Les événements externes (salons, séminaires, conférences) servent à se faire connaître, prospecter, fidéliser, former ou motiver. Ils coûtent cher : ils se préparent comme un projet, avec un objectif, un budget, un planning et une évaluation.
| Moment | Actions |
|---|---|
| Avant | Choisir le salon (cible, nature, type de participation, lieu) grâce aux organisateurs, syndicats professionnels, presse, sites ; établir le budget ; formalités douanières et assurance des marchandises ; constituer et former l'équipe ; réserver tôt le stand, le transport et l'hébergement ; aménager le stand (informations claires, produits, mobilier, décoration) ; annoncer sa participation (publipostage, catalogues, presse, réseaux) |
| Pendant | Accueillir, présenter l'offre, démonstrations et animations ; documentation, objets publicitaires, échantillons, jeux-concours, cocktails ; veille concurrentielle ; fiches visiteurs pour collecter les contacts |
| Après | Rapport : attractivité du stand, rentabilité, coût du contact, rendement du personnel ; relancer les contacts ; enrichir la base de prospects ; décider de revenir ou non |
Budget d'un salon : stand (location, aménagement, électricité, internet, hôtesses, assurance) + communication (documentation traduite, invitations, publicité) + personnel (transport, hébergement, repas, part des salaires).
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Réunion de travail ou de formation de plusieurs jours, souvent hors de l'entreprise (séminaire de direction, de motivation, de lancement).
| Étape | Points clés |
|---|---|
| 1. Budget | Coûts fixes (salle, matériel, accueil, sécurité, régisseur) ; coûts variables selon le nombre de participants (traiteur) ; coûts annexes (déplacements, impressions, publicité digitale) |
| 2. Objectif | Image de marque, notoriété, événement client, fidélisation ; il détermine la cible |
| 3. Date | Éviter le début et la fin de semaine ; format petit-déjeuner (8 h – 9 h 30), afterwork, demi-journée |
| 4. Lieu | Accessible, proche des trajets des invités, transports |
| 5. Invités | Liste selon la cible ; invitation par courriel, réseaux sociaux, carton imprimé pour une cible premium |
| 6. Intervenants | Tête d'affiche (rémunérée), expert d'un sujet, salarié d'une entreprise connue ; pour une table ronde, des profils variés et un animateur |
| 7. Prestataires | Traiteur, régisseur, photographe ou vidéaste, hôtes et hôtesses, location de matériel |
| 8. Communication | Invitations 3 semaines avant, rappel une semaine avant et la veille ; compter 30 à 50 % d'inscrits absents |
| 9. Jour J | Installer et tester la veille, arriver tôt, briefer les équipes, rappeler le timing aux intervenants, gérer les imprévus |
| 10. Après | Remerciements le lendemain, diffusion de photos, vidéos, verbatims |
Séminaire de 2 jours à Marrakech pour 40 commerciaux. Coûts fixes : salle 6 000 DH par jour ; matériel 3 000 ; animateur 8 000 ; communication 1 500. Coûts par participant : 1 nuit d'hôtel 900 ; repas 350 par jour ; pauses-café 40 DH par pause, 2 pauses par jour ; transport 300.
| Poste | Calcul | Montant |
|---|---|---|
| Salle | 2 × 6 000 | 12 000 |
| Matériel | 3 000 | |
| Animateur | 8 000 | |
| Communication | 1 500 | |
| Coûts fixes | 24 500 | |
| Coût variable par participant | 900 + 2 × 350 + 4 × 40 + 300 | 2 060 |
| Coûts variables | 40 × 2 060 | 82 400 |
| Budget total | 106 900 | |
| Coût par participant | 106 900 ÷ 40 | 2 672,50 |
Avec 50 participants, le coût par participant baisserait : (24 500 + 50 × 2 060) ÷ 50 = 2 550 DH, car les coûts fixes sont répartis sur plus de personnes.
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La société DECO MAROC a participé au salon de l'ameublement : stand 38 000 DH, aménagement 12 000, communication 9 000, personnel 16 000. Elle a obtenu 300 contacts utiles et 15 commandes pour un CA de 450 000 DH. Calculez le coût total, le coût du contact, le coût par commande et le rapport coût / CA. Concluez.
Coût total = 38 000 + 12 000 + 9 000 + 16 000 = 75 000 DH. Coût du contact = 75 000 ÷ 300 = 250 DH. Coût par commande = 75 000 ÷ 15 = 5 000 DH. Coût / CA = 75 000 ÷ 450 000 = 16,7 %. Le salon est rentable si la marge sur ces ventes dépasse 16,7 % du CA et si une partie des 285 autres contacts devient client : il faut les relancer rapidement.
Pour une conférence-petit-déjeuner, 120 personnes sont inscrites. Le traiteur facture 85 DH par couvert commandé. Combien de couverts commander ? Rédigez le calendrier de communication si la conférence a lieu le jeudi 20 juin.
Avec 30 à 50 % d'absents, on attend entre 120 × 0,5 = 60 et 120 × 0,7 = 84 présents. Commander environ 85 à 90 couverts (coût ≈ 7 225 à 7 650 DH) plutôt que 120 (10 200 DH). Calendrier : invitations vers le 30 mai (3 semaines avant) ; communication sur les réseaux dès le 20 mai ; rappel le 13 juin ; dernier rappel le 19 juin ; remerciements le 21 juin.
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.