jour le tableau du CA des représentants en 10 exemplaires pour 14 h ; point avec lui à 17 h 30. 1) De combien de temps disposez-vous ? 2) Quelles plages sont impossibles ? 3) Remplissez l'agenda.
1) 4 h + 3 h 30 = 7 h 30, moins 30 min de courrier : 7 heures de travail disponibles. 2) Plages impossibles : 13 h – 14 h (repas), 15 h 30 – 16 h (courrier), le point de 17 h 30.
| Horaire | Activité |
|---|---|
| 9 h 00 – 9 h 15 | Appel au client MARNISSI, information de l'expédition (avant 10 h) |
| 9 h 15 – 10 h 45 | Saisie du publipostage, remise au directeur pour relecture |
| 10 h 45 – 12 h 15 | Mise à jour du tarif (+ 2 %), tirage en 12 exemplaires |
| 12 h 15 – 13 h 00 | Mise à jour du tableau du CA, tirage en 10 exemplaires |
| 13 h 00 – 14 h 00 | Repas |
| 14 h 00 – 15 h 00 | Avoir « Beauté et Jeunesse » et facture « Coiffure Moderne » |
| 15 h 00 – 15 h 30 | Appel au comité d'entreprise de l'Art de la Cosmétique (permanence) |
| 15 h 30 – 16 h 00 | Courrier (avec l'avoir et la facture) |
| 16 h 00 – 17 h 30 | Début du reclassement des dossiers clients |
| 17 h 30 | Point avec M. CHARIF |
Le message du répondeur est reporté à un jour plus calme de la semaine.
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.