Beaucoup se demandent : « comment faire pour tout faire ? ». C'est la mauvaise question : on ne peut pas tout faire. La bonne question est : « qu'est-ce que je choisis de faire ? ». Bien gérer son temps, c'est bien faire ce qui est important.
Un ordre d'importance relative entre plusieurs buts. On ne peut avoir qu'un, deux ou trois buts prioritaires : « si vous avez quinze priorités, vous n'en avez aucune ». L'ordre des priorités doit être partagé avec les personnes concernées (le directeur, l'équipe).
Pour chaque activité, se demander : me rapproche-t-elle de mes buts prioritaires ?
Dans la plupart des situations, une petite partie des causes produit l'essentiel des effets : 20 % des clients font 80 % du chiffre d'affaires ; 20 % des machines causent 80 % des pannes. Appliquée au temps : 20 % de nos activités produisent 80 % de nos résultats. Il faut repérer ces activités à haut rendement et leur donner la priorité. Le plus important est souvent le plus difficile, mais pas forcément le plus long.
La règle 60-20-20 précise la marge : on planifie environ 60 % du temps pour les activités prévues, on garde 20 % pour les activités non planifiées (demandes du jour) et 20 % pour les imprévus.
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La case 2 (important mais pas urgent) est celle qu'on néglige le plus. Si on ne lui réserve pas de temps, ses tâches finissent par devenir urgentes (case 1) et créent du stress.
| Niveau | Contenu | Outil |
|---|---|---|
| Annuel | Événements récurrents, grands projets, congés, échéances légales | Planning annuel, calendrier |
| Mensuel | Réunions, échéances du mois, étapes des projets | Agenda mensuel |
| Hebdomadaire | Activités de la semaine reprises des listes mensuelles | Agenda hebdomadaire |
| Quotidien | Liste des tâches du jour, avec durées | Liste « à faire » du jour |
Règles de planification :
Une planification « à l'envers » : on part de la date finale du projet et on remonte vers aujourd'hui en plaçant les résultats intermédiaires à obtenir et leurs dates limites.
| Date limite | Étape à terminer |
|---|---|
| 30 juin | Séminaire |
| 27 juin | Confirmation finale du nombre de participants au traiteur et à l'hôtel |
| 20 juin | Envoi du programme définitif et des badges |
| 10 juin | Fin des inscriptions |
| 25 mai | Envoi des invitations |
| 15 mai | Choix de l'hôtel et du traiteur (comparaison des devis) |
| 5 mai | Validation du budget et du thème par la direction |
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Classez dans la matrice : (a) le directeur vous demande le dossier du conseil d'administration qui a lieu dans une heure ; (b) mettre à jour la procédure d'archivage ; (c) un fournisseur appelle pour confirmer une adresse de livraison ; (d) lire une chaîne de messages humoristiques ; (e) préparer le planning des congés de l'été (dans 3 mois) ; (f) l'imprimante du service est en panne et un collègue en a besoin tout de suite ; (g) former la nouvelle stagiaire au logiciel de courrier.
| Case | Tâches | Action |
|---|---|---|
| 1. Urgent et important | (a) | Faire immédiatement |
| 2. Important, pas urgent | (b), (e), (g) | Planifier un créneau |
| 3. Urgent, pas important | (c), (f) | Déléguer (ou traiter très vite) |
| 4. Ni urgent ni important | (d) | Abandonner |
Listez heure par heure les tâches réalisées hier et les tâches non réalisées, avec leur niveau de priorité. Puis répondez : quelles conséquences ont les tâches non réalisées ? Comment auriez-vous pu agir autrement ?
Réponse personnelle. Exemple d'analyse :
| Horaire | Tâche réalisée | Priorité |
|---|---|---|
| 8 h – 9 h 30 | Lecture et réponse aux e-mails | C |
| 9 h 30 – 11 h | Réunion non prévue | B |
| 11 h – 12 h | Classement | C |
| 14 h – 16 h | Appels de collègues, aides diverses | D |
Tâche non réalisée : le rapport mensuel (priorité A). Conséquence : retard, rapport rendu le lendemain, mécontentement du directeur. Autrement : commencer la journée par le rapport (plage de pleine forme), consulter les e-mails à heures fixes, refuser poliment ou reporter les demandes non urgentes.
Une Office Manager a trois priorités : (1) améliorer l'archivage numérique ; (2) réduire les frais de fournitures de 10 % ; (3) améliorer l'accueil des visiteurs. Remplissez le tableau « à faire au quotidien / chaque semaine / chaque mois / dans l'année ».
| Priorité | Au quotidien | Chaque semaine | Chaque mois | Dans l'année |
|---|---|---|---|---|
| 1. Archivage numérique | Scanner et nommer les documents du jour | Vérifier le classement des dossiers partagés | Sauvegarde et contrôle des accès | Choisir et installer un logiciel de GED |
| 2. Fournitures −10 % | Noter les sorties de fournitures | Contrôler le stock | Comparer les consommations au budget | Renégocier avec les fournisseurs, appel d'offres |
| 3. Accueil | Accueillir et orienter les visiteurs, tenir le registre | Préparer la liste des rendez-vous | Analyser les remarques des visiteurs | Réaménager l'espace d'accueil, former l'équipe |
L'entreprise déménage dans de nouveaux bureaux le lundi 1er septembre. Étapes nécessaires : informer le personnel (au moins 1 mois avant) ; choisir le déménageur (3 devis, 2 semaines) ; trier et archiver les documents (2 semaines) ; transférer les lignes téléphoniques et Internet (demande 15 jours avant) ; emballer (3 jours avant) ; informer les clients et fournisseurs de la nouvelle adresse (1 semaine avant). Établissez le rétroplanning.
