Les espèces sont l'argent liquide : pièces (monnaie métallique) et billets (monnaie fiduciaire). Leur gestion suit un cycle : ouverture avec le fonds de caisse, encaissements et décaissements justifiés, enregistrement au livre de caisse, arrêté et contrôle du soir, versement de l'excédent en banque.
| Opération | Où ? | Document |
|---|---|---|
| Retrait (banque → caisse) | Distributeur automatique (DAB) avec une carte, ou guichet de l'agence (chèque de retrait) | Ticket DAB, chèque de retrait, avis de débit |
| Dépôt (caisse → banque) | Guichet d'une agence de la banque | Bordereau de versement : décomposition en billets et pièces, nom du titulaire, numéro de compte, date |
Il enregistre chaque jour : le solde de la veille, les recettes en espèces, les dépenses en espèces, les versements en banque, et le nouveau solde, qui doit correspondre exactement à l'argent présent.
| N° | Date | Libellé | Recettes | Dépenses | Solde |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/03 | Solde initial (report) | 4 000 | |||
| BE 15 | 01/03 | Vente au comptant (ticket n° 412) | 2 400 | 6 400 | |
| BS 08 | 01/03 | Achat de timbres | 120 | 6 280 | |
| BS 09 | 02/03 | Versement en banque (bordereau 77) | 5 000 | 1 280 | |
| BE 16 | 02/03 | Règlement client Alami | 1 500 | 2 780 | |
| 02/03 | Totaux et solde final | 3 900 | 5 120 | 2 780 |
Contrôle : 4 000 + 3 900 − 5 120 = 2 780. BE = bon d'entrée, BS = bon de sortie : chaque ligne renvoie à sa pièce.
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La caisse (compte 5161) est débitée des encaissements et créditée des décaissements. Les écritures se passent dans le journal de caisse, par ordre chronologique, avec le numéro de la pièce dans le libellé.
Le 05/03 : vente au comptant en espèces 2 000 DH HT (TVA 20 %) ; un client règle 3 000 DH en espèces ; paiement d'un fournisseur 2 000 DH ; frais de déplacement 350 DH.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 05/03 | ||
| Vente au comptant, ticket n° 418 | ||
| 5161 Caisse | 2 400,00 | |
| 7111 Ventes de marchandises au Maroc | 2 000,00 | |
| 4455 État, TVA facturée | 400,00 | |
| 05/03 | ||
| Règlement client, bon d'entrée n° 17 | ||
| 5161 Caisse | 3 000,00 | |
| 3421 Clients | 3 000,00 | |
| 05/03 | ||
| Règlement fournisseur, bon de sortie n° 10 | ||
| 4411 Fournisseurs | 2 000,00 | |
| 5161 Caisse | 2 000,00 | |
| 05/03 | ||
| Frais de déplacement, bon de sortie n° 11 | ||
| 61431 Voyages et déplacements | 350,00 | |
| 5161 Caisse | 350,00 | |
Le compte 5115 « Virements de fonds » sert d'intermédiaire entre le journal de caisse et le journal de banque : chaque journal enregistre sa moitié de l'opération, et le compte 5115 se solde.
Le 06/03 : versement de 5 000 DH de la caisse à la banque. Le 10/03 : retrait de 1 500 DH à la banque pour alimenter la caisse (chèque n° 2231).
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 06/03 | ||
| Journal de caisse : versement en banque, bordereau n° 78 | ||
| 5115 Virements de fonds | 5 000,00 | |
| 5161 Caisse | 5 000,00 | |
| 06/03 | ||
| Journal de banque : versement d'espèces | ||
| 5141 Banques | 5 000,00 | |
| 5115 Virements de fonds | 5 000,00 | |
| 10/03 | ||
| Journal de banque : chèque de retrait n° 2231 | ||
| 5115 Virements de fonds | 1 500,00 | |
| 5141 Banques | 1 500,00 | |
| 10/03 | ||
| Journal de caisse : alimentation de la caisse | ||
| 5161 Caisse | 1 500,00 | |
| 5115 Virements de fonds | 1 500,00 | |
L'inventaire (contrôle, état de caisse) consiste à compter les espèces et à rapprocher le solde réel (physique) du solde théorique (livre de caisse). Le caissier fait un contrôle rapide chaque soir ; un supérieur fait un contrôle officiel au moins une fois par mois, avec un procès-verbal signé en deux exemplaires, qui indique le numéro de la dernière pièce contrôlée.
Solde théorique du livre de caisse : 12 435 DH. Le comptage donne :
| Coupure | Nombre | Montant |
|---|---|---|
| Billets de 200 | 40 | 8 000 |
| Billets de 100 | 25 | 2 500 |
| Billets de 50 | 20 | 1 000 |
| Billets de 20 | 30 | 600 |
| Pièces de 10 | 25 | 250 |
| Pièces de 5 | 12 | 60 |
| Pièces de 1 | 15 | 15 |
| Solde réel | 12 425 | |
| Écart (réel − théorique) | − 10 : manquant |
| Écart | Traitement |
|---|---|
| Justifié (pièce oubliée, erreur d'écriture) | On passe ou corrige l'écriture |
| Manquant non justifié | Charge : 6588 « Autres charges non courantes » / 5161 (ou retenue sur le caissier selon le règlement intérieur) |
| Excédent non justifié | 5161 / 7588 « Autres produits non courants » |
Bonnes pratiques : une seule caisse par site, trois niveaux de contrôle (caissier chaque jour, superviseur chaque mois et à chaque approvisionnement), double comptage, toutes les clés au caissier.
