La correspondance du règlement accompagne l'envoi des moyens de paiement, règle les désaccords sur la facture et, si le client ne paie pas, organise la relance : des lettres de plus en plus fermes, jusqu'à la mise en demeure.
| Lettre | Contenu |
|---|---|
| Envoi d'un chèque | « Vous trouverez ci-joint le chèque n° … tiré sur (banque) d'un montant de … DH, en règlement de votre facture n° … du … » ; P. J. : 1 chèque |
| Envoi d'effets | Liste des lettres de change acceptées ou des billets à ordre dans l'ordre des échéances (numéro, tiré, montant, échéance) |
| Avis de virement | « Nous avons donné l'ordre à notre banque de virer à votre compte n° … la somme de … DH en règlement de … » |
| Accusé de réception du règlement (fournisseur) | Remercier, indiquer le moyen et le montant reçus, la facture réglée |
Objet : règlement de votre facture n° 420
Monsieur,
Vous trouverez ci-joint le chèque n° 4587123 tiré sur la Banque Populaire, agence Hassan II, d'un montant de 1 240 DH, en règlement de votre facture n° 420 du 2 septembre.
Nous vous en souhaitons bonne réception et vous prions d'agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.
P. J. : 1 chèque
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Le client conteste le montant (facture déjà annulée, remise oubliée) ou la date ou le mode de paiement (échéance différente de celle convenue). Il rappelle l'accord, indique le montant ou la date exacts et renvoie le document à rectifier (facture, lettre de change).
| Lettre | Ton | Plan |
|---|---|---|
| 1re lettre de rappel | Courtois : un oubli est possible | Rappeler la facture (numéro, date, montant, échéance) ; constater qu'elle n'est pas réglée ; demander la régularisation ; « sauf erreur de notre part », « si votre règlement nous est parvenu entre-temps, veuillez ne pas tenir compte de cette lettre » |
| 2e lettre (15 à 30 jours plus tard) | Plus ferme | Rappeler la première lettre ; s'étonner de l'absence de réponse ; joindre une copie de la facture ; fixer une date limite |
| 3e lettre | Très ferme, courte, en recommandé avec AR | Rappeler les lettres précédentes ; exiger le paiement sous un délai court ; annoncer la transmission au contentieux ; espérer un règlement amiable |
| Mise en demeure | Officielle, recommandé avec AR (ou par huissier) | Sommer le débiteur de payer dans un délai précis (souvent 8 jours) ; préciser qu'à défaut, une action en justice sera engagée et que des intérêts de retard pourront être réclamés |
1re lettre – 3 novembre
Monsieur, lors de la vérification de nos comptes, nous avons constaté que notre facture n° 420 du 2 septembre, d'un montant de 1 240 DH, payable le 30 septembre, n'est pas réglée. Nous pensons qu'il s'agit d'un simple oubli et vous serions obligés de régulariser votre situation dans les meilleurs délais. Si votre règlement nous est parvenu entre-temps, veuillez ne pas tenir compte de ce rappel. Nous vous prions d'agréer…
2e lettre – 18 novembre
Monsieur, nous sommes surpris de n'avoir reçu aucune réponse à notre lettre du 3 novembre concernant notre facture n° 420 de 1 240 DH, dont vous trouverez une copie ci-jointe. Nous vous prions de nous adresser votre règlement au plus tard le 30 novembre. Veuillez agréer…
3e lettre et mise en demeure – 5 décembre (recommandé avec AR)
Monsieur, nos lettres des 3 et 18 novembre concernant le règlement de notre facture n° 420 de 1 240 DH sont restées sans réponse. Nous vous mettons en demeure de régler cette somme dans un délai de huit jours à compter de la réception de la présente. À défaut, nous transmettrons le dossier à notre avocat afin d'en obtenir le recouvrement par voie judiciaire, frais et intérêts de retard en sus. Nous souhaitons vivement ne pas devoir en arriver là. Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations.
Le ton dépend du client : on ménage un bon client ancien (proposer un échéancier, demander s'il rencontre une difficulté) ; on est plus rapide avec un client nouveau ou habitué des retards. La mise en demeure est l'étape préalable à l'action en justice (injonction de payer devant le tribunal de commerce).
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Vous recevez une lettre de change de 3 000 DH à l'échéance du 30 juin pour la facture n° 320. Or, le fournisseur avait accepté par écrit, le 10 mars, de reporter l'échéance au 31 juillet. Rédigez la lettre.
Objet : votre facture n° 320 – date d'échéance
Monsieur,
Nous accusons réception de votre facture n° 320 et de la lettre de change de 3 000 DH qui l'accompagne.
La date d'échéance portée sur cet effet est le 30 juin ; or, par votre lettre du 10 mars, vous aviez accepté de la reporter au 31 juillet.
Nous vous retournons donc cet effet pour rectification et vous prions d'agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.
P. J. : 1 lettre de change
Le client SOFIA DÉCOR doit 18 500 DH (facture n° 1207 du 10 février, échéance 10 mars). C'est un bon client depuis 8 ans. Rédigez la première et la deuxième lettre de rappel.
1re lettre : « Madame, Monsieur, sauf erreur de notre part, notre facture n° 1207 du 10 février, d'un montant de 18 500 DH, payable le 10 mars, reste à régler. Il s'agit certainement d'un oubli et nous vous serions reconnaissants de bien vouloir procéder à son règlement. Si celui-ci a été effectué entre-temps, veuillez ne pas tenir compte de ce courrier. Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos sentiments dévoués. »
2e lettre : « Madame, Monsieur, notre lettre du 20 mars relative à notre facture n° 1207 de 18 500 DH, dont copie ci-jointe, est restée sans réponse. Compte tenu de l'ancienneté de nos relations, nous sommes surpris de ce retard. Si vous rencontrez une difficulté passagère, nous sommes prêts à étudier avec vous un échelonnement. À défaut, nous vous prions de nous adresser votre règlement au plus tard le 15 avril. Veuillez agréer… »
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.