M101 : Métier et formation (AA)
Chapitre 3 · Phase 2

Aptitudes et compétences requises

Cours

1. Habiletés, aptitudes et attitudes

Habileté

Capacité de reproduire un comportement avec adresse et efficacité.

Aptitude

Capacité spécifique à un individu d'acquérir les connaissances et compétences requises pour bien remplir ses fonctions.

Attitude

Possibilité d'agir positivement ou négativement face aux objets ou aux situations.

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2. Aptitudes requises de l'Assistant Administratif

L'Assistant Administratif constitue un relais entre son unité et les partenaires internes et externes. Il facilite le travail des membres de son unité et participe à l'organisation pratique de son service.

La gamme de ses activités est vaste et touche principalement les fonctions administratives, comptables et commerciales de l'entreprise. Une capacité comportementale à la médiation est requise : il doit réunir plusieurs savoirs.

Savoirs

  • Comptabilité générale
  • Législation sociale applicable aux entreprises
  • Gestion des approvisionnements
  • Gestion administrative
  • Communication

Savoir-faire

DomaineCe que fait l'Assistant Administratif
Comptabilité
  • Il enregistre les opérations en comptabilité, établit les situations comptables périodiques, pointe, justifie et analyse les comptes.
  • Il participe au calcul des coûts.
Managérial et RH
  • Il participe, selon l'organisation de l'entreprise, à la gestion administrative, commerciale, RH et juridique.
  • Il assure le suivi administratif et financier du personnel (recrutement, formation).
  • Il contribue au suivi juridique des obligations de la société.
  • Il participe au choix des logiciels et équipements informatiques.
  • Il prépare et établit les paies et les déclarations sociales.
Finance
  • Il participe à la gestion de la trésorerie.
  • Il participe à l'élaboration des budgets.
  • Il présente et commente les situations comptables et les documents d'aide à la gestion.
Marketing et vente
  • Il participe au développement des ventes et à la promotion de l'entreprise.
  • Il assure le suivi administratif des opérations commerciales (devis, factures).
  • Il participe à la gestion des stocks.

Savoir-être

  • Avoir le sens de la discrétion ;
  • adaptation, anticipation, persévérance, travail en groupe ;
  • prise d'initiative, créativité ;
  • être prévisionnel, passionné, dynamique.
À retenir
  • L'Assistant Administratif est un relais entre son unité et les partenaires internes et externes.
  • Ses compétences se répartissent en savoirs, savoir-faire (comptabilité, RH, finance, marketing) et savoir-être.

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Exercices
TP 4 : Mon inventaire de savoir-faire

Objectif : découvrir ses atouts, ses savoir-faire et ses compétences.

En utilisant le plus possible de verbes d'action, commençant par « J'ai… », décrivez tous vos atouts et savoir-faire (à l'école, dans un travail d'été, une association, à la maison…).

préparédirigéapprisaméliorétraitécomplétémaintenu coordonnééquipéanalyséélaborécrééenquêtéréparé organiséobservédéveloppémis en placegéréconduit supervisévendunégociésurveilléconçucontrôlé

Votre inventaire est établi. Répondez par oui, non ou pas tout à fait :

  1. La liste de mes savoir-faire et de mes qualités est plus longue que prévu.
  2. Cet inventaire me fait penser à des emplois précis pour lesquels je pourrais être candidat.
  3. Je suis en mesure de rédiger un CV et des lettres de candidature argumentées.
  4. Avec cet inventaire, je me sens mieux armé pour obtenir un entretien.
Voir un exempleMasquer l'exemple

Il n'y a pas de réponse unique : c'est un travail personnel. Exemples de phrases :

  • J'ai organisé une sortie de classe pour 30 élèves.
  • J'ai vendu des produits dans le magasin familial pendant l'été.
  • J'ai géré le budget d'une fête d'anniversaire.
  • J'ai préparé et présenté un exposé en groupe.
TP 5 : Quiz sur les atouts et qualités

Pour chaque qualité, cochez la bonne réponse.

1. Avoir de l'initiative
  • a. Saisir une occasion de développement d'affaires que personne d'autre n'a discernée
  • b. S'assurer que l'interlocuteur a réellement bien compris le message
  • c. Trouver une solution rapide au problème de quelqu'un d'autre
2. Volonté d'apprendre
  • a. Fournir des renseignements ou relever des problèmes potentiels même sans être directement concerné
  • b. Chercher à savoir comment une méthode doit être appliquée et pourquoi elle doit l'être de cette façon
  • c. Déléguer en faisant preuve de jugement
3. Avoir le sens des responsabilités
  • a. Poser des questions aux clients de manière à mieux saisir leurs besoins
  • b. Être disposé à travailler dans un milieu dynamique et changeant
  • c. Prendre à cœur que tout travail demandé soit fait dans les délais et les objectifs établis
4. Avoir une capacité d'adaptation
  • a. Effectuer un suivi pour s'assurer que les engagements pris envers le client ont été tenus
  • b. Avoir l'esprit ouvert à des façons nouvelles ou différentes de penser et de travailler
  • c. Poser des questions aux clients de manière à mieux saisir leurs besoins
5. Esprit d'équipe et coopération
  • a. Rejeter les idées ou les méthodes nouvelles
  • b. Gérer les priorités et faire un plan de travail pour respecter les engagements
  • c. Faire appel aux habiletés, aux idées et aux points de vue des autres membres de l'équipe
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Vidéos

Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.

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