Pour être efficace, l'office manager s'appuie sur quatre outils d'organisation et sur des méthodes de planification : découper le travail en tâches, les classer par priorité, puis les placer dans le temps.
| Outil | Système Google | Système Microsoft |
|---|---|---|
| Agenda | Google Agenda | Calendrier Outlook |
| Tâches | Google Tasks | Tâches Outlook / To Do |
| Messagerie | Gmail | Outlook |
| Notes | Google Keep | OneNote |
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Planifier, c'est : identifier les tâches, les prioriser (ordonnancer), les répartir dans le temps et leur affecter des ressources. Cela permet d'enchaîner logiquement les tâches, d'exprimer les besoins, d'analyser les charges, de prévoir les risques et de comparer le réel au prévu.
Les tâches peuvent être successives (l'une après l'autre), simultanées (en même temps) ou convergentes (plusieurs tâches doivent être finies pour en commencer une autre).
Matrice d'Eisenhower : urgent = à faire vite (on subit) ; important = contribue aux objectifs (on choisit). Elle donne la priorité à l'important sur l'urgent.
| Méthode | Principe |
|---|---|
| MoSCoW | Must have (indispensable), Should have (important), Could have (peu d'impact), Won't have (optionnel, pas cette fois) |
| Scoring (multiplication des critères) | Note d'importance × note d'urgence (de 1 à 5) ; la note la plus élevée passe en premier |
| Matrice gain / effort | On commence par les tâches à gain fort et effort faible |
Le diagramme de Gantt présente les tâches en lignes et le temps en colonnes ; chaque tâche est une barre (début, durée), liée à ses ressources et à ses dépendances. Simple, visuel, facile à mettre à jour (la méthode détaillée est vue en M201 et M202).
| Tâche | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A Réserver la salle | ||||||||||
| B Contacter les intervenants | ||||||||||
| C Concevoir l'invitation | ||||||||||
| D Envoyer les invitations | ||||||||||
| E Commander le traiteur | ||||||||||
| F Relancer les invités | ||||||||||
| G Préparer les dossiers | ||||||||||
| H Journée J |
Échelle : 1 colonne = 1 jour. En rouge : tâches critiques ; en bleu : autres tâches.
Chemin critique : A → C → D → F → H (9 jours). B, E et G ont de la marge.
Le tableau de répartition (le « qui fait quoi », parfois appelé kifékoi) complète le Gantt :
| Qui ? | Fait quoi ? | Avec qui ? | Pour quand ? | Comment ? | Suivi |
|---|---|---|---|---|---|
| Salma | Réserver la salle | Services généraux | J − 9 | Formulaire de réservation | Fait ✔ |
| Omar | Invitations | Service communication | J − 5 | Publipostage Word + e-mail | En cours |
Autres méthodes : la chaîne critique (tient compte des ressources disponibles et regroupe les marges de sécurité), la simulation de Monte-Carlo (calcule par ordinateur plusieurs scénarios et leurs probabilités). Outils logiciels : agenda électronique, applications de to-do list (Todoist, Microsoft To Do), outils de gestion de projet (Trello, MS Project).
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Classez par priorité les tâches suivantes (importance, urgence) : A (2, 4) ; B (1, 5) ; C (3, 2) ; D (4, 3) ; E (5, 1).
| Tâche | Importance | Urgence | Score | Priorité |
|---|---|---|---|---|
| A | 2 | 4 | 8 | 2 |
| B | 1 | 5 | 5 | 4 (ex æquo) |
| C | 3 | 2 | 6 | 3 |
| D | 4 | 3 | 12 | 1 |
| E | 5 | 1 | 5 | 4 (ex æquo) |
Ordre : D, A, C, puis B et E. Pour départager B et E, on privilégie l'importance (Eisenhower) : E avant B ; B, peu importante mais urgente, peut être déléguée.
Lundi 9 h, l'office manager a : a) le rapport mensuel à rendre ce soir au directeur ; b) la préparation du séminaire de juin ; c) une demande d'un fournisseur pour un catalogue ; d) des vidéos reçues par WhatsApp ; e) une panne d'imprimante signalée par un collègue ; f) le rendez-vous de 15 h avec un client. Classez chaque élément et dites où il doit être noté.
a) Urgent et important : faire tout de suite (tâche du jour, bloc de temps dans l'agenda). b) Important, pas urgent : planifier (gestionnaire de tâches + bloc dans l'agenda). c) Ni urgent ni vraiment important : déléguer ou traiter plus tard (dossier « À suivre » de la messagerie). d) À éliminer pendant les heures de travail. e) Urgent, peu important pour elle : déléguer aux services généraux / informatique. f) Rendez-vous à heure fixe : agenda.
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.