L'opération d'achat suit plusieurs étapes, chacune accompagnée de documents commerciaux :
| Étape | Contenu | Document |
|---|---|---|
| 1. Expression du besoin | Le service utilisateur (ou le magasin) signale ce qu'il faut acheter | Demande d'achat |
| 2. Recherche et sélection des fournisseurs | Consulter des fournisseurs, comparer leurs offres | Appel d'offres, demande de prix, devis, facture pro forma |
| 3. Passation de la commande | Concrétiser l'accord avec le fournisseur retenu | Bon de commande ou bulletin de commande |
| 4. Suivi de la commande | Relancer le fournisseur, vérifier le respect des délais | Relance, accusé de réception |
| 5. Réception et contrôle | Contrôler la quantité et la qualité des produits livrés | Bon de livraison, bon de réception |
| 6. Vérification de la facture et règlement | Comparer facture, commande et livraison, puis payer | Facture, avoir éventuel |
| 7. Archivage | Classer les documents | — |
Document (papier ou informatique) sur lequel le service utilisateur ou le magasin regroupe les articles à commander pour le réapprovisionnement.
| Document | Définition |
|---|---|
| Appel d'offres | Procédure par laquelle un acheteur demande à plusieurs fournisseurs de faire une proposition chiffrée, à partir d'un cahier des charges ; obligatoire pour les marchés publics |
| Cahier des charges | Document qui décrit précisément le besoin : caractéristiques techniques, quantités, délais, normes de qualité |
| Demande de prix | Demande adressée à un fournisseur pour connaître le prix et les conditions d'un produit |
| Devis | Document écrit par lequel le fournisseur détaille le prix et les conditions d'une prestation ou d'une fourniture |
| Facture pro forma | Facture « pour information » envoyée avant la vente : elle informe le client (prix, références, conditions) sans demander le paiement |
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La commande répond à une offre du vendeur : soit l'acheteur la sollicite (appel d'offres), soit le vendeur fait une offre spontanée. Elle peut être passée :
| Mode | Qui l'établit ? |
|---|---|
| Bon de commande | Établi et signé par l'acheteur (le client) |
| Bulletin de commande | Établi par le vendeur (le fournisseur) et signé par l'acheteur |
| Courrier électronique, plate-forme en ligne | Commande écrite à distance |
| Oralement (téléphone, de vive voix) | À confirmer par écrit |
Le bon et le bulletin de commande ont la même valeur juridique lorsqu'ils sont signés par les deux parties.
Délai de paiement accordé par le fournisseur à son client (30, 60, 90 jours…). Il soulage la trésorerie de l'acheteur, mais représente un risque de non-paiement pour le vendeur.
Procédure de réception :
| Contrôle | Ce qu'on vérifie |
|---|---|
| Contrôle quantitatif | Le nombre de colis et d'articles : quantité commandée = quantité livrée = quantité facturée |
| Contrôle qualitatif | L'état et la conformité des produits (références, qualité, dates, emballage) |
Le bon de livraison prouve que le client a bien reçu la marchandise.
En magasin, les produits reçus sont étiquetés : mentions obligatoires (prix de vente TTC, quantité nette, dénomination, fabricant, origine ; pour l'alimentaire : composition, date et conditions de conservation ; pour les appareils et jouets : mode d'emploi, normes) et mentions facultatives (messages commerciaux). Le balisage du linéaire (étiquettes de rayon, annonces promo) aide le client à s'orienter et favorise les ventes.
Organisme qui regroupe les commandes de plusieurs acheteurs (parfois concurrents) pour acheter de plus grandes quantités et obtenir de meilleurs prix, délais et facilités de paiement.
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Quelle différence faites-vous entre :
| Notions | Différence |
|---|---|
| a) Bon / bulletin de commande | Le bon est établi par le client ; le bulletin est établi par le fournisseur. Même valeur une fois signés par les deux parties. |
| b) Facture pro forma / facture | La pro forma informe le client avant la vente ; la facture demande le paiement. |
| c) Port dû / franco | Port dû : transport payé par l'acheteur ; franco : transport payé par le vendeur. |
| d) Contrôle quantitatif / qualitatif | Le premier vérifie les quantités ; le second l'état et la conformité des produits. |
| e) Négociation directe / appel d'offres | La négociation directe est une discussion souple avec un fournisseur ; l'appel d'offres est une procédure formelle, avec cahier des charges, où tous les fournisseurs reçoivent les mêmes informations. |
1) Expression du besoin → recherche et sélection des fournisseurs → passation de la commande → suivi de la commande → réception de la livraison.
2) Devis, facture pro forma, bon de commande, bulletin de commande, bon de livraison, facture.
3) Le bon de livraison (en double exemplaire) et la facture (ou le bon de réception établi par le client).
Le magasin « Sport Plus » a commandé 100 ballons taille 5. Le transporteur livre 95 ballons, dont 10 en taille 4. Quels contrôles le magasinier aurait dû faire, et quelles décisions peut-il prendre ?
Contrôles : quantitatif (95 livrés au lieu de 100 : il manque 5 ballons) et qualitatif (10 ballons ne sont pas conformes à la commande).
Décisions : noter des réserves écrites sur le bon de livraison ; accepter les 85 ballons conformes ; refuser ou retourner les 10 ballons taille 4 aux frais du fournisseur (ou les garder contre un rabais) ; réclamer les 15 ballons manquants ; vérifier que la facture ne porte que sur les ballons acceptés.
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.