Une faute d'orthographe, un chiffre faux ou une phrase confuse suffisent à ruiner l'image de l'entreprise, ou à créer un litige. Avant de signer et d'envoyer, on vérifie la lettre avec méthode.
| Caractéristique | Question à se poser |
|---|---|
| Objet précis | L'objet dit-il en quelques mots de quoi il s'agit ? |
| Message clair | Le lecteur comprend-il tout à la première lecture ? |
| Lisibilité | Paragraphes courts, aérés, une idée par paragraphe ? |
| Compréhension | Vocabulaire simple, pas de jargon ni d'ambiguïté ? |
| Mémorisation | L'essentiel (montant, date, demande) est-il mis en valeur ? |
| Action | Le lecteur sait-il exactement ce qu'on attend de lui ? |
| Réponse | Lui a-t-on donné les moyens de répondre (coordonnées, délai) ? |
| Domaine | Points à vérifier |
|---|---|
| Présentation | En-tête, lieu et date, destinataire et adresse complets, références, objet, P. J., signature et fonction |
| Contenu | Toutes les informations utiles, chiffres, dates, références exacts ; cohérence avec la lettre reçue |
| Plan | Introduction, développement, conclusion, formule de politesse qui reprend l'appel |
| Vocabulaire | Mot juste, registre courant ou soutenu, pas de répétitions |
| Orthographe et grammaire | Accords (sujet-verbe, participes), homonymes (a/à, ce/se, ces/ses, leur/leurs), majuscules |
| Syntaxe | Phrases complètes et courtes, mots de liaison corrects |
| Ponctuation | Virgule après la formule d'appel, point final, deux-points avant une liste ; pas d'espace avant le point ni la virgule, une espace avant « ; : ? ! » |
| Chiffres | Montants en chiffres et en lettres identiques, calculs justes |
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| Règle | Exemples |
|---|---|
| Trait d'union entre tous les mots d'un nombre (orthographe recommandée de 1990) | vingt-cinq ; deux-cent-trente-quatre (on accepte aussi deux cent trente-quatre) |
| « Vingt » et « cent » prennent un s s'ils sont multipliés et terminent le nombre | quatre-vingts ; trois-cents ; mais quatre-vingt-deux, trois-cent-dix |
| « Mille » est invariable | deux-mille, dix-huit-mille |
| « Million », « milliard » sont des noms : ils s'accordent | deux millions de dirhams |
| « Et » pour 21, 31, 41, 51, 61, 71 | vingt et un, soixante et onze (mais quatre-vingt-un) |
| Les centimes | « … dirhams et quarante centimes » |
18 698,40 DH : dix-huit-mille-six-cent-quatre-vingt-dix-huit dirhams et quarante centimes (ou, en orthographe traditionnelle : dix-huit mille six cent quatre-vingt-dix-huit dirhams et quarante centimes).
| Incorrect | Correct |
|---|---|
| Suite à votre lettre | Comme suite à / En réponse à votre lettre |
| Vous n'êtes pas sans ignorer | Vous n'êtes pas sans savoir / Vous savez |
| Malgré que la livraison soit faite | Bien que la livraison soit faite |
| Veuillez agréer nos sentiments distingués | Veuillez agréer l'expression de nos sentiments distingués |
| Ci-joint la facture / la facture ci-jointe | Les deux sont justes : « ci-joint » est invariable en tête de phrase, accordé après le nom |
| Pallier à un problème | Pallier un problème |
| Au jour d'aujourd'hui | Aujourd'hui |
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Corrigez : « Suite à votre lettre du 5 courant, nous avons bien reçus la commande. Les article vous serons livrer la semaine prochaine. Vous n'êtes pas sans ignorer que nos délai sont courts. Veuillez agréer nos sentiments distingués. »
« Comme suite à votre lettre du 5 courant, nous avons bien reçu votre commande. Les articles vous seront livrés la semaine prochaine. Vous n'êtes pas sans savoir que nos délais sont courts. Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de nos sentiments distingués. » (reçu sans s avec « avoir » et un COD placé après ; articles au pluriel ; « seront livrés » : futur passif et participe accordé ; contresens « sans ignorer » ; délais au pluriel ; rappel de l'appel dans la formule.)
Écrivez en lettres : a) 280 DH ; b) 1 471 DH ; c) 80 200 DH ; d) 2 000 000 DH ; e) 15 918,34 DH.
a) deux-cent-quatre-vingts dirhams ; b) mille-quatre-cent-soixante-et-onze dirhams ; c) quatre-vingt-mille-deux-cents dirhams ; d) deux millions de dirhams ; e) quinze-mille-neuf-cent-dix-huit dirhams et trente-quatre centimes. (En orthographe traditionnelle, sans traits d'union entre « cent », « mille » et les autres mots : deux cent quatre-vingts ; mille quatre cent soixante et onze…)
Une lettre de rappel porte : « Objet : facture », sans numéro ni montant, une formule d'appel « Monsieur, » et une formule finale « Veuillez agréer, Madame, … ». Le montant en chiffres est 12 450 DH, en lettres « douze mille quatre cent quarante dirhams ». Relevez les défauts.
Objet imprécis (« Rappel – facture n° … du … ») ; facture non identifiée (numéro, date, échéance) ; formule de politesse qui ne reprend pas l'appel (Monsieur / Madame) ; montant en lettres différent du montant en chiffres (douze mille quatre cent cinquante) : en cas de litige, c'est une source de contestation.
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.