Organiser le travail, c'est répartir les tâches entre les membres de l'équipe et coordonner leurs actions, pour être performant. Une mauvaise organisation provoque tensions, stress, accidents et coûts cachés.
| Critère | Explication | Exemple |
|---|---|---|
| Compétences et aptitudes | Confier chaque tâche à la personne qui a les compétences (ou le potentiel, après formation) | La facturation à la personne de niveau 4 en facturation |
| Productivité | Tenir compte de la rapidité et de la qualité de chacun ; une nouvelle technologie peut libérer du temps pour des tâches plus complexes | Un logiciel de courrier automatise l'enregistrement : l'assistante peut prendre en charge le suivi des fournisseurs |
| Équilibre de la charge de travail | Éviter que certains soient surchargés pendant que d'autres manquent de travail ; tenir compte des horaires et disponibilités | Répartir les dossiers clients selon le temps estimé de chacun |
| Développement des personnes | Faire progresser chacun, éviter la monotonie (rotation des tâches) | Alterner l'accueil et le courrier chaque semaine |
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On estime le temps nécessaire à chaque tâche (temps unitaire × volume) et on le compare au temps disponible de chaque personne.
| Tâche | Volume / semaine | Temps unitaire | Charge |
|---|---|---|---|
| Saisie des factures | 300 | 5 min | 25 h |
| Enregistrement du courrier | 240 | 5 min | 20 h |
| Accueil téléphonique | — | — | 15 h |
| Classement | — | — | 10 h |
| Total | 70 h |
Charge totale 70 h pour 70 h disponibles (2 × 35 h) : l'équipe est chargée à 100 %. Si Nadia fait factures + classement (35 h) et Salma courrier + accueil (35 h), la charge est équilibrée (100 % chacune). Mais aucune marge n'existe pour les imprévus : il faut prévoir une simplification (ex. saisie automatique des factures).
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Vous dirigez 5 commerciaux polyvalents (produits de beauté). Tâches : prospection, suivi des clients existants, vente directe, organisation d'événements promotionnels, rapports d'activité. Répartissez les tâches de façon équitable et efficace.
| Commercial | Tâches |
|---|---|
| 1 | Prospection ; rapports d'activité |
| 2 | Suivi des clients ; vente directe |
| 3 | Prospection ; événements promotionnels |
| 4 | Suivi des clients ; vente directe |
| 5 | Événements promotionnels ; rapports d'activité |
Chacun a deux tâches de difficulté comparable ; la prospection, essentielle au développement, est confiée à deux personnes ; le suivi et la vente directe à deux autres pour garder la relation de confiance ; les rapports sont partagés pour que personne ne les fasse seul chaque semaine. On adapte ensuite selon les points forts de chacun.
Trois employés disposent de 40 h par semaine. Charges actuelles : Ali 48 h, Hiba 30 h, Omar 42 h. (1) Calculez les taux de charge. (2) Proposez un rééquilibrage.
| Employé | Charge | Taux de charge |
|---|---|---|
| Ali | 48 h | 48 ÷ 40 × 100 = 120 % |
| Hiba | 30 h | 30 ÷ 40 × 100 = 75 % |
| Omar | 42 h | 42 ÷ 40 × 100 = 105 % |
| Total | 120 h | 120 ÷ 120 × 100 = 100 % |
Transférer 8 h de tâches d'Ali et 2 h d'Omar vers Hiba (après formation si nécessaire) : chacun est alors à 40 h, soit 100 %.
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.