Chaque achat suit une suite de lettres et de documents, du premier contact au paiement. Ce chapitre traite de l'entrée en relation : demander des renseignements, répondre, négocier et choisir le fournisseur.
Lettre courte mais précise. L'acheteur indique comment il connaît le fournisseur, décrit le produit ou le service, précise ce qu'il attend (catalogue, échantillons, tarif, visite d'un représentant, conditions de prix, de livraison et de paiement) et le nom de la personne à contacter.
Objet : demande de documentation – moquettes synthétiques
Messieurs,
Votre annonce parue dans la revue « Décor Maroc » a vivement retenu notre attention : votre offre de moquettes synthétiques pourrait correspondre aux besoins de notre clientèle.
Nous vous serions obligés de bien vouloir nous faire connaître, sans engagement de notre part, vos prix et conditions pour la moquette référence GHJ, ainsi que vos délais de livraison et modes de paiement. Des échantillons nous seraient très utiles.
Dans l'attente d'une réponse rapide, nous vous prions d'agréer, Messieurs, nos salutations distinguées.
Pour un achat important, l'acheteur demande à plusieurs fournisseurs de lui faire une proposition : par une annonce (journaux, sites spécialisés : elle touche beaucoup de fournisseurs) ou par une lettre circulaire envoyée aux fournisseurs connus, avec la description précise du besoin (cahier des charges), le délai de réponse et les conditions exigées.
© TSC COMMERCE – OTHMAN ZT · Cours protégé, reproduction interdite
Elle doit être rapide (le client a sans doute écrit aussi aux concurrents). Le fournisseur remercie, annonce l'envoi de la documentation, présente l'entreprise et le produit, énonce clairement les conditions de vente (prix, remises, paiement, délai de livraison, transport, emballage, garantie, règlement des litiges), argumente et propose une visite ou un essai. Pour un article bien défini, il envoie un devis.
Objet : votre demande de documentation du 16 février
Monsieur,
Votre lettre du 16 février nous est bien parvenue et nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à notre matériel.
Vous trouverez ci-joint notre dépliant, qui présente tous les détails techniques de notre broyeur de déchets végétaux, ainsi que nos conditions de vente.
Notre conseiller technique, M. Aziz CHOUKRI (tél. 06 53 52 89 20), se tient à votre disposition pour une démonstration dans nos locaux.
Nous vous prions d'agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.
P. J. : 1 dépliant
| Lettre | Plan |
|---|---|
| Contre-proposition (client) | Accuser réception de l'offre et remercier ; dire ce qui ne convient pas (prix trop élevé, qualité insuffisante, délai, mode de paiement) en restant courtois ; proposer d'autres conditions ; espérer un accord pour passer commande |
| Réponse à la contre-proposition (fournisseur) | Accuser réception ; accepter (totalement ou en partie) ou refuser en expliquant ; s'excuser s'il y a eu une erreur ; nouvelle offre ou nouveaux échantillons ; espérer la commande |
Monsieur,
Les échantillons de tissus et vos nouveaux tarifs nous sont bien parvenus, et nous vous en remercions.
Nous serions disposés à vous passer une commande importante, en particulier de velours. Toutefois, il nous serait agréable de régler non par traite à 60 jours fin de mois, comme le prévoient vos conditions, mais pour un quart au comptant et le solde par traite à 90 jours fin de mois.
Compte tenu de nos excellentes relations, nous espérons une réponse favorable et vous prions de croire, Monsieur, à l'assurance de nos sentiments les meilleurs.
