M204 · Chapitre 8 : Le déplacement professionnel

Cours

Le déplacement professionnel couvre tous les déplacements non habituels (hors trajet domicile – travail) faits pour l'entreprise : rendez-vous chez un client, visite d'un fournisseur, séminaire, salon, mission dans une autre ville ou à l'étranger. L'office manager l'organise avec une check-list, pour respecter le budget et anticiper les imprévus.

I. Les étapes clés

1. CadreQQOQCCP

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2. Feuille de routeplanning du séjour

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3. Transportcomparer, réserver tôt

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4. Hébergementbien situé, tarifs entreprise

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5. DocumentsCNIE, passeport, visa, billets

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6. Assuranceet 7. absence au bureau

1. Poser le cadre : QQOQCCP

Question	À préciser
Qui ?	Le ou les collaborateurs concernés
Quoi ?	Rendez-vous, séminaire, conférence, salon, audit…
Où ?	Ville, pays ; hôtel proche de l'aéroport, de la gare ou du lieu de rendez-vous
Quand ?	Dates, horaires ; date limite de réservation
Comment ?	Moyen de transport, escales, formalités (visa, formulaire)
Combien ?	Nombre de personnes, durée du séjour, budget alloué
Pourquoi ?	Objectifs de la mission

2. La feuille de route

Document qui détaille, jour par jour et heure par heure, le déroulement du déplacement : trajets, rendez-vous (nom, adresse, contact), hébergement, objectifs, documents à emporter, ressources, risques. Elle est remise au voyageur et une copie reste au bureau.

3 à 7. Réserver et anticiper

Transport : réserver au moins 2 mois à l'avance pour un vol international ; comparer horaires et prix ; préférer un billet modifiable ou remboursable ; payer les bagages en avance ; réserver la voiture de location ou la navette.
Hébergement : après le transport ; filtrer selon les services (petit-déjeuner, parking, wifi) ; hôtel proche des rendez-vous ; tarifs négociés ou programme de fidélité de l'entreprise.
Documents : CNIE, passeport valide, visa si besoin, billets (souvent en QR code), cartes de visite, ordre de mission, enveloppe pour les justificatifs de frais.
Assurance : l'employeur doit couvrir ses salariés pendant le travail, y compris en déplacement (accident du travail) ; à l'étranger, une assurance assistance couvre frais médicaux et rapatriement.
Absence au bureau : déplacer les rendez-vous, bloquer l'agenda, réponse automatique de messagerie, prévenir la hiérarchie et les collaborateurs, prévoir une marge au retour.

II. Les frais de déplacement

Avant le départ, on établit un ordre de mission et on estime le budget ; au retour, le salarié remplit une note de frais avec les justificatifs. Deux systèmes de remboursement :

Système	Principe
Frais réels	Remboursement sur justificatifs (factures d'hôtel, tickets, billets), dans la limite d'un barème interne
Indemnités forfaitaires	Montant fixe par nuit, par repas ou par jour (indemnité journalière de déplacement), et indemnité kilométrique pour le véhicule personnel

Indemnité kilométrique = Distance aller-retour × taux par kilomètre

Budget d'une mission

Mme Kawtar, de Rabat, va 3 jours à Tanger (2 nuits) pour un salon, avec sa voiture personnelle. Distance aller : 250 km ; taux 2,50 DH/km ; autoroute 120 DH l'aller ; hôtel 750 DH la nuit ; indemnité repas 150 DH par repas (2 repas par jour) ; parking 40 DH par jour.

Poste	Calcul	Montant
Indemnité kilométrique	2 × 250 × 2,50	1 250
Autoroute	2 × 120	240
Hôtel	2 × 750	1 500
Repas	3 × 2 × 150	900
Parking	3 × 40	120
Total		4 010

Si l'entreprise verse une avance de 3 000 DH au départ, elle remboursera 4 010 − 3 000 = 1 010 DH au retour, sur présentation de la note de frais et des justificatifs.

À retenir

Étapes : cadre (QQOQCCP), feuille de route, transport, hébergement, documents, assurance, absence au bureau.
Frais : ordre de mission, avance, note de frais ; frais réels ou forfaits ; indemnité kilométrique = km × taux.