| Date limite | Étape |
|---|---|
| 1er septembre | Installation dans les nouveaux bureaux |
| 29 août | Fin de l'emballage (commencé le 27 août) |
| 25 août | Information des clients et fournisseurs |
| 17 août | Demande de transfert des lignes téléphoniques et d'Internet |
| 17 août | Fin du tri et de l'archivage (commencé le 3 août) |
| 1er août | Information du personnel |
| 1er août | Choix du déménageur (demandes de devis à partir du 18 juillet) |
Une réunion commence dans quelques minutes. Classez par ordre de priorité : a) réserver une table pour 3 au restaurant « Bons Vivants » pour le dîner d'affaires de ce soir ; b) demander à la comptabilité 2 chèques de 4 000 DH pour vendredi prochain ; c) finir le rapport de coopération avec M. IKRAMI et le porter en salle de réunion ; d) téléphoner à Mme IKRAMI (M. IKRAMI ne viendra pas au déjeuner) ; e) appeler l'agence ESSALAM TOUR pour vérifier le vol RAM de M. NOURI (départ le 23 août) et son retour ; f) si vous avez le temps, signaler au mécanicien un problème ; g) commander tout de suite le café pour les participants à la réunion ; h) envoyer un message à Electro Pièces (fournisseur étranger) pour confirmer la date et l'heure d'arrivée du directeur.
| Ordre | Tâche | Justification |
|---|---|---|
| 1 | g) Café de la réunion | Demandé « tout de suite », la réunion commence |
| 2 | c) Rapport IKRAMI en salle | Nécessaire pour la réunion qui commence |
| 3 | d) Appel à Mme IKRAMI | À faire avant le déjeuner |
| 4 | a) Table au restaurant | Pour ce soir : réserver dans la matinée |
| 5 | h) Confirmation à Electro Pièces | Le fournisseur doit organiser l'accueil du directeur |
| 6 | e) Vérifications auprès de l'agence de voyages | Départ le 23 août : important mais moins pressé |
| 7 | b) Chèques pour vendredi prochain | Délai de plusieurs jours |
| 8 | f) Mécanicien | « Si vous avez le temps » : ni urgent ni important |
Lundi 30 mars, 16 h 30, vous préparez la journée de demain (mardi : consultations sur rendez-vous de 14 h à 16 h, 8 patients inscrits). Classez en priorité (demain) ou postériorité (plus tard dans la semaine) : 1. archiver les dossiers des patients sans nouvelles depuis 2 ans ; 2. commander des compresses (il reste 2 boîtes, consommation : 1 boîte par jour) ; 3. réserver un billet de train pour l'assistante (congrès dans 15 jours, réduction si réservation avant demain soir) ; 4. ranger l'armoire des fournitures ; 5. rappeler Mme ANOUAR, 79 ans, dont le taux de cholestérol est inquiétant, pour un rendez-vous rapide ; 6. contacter le bureau de recrutement pour remplacer la technicienne de surface, qui part vendredi ; 7. sortir et vérifier les dossiers des 8 patients de demain.
| Tâche | Classement | Justification |
|---|---|---|
| 5. Mme ANOUAR | Priorité (en premier) | Santé d'une patiente âgée : le plus important |
| 7. Dossiers des 8 patients | Priorité (matin) | Consultations dès 14 h |
| 2. Compresses | Priorité | Stock épuisé dans 2 jours ; prévoir le délai de livraison |
| 3. Billet de train | Priorité | Réduction perdue après demain soir |
| 6. Bureau de recrutement | Priorité | Remplaçante à trouver avant vendredi |
| 1. Archivage | Postériorité | Ni urgent ni lié aux soins : dans la semaine |
| 4. Armoire | Postériorité | Utile mais pas urgent : plage libre de la semaine |
Lundi 8 h, Mme BERRADA vous laisse : saisir le projet de nouvelle salle d'exposition (8 pages, pour demain) ; établir le contrat du nouveau salarié (signature à 14 h) ; créer le dossier du nouveau client MARMARI (appel d'offres et réponse) ; rendez-vous avec elle à 9 h 30 comme chaque lundi ; préparer et photocopier les dossiers de la réunion des techniciens et commerciaux (demain 10 h) ; saisir les devis des commerciaux (remis vendredi) ; arroser les plantes ; vérifier le stock de fournitures et prévoir la commande du mois prochain ; rédiger la note d'information sur les chèques impayés ; téléphoner à M. FAJRI pour confirmer le déjeuner de la fin de semaine. Classez et justifiez.
| Tâche | Catégorie | Justification |
|---|---|---|
| Rendez-vous de 9 h 30 | Urgent | Heure fixe, programme de la semaine |
| Contrat du nouveau salarié | Urgent | Signature à 14 h aujourd'hui |
| Projet de salle d'exposition | Le plus tôt possible | À remettre demain : commencer aujourd'hui |
| Dossiers de la réunion de demain | Le plus tôt possible (photocopies déléguées) | Réunion demain 10 h |
| Devis des commerciaux | Le plus tôt possible | Remis vendredi : les clients attendent |
| Note sur les chèques impayés | Le plus tôt possible | Information de gestion importante |
| Appel à M. FAJRI | Le plus tôt possible (cette semaine) | Déjeuner en fin de semaine |
| Stock de fournitures | À reporter | Commande du mois prochain |
| Dossier client MARMARI | À déléguer (ou reporter) | Classement simple |
| Arroser les plantes, photocopies | À déléguer | Tâches simples (agent, stagiaire) |
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.