On compare les offres sur le coût total (et pas seulement le prix unitaire), puis sur les délais, les conditions de paiement, la qualité et la garantie.
| Élément | Fournisseur A | Fournisseur B | Fournisseur C |
|---|---|---|---|
| a. Montant brut | 200 × 48 = 9 600 | 200 × 46 = 9 200 | 200 × 50 = 10 000 |
| b. Remise | 5 % : 480 | — | 10 % : 1 000 |
| c. Net (a − b) | 9 120 | 9 200 | 9 000 |
| d. Port | 300 | 0 (franco) | 200 |
| e. Emballage | 0 | 150 | 100 |
| f. Coût total (c + d + e) | 9 420 | 9 350 | 9 300 |
| Délai de livraison | 8 jours | 15 jours | 5 jours |
| Paiement | 30 jours | Comptant | 60 jours |
| Décision | Non | Non | Oui |
C est le moins cher au total, le plus rapide et accorde le plus long délai de paiement : on le retient, bien que son prix unitaire soit le plus élevé.
© TSC COMMERCE – OTHMAN ZT · Cours protégé, reproduction interdite
Vous devez acheter 10 bureaux. Offres : X : 2 500 DH l'unité, remise 4 %, port 600 DH, délai 10 jours ; Y : 2 400 DH, franco de port, emballage 300 DH, délai 20 jours ; Z : 2 600 DH, remise 8 %, port dû 400 DH (payé au transporteur à l'arrivée), délai 7 jours. Le bureau doit être équipé avant 15 jours. Établissez le tableau et choisissez.
| Élément | X | Y | Z |
|---|---|---|---|
| Brut | 25 000 | 24 000 | 26 000 |
| Remise | 1 000 | — | 2 080 |
| Net | 24 000 | 24 000 | 23 920 |
| Port, emballage | 600 | 300 | 400 |
| Coût total | 24 600 | 24 300 | 24 320 |
| Délai | 10 j | 20 j | 7 j |
Y est le moins cher (24 300) mais son délai (20 jours) dépasse la contrainte de 15 jours : on l'écarte. Entre X et Z, Z coûte 280 DH de moins et livre plus vite : on choisit Z. (Le port dû est bien un coût pour l'acheteur, même s'il est payé au transporteur.)
La société NOVA CLEAN (Rabat) a vu au Salon de l'hygiène les autolaveuses de la société HYDROTEC (Tanger). Rédigez la lettre de demande de documentation, d'un devis pour 3 machines et de la visite d'un représentant.
Objet : demande de documentation et de devis – autolaveuses
Messieurs,
Lors de notre visite à votre stand au Salon de l'hygiène, nous avons apprécié la qualité de vos autolaveuses.
Nous envisageons l'achat de trois machines pour nos équipes de nettoyage. Nous vous serions obligés de nous adresser votre documentation technique ainsi qu'un devis détaillé précisant vos prix, remises, délais de livraison, conditions de paiement et de garantie.
Par ailleurs, la visite d'un de vos représentants nous permettrait de mieux préciser nos besoins ; il pourra prendre rendez-vous auprès de Mme Salma IDRISSI au 05 37 70 80 90.
Nous vous prions d'agréer, Messieurs, nos salutations distinguées.
a) NOVA CLEAN reçoit le devis d'HYDROTEC : 38 000 DH HT par machine, paiement comptant. Rédigez une contre-proposition demandant une remise de 8 % et un paiement en deux fois. b) HYDROTEC accepte un paiement en deux fois mais n'accorde que 5 % : rédigez sa réponse.
a) « Messieurs, nous avons bien reçu votre devis du … et vous en remercions. Vos autolaveuses répondent à nos besoins ; toutefois, pour une commande de trois machines (114 000 DH HT), nous souhaiterions bénéficier d'une remise de 8 % et régler en deux fois : 50 % à la commande et 50 % à 60 jours. Nous espérons que vous pourrez accéder à notre demande afin de vous passer commande rapidement. Veuillez agréer… »
b) « Messieurs, nous accusons réception de votre lettre du … et vous remercions de l'intérêt que vous portez à nos machines. Nous acceptons volontiers un règlement en deux fois (50 % à la commande, 50 % à 60 jours). En revanche, nos prix étant