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En mai 2023, M. ECHARQAOUI a effectué les opérations suivantes (TVA 20 % sur les marchandises, 14 % sur le transport) :
1) Tenez le livre de caisse. 2) Passez les écritures au journal. 3) Présentez le compte 5161 Caisse.
1. Livre de caisse
| Date | Désignation | Recettes | Dépenses | Solde |
|---|---|---|---|---|
| 01/05 | Solde initial | 23 000 | ||
| 03/05 | Salaires | 8 500 | 14 500 | |
| 07/05 | Achat de marchandises (7 200 + 1 440) | 8 640 | 5 860 | |
| 10/05 | Vente (9 300 + 1 860) | 11 160 | 17 020 | |
| 12/05 | Loyer | 3 000 | 14 020 | |
| 15/05 | Vente (1 050 + 210) | 1 260 | 15 280 | |
| 17/05 | Transport (1 500 + 210) | 1 710 | 13 570 | |
| 20/05 | TVA due | 2 400 | 11 170 | |
| 22/05 | Règlement client | 2 200 | 13 370 | |
| 30/05 | Règlement fournisseur | 4 600 | 8 770 | |
| Totaux | 14 620 | 28 850 | 8 770 |
2. Journal (principales écritures)
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 03/05 | ||
| Salaires payés | ||
| 4432 Rémunérations dues au personnel | 8 500,00 | |
| 5161 Caisse | 8 500,00 | |
| 07/05 | ||
| Achat au comptant | ||
| 6111 Achats de marchandises | 7 200,00 | |
| 34552 État, TVA récupérable sur les charges | 1 440,00 | |
| 5161 Caisse | 8 640,00 | |
| 10/05 | ||
| Vente au comptant | ||
| 5161 Caisse | 11 160,00 | |
| 7111 Ventes de marchandises au Maroc | 9 300,00 | |
| 4455 État, TVA facturée | 1 860,00 | |
| 12/05 | ||
| Loyer | ||
| 6131 Locations et charges locatives | 3 000,00 | |
| 5161 Caisse | 3 000,00 | |
| 15/05 | ||
| Vente au comptant | ||
| 5161 Caisse | 1 260,00 | |
| 7111 Ventes de marchandises au Maroc | 1 050,00 | |
| 4455 État, TVA facturée | 210,00 | |
| 17/05 | ||
| Transport | ||
| 6142 Transports | 1 500,00 | |
| 34552 État, TVA récupérable sur les charges | 210,00 | |
| 5161 Caisse | 1 710,00 | |
| 20/05 | ||
| Paiement de la TVA due | ||
| 4456 État, TVA due | 2 400,00 | |
| 5161 Caisse | 2 400,00 | |
| 22/05 | ||
| Règlement client | ||
| 5161 Caisse | 2 200,00 | |
| 3421 Clients | 2 200,00 | |
| 30/05 | ||
| Règlement fournisseur | ||
| 4411 Fournisseurs | 4 600,00 | |
| 5161 Caisse | 4 600,00 | |
3. Compte 5161 Caisse : débit = 23 000 (solde initial) + 11 160 + 1 260 + 2 200 = 37 620 ; crédit = 8 500 + 8 640 + 3 000 + 1 710 + 2 400 + 4 600 = 28 850 ; solde débiteur 8 770 DH, égal au solde du livre de caisse.
a) Le 12/01, la caisse verse 6 000 DH à la banque. b) Le 20/01, la taxe des services communaux de l'année N, 4 500 DH, est comptabilisée puis réglée en espèces le 25/01. Passez les écritures.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 12/01 | ||
| Versement en banque (journal de caisse) | ||
| 5115 Virements de fonds | 6 000,00 | |
| 5161 Caisse | 6 000,00 | |
| 12/01 | ||
| Versement reçu (journal de banque) | ||
| 5141 Banques | 6 000,00 | |
| 5115 Virements de fonds | 6 000,00 | |
| 20/01 | ||
| Taxe des services communaux N | ||
| 61611 Taxe des services communaux (ex-taxe urbaine et d'édilité) | 4 500,00 | |
| 4457 État, impôts, taxes et assimilés | 4 500,00 | |
| 25/01 | ||
| Règlement de la taxe | ||
| 4457 État, impôts, taxes et assimilés | 4 500,00 | |
| 5161 Caisse | 4 500,00 | |
Le livre de caisse indique un solde de 7 860 DH. Le comptage donne : 25 billets de 200, 18 billets de 100, 12 billets de 50, 18 billets de 20, 9 pièces de 10, 4 pièces de 5. Calculez l'écart. Après recherche, on trouve un bon de sortie de 40 DH (fournitures) non enregistré ; le reste n'est pas justifié. Passez les écritures.
Solde réel = 5 000 + 1 800 + 600 + 360 + 90 + 20 = 7 870 DH. Écart = 7 870 − 7 860 = + 10. Mais la pièce oubliée réduit le solde théorique : 7 860 − 40 = 7 820. Écart réel : 7 870 − 7 820 = 50 DH d'excédent non justifié.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 31/01 | ||
| Bon de sortie oublié | ||
| 6122 Achats de matières et fournitures non stockables | 40,00 | |
| 5161 Caisse | 40,00 | |
| 31/01 | ||
| Excédent de caisse non justifié, PV d'inventaire | ||
| 5161 Caisse | 50,00 | |
| 7588 Autres produits non courants | 50,00 | |
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.