L'entreprise écrit aussi à ses partenaires : banque, assurance, transporteur, et à l'ensemble de ses clients par des circulaires. Ces lettres ont souvent une portée juridique : elles sont envoyées en recommandé avec accusé de réception et rappellent les références du contrat (numéro de compte, de police, de dossier).
| Lettre | Contenu essentiel |
|---|---|
| Ouverture de compte | Demande, pièces jointes (statuts, RC, IF, ICE, pièces d'identité des dirigeants), personnes habilitées à signer |
| Procuration bancaire | Le dirigeant autorise une personne (nom, fonction) à retirer des chéquiers ou des espèces dans une limite fixée |
| Opposition sur chéquier ou chèque | Après vol ou perte : opposition immédiate par téléphone, confirmée par lettre recommandée avec les numéros de chèques et la copie de la déclaration de vol à la police |
| Contestation de frais ou erreur d'imputation | Date et montant du débit, raison de la contestation (frais non prévus par la convention, chèque qui n'est pas le nôtre), demande de remboursement |
| Demande de découvert ou de crédit | Rappel de l'entretien, montant, motif, pièces justificatives (bilans, prévisions) |
| Clôture de compte | Date de clôture, provision laissée jusque-là, demande du relevé final et du solde |
Recommandé avec accusé de réception
Compte n° 145 780 211 0034
Objet : opposition sur six chéquiers volés
Monsieur le Directeur,
Notre société a été victime, le 14 octobre, d'un cambriolage dans ses locaux de Rabat, au cours duquel six chéquiers ont été dérobés.
Nous vous confirmons l'opposition faite ce jour par téléphone sur ces six chéquiers (chèques n° 1 254 001 à 1 254 150) ; le dernier chèque débité sur notre relevé est le n° 1 253 987.
Vous trouverez ci-joint la copie de notre déclaration de vol auprès du commissariat de police.
Nous vous prions d'agréer, Monsieur le Directeur, l'expression de notre considération distinguée.
P. J. : 1 copie de déclaration de vol
| Lettre | Contenu essentiel |
|---|---|
| Déclaration de sinistre | Numéro de police ; nature, date, lieu et heure du sinistre ; circonstances et dommages constatés ; causes supposées ; demande d'expertise et de règlement ; dans le délai prévu par le contrat (souvent 5 jours ouvrés, 2 jours en cas de vol) |
| Résiliation de police | Numéro de police, risque couvert, date d'échéance ; utilisation de la clause de résiliation dans le délai de préavis |
| Vente d'un véhicule | Marque, immatriculation, date de vente ; demande de résiliation ou de transfert de la garantie |
| Contestation d'indemnisation | Référence du dossier, proposition reçue, motifs du désaccord, demande de contre-expertise |
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Lettre identique envoyée à de nombreux destinataires (souvent par publipostage, avec une formule d'appel personnalisée). Cas courants :
| Cas | Contenu |
|---|---|
| Majoration de prix | Annoncer la hausse et sa date d'effet, la justifier (coût des matières, du transport), rassurer sur la qualité, éventuellement maintenir les anciens prix pour les commandes passées avant une date |
| Changement d'adresse, ouverture d'une agence | Nouvelle adresse, date, coordonnées, invitation |
| Cession du fonds de commerce | Le cédant annonce la vente et présente le successeur ; le successeur sollicite la confiance de la clientèle |
| Arrivée d'un nouvel associé, transformation de la société | Annonce, nouvelle raison sociale ou forme, continuité des engagements |
| Lancement d'un produit, promotion | Lettre commerciale construite selon AIDA |
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Dans la nuit du 3 au 4 février, une fuite d'eau a endommagé l'agence de Kénitra de la société IMMO PLUS (police multirisque n° MR 45 879, compagnie SANAD ASSURANCES) : 3 ordinateurs, une partie du mobilier et des archives. Rédigez la déclaration.
Recommandé avec accusé de réception
Police n° MR 45 879
Objet : déclaration de sinistre – dégât des eaux du 4 février
Madame, Monsieur,
Nous vous informons qu'un dégât des eaux s'est produit dans la nuit du 3 au 4 février dans notre agence de Kénitra, 12, avenue Mohammed V.
À l'ouverture des bureaux, le 4 février à 8 h 30, notre employée, Mme Nadia KABBAJ, a constaté qu'une fuite de la canalisation du plafond avait endommagé trois ordinateurs, une partie du mobilier et des dossiers d'archives.
Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir mandater un expert dans les meilleurs délais afin d'évaluer les dommages et de procéder à leur indemnisation.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
P. J. : photographies des dégâts, liste des biens endommagés
La société BISCUITERIE AL BARAKA augmente ses prix de 6 % le 1er avril, à cause de la hausse du prix de la farine et du sucre. Les commandes reçues avant le 31 mars resteront facturées à l'ancien tarif. Rédigez la circulaire à ses clients.
Objet : nouveau tarif au 1er avril
Cher client,
Depuis plusieurs mois, le prix de nos matières premières, notamment la farine et le sucre, a fortement augmenté. Malgré nos efforts pour maîtriser nos coûts, nous sommes contraints de relever nos prix de 6 % à compter du 1er avril.
Afin de vous permettre de vous organiser, toutes les commandes reçues avant le 31 mars seront facturées à l'ancien tarif. Vous trouverez ci-joint notre nouveau tarif.
Nous restons attachés à la qualité de nos produits et à la satisfaction de votre clientèle, et vous remercions de votre confiance.
Veuillez agréer, cher client, l'expression de nos sentiments dévoués.
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.