Courriels, rendez-vous, réunions, déplacements, demandes urgentes : un bureau qui n'est pas organisé perd du temps et de l'argent. L'office manager est la personne qui organise et planifie ces activités pour que la direction et les équipes travaillent efficacement.
Ensemble d'actions mises en place pour améliorer l'efficacité et la performance : répartition claire des tâches, communication efficace des consignes, outils de suivi (agenda, liste de tâches, tableau des tâches).
| Organiser | Planifier |
|---|---|
| Étape qui précède la planification | Étape qui suit l'organisation |
| Réfléchir à quoi faire et pourquoi : objectifs, impératifs, stratégie | Décider où, quand et comment appliquer le plan |
| Résultat : un plan, une répartition des rôles | Résultat : un calendrier, des étapes, des ressources affectées |
La planification est un processus qui fixe des objectifs, détermine les moyens et ressources nécessaires et les place sur un calendrier d'étapes. Elle sert de guide à chaque acteur.
| Recevoir une directive (interpréter judicieusement) | Transmettre une consigne (être compris) |
|---|---|
| Écouter avec concentration | Expliquer le sens et l'objectif, ne pas imposer |
| Observer | Faire preuve d'assurance |
| Poser des questions plutôt que se tromper | Fixer des règles claires et des rôles précis |
| Prendre des notes | Adapter son style : directif avec un débutant, délégatif avec une personne autonome, participatif avec une équipe collaborative, persuasif si nécessaire |
| Pratiquer, puis rendre compte (problèmes, résultats, messages transmis avec précision) | Vérifier la compréhension et prévoir des points de contrôle |
Avant d'organiser un événement, l'assistant doit pouvoir répondre, après l'entretien avec son responsable, à ces questions : De quoi s'agit-il ? Qui est concerné ? Quand ? Où ? Pourquoi ? et avec quel budget.
L'employeur peut donner des directives sur l'exécution du travail et le comportement, notamment pour la santé, la sécurité et l'image de l'entreprise ; le salarié les suit de bonne foi, dans le respect de sa vie privée.
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| Acteur | Rôle |
|---|---|
| Office manager | Bras droit du dirigeant ; conçoit, met en œuvre et évalue les processus de travail ; communication interne et externe, reporting, services généraux, suivi des budgets et de la trésorerie, organisation des réunions, séminaires et team building, accueil des nouveaux salariés. Évolution moderne de l'assistant de direction |
| Management | Planifier, organiser, diriger et contrôler les ressources pour atteindre les objectifs ; vision qualitative et humaine (la gestion est plus quantitative : comptabilité, finance) |
| Collaborateurs | Réalisent le travail, proposent des idées, assurent le développement de l'entreprise |
| Facilitateur | Aide un groupe à trouver lui-même ses réponses ; apport méthodologique et psychologique, pas de solution métier |
| Théorie X | Théorie Y |
|---|---|
| L'individu n'aime pas le travail et l'évite | L'effort au travail est aussi naturel que le jeu ou le repos |
| Il faut le contraindre, le contrôler, le menacer de sanctions | Il peut se diriger et se contrôler s'il adhère aux objectifs |
| Il préfère être dirigé, fuit les responsabilités, cherche la sécurité | Il recherche les responsabilités ; il a de l'imagination et de la créativité |
| Organisation : procédures détaillées, tâches parcellisées, management autoritaire | Organisation : regroupement des tâches, décentralisation, délégation, motivation |
Deux axes de 1 à 9 : intérêt pour la production (horizontal) et intérêt pour l'humain (vertical).
Au centre, le style 5.5 intermédiaire : compromis entre résultats et moral, résultats moyens. Blake et Mouton jugent le 9.9 le plus efficace.
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Le directeur dit à Salma, office manager : « Organise-moi la réunion avec les commerciaux. » Salma réserve une salle pour 5 personnes jeudi à 15 h ; il y avait en fait 14 commerciaux, dont 6 en déplacement à Agadir, et le directeur voulait la réunion avant la fin du mois. Quelles erreurs Salma a-t-elle commises ? Quelles questions aurait-elle dû poser ?
Elle a agi sans interpréter la directive : elle n'a pas posé de questions ni pris de notes, et n'a pas reformulé. Questions à poser : De quoi s'agit-il (objectif, type de réunion) ? Qui (combien de commerciaux, présents ou à distance) ? Quand (date limite, durée) ? Où (salle de 14 places, visioconférence pour Agadir) ? Pourquoi (documents à préparer) ? Quel budget ? Elle aurait dû reformuler et confirmer par écrit.
Situez chaque responsable sur la grille de Blake et Mouton : a) Karim fixe seul les objectifs, contrôle chaque tâche et sanctionne les retards ; b) Nadia organise des pauses-café et évite de parler des résultats ; c) Youssef laisse chacun faire ce qu'il veut et évite les conflits ; d) Imane fixe les objectifs avec l'équipe, délègue et suit les résultats.
a) 9.1 autocratique (théorie X) ; b) 1.9 club social ; c) 1.1 anémique ; d) 9.9 démocratique (théorie Y), le style le plus efficace selon Blake et Mouton.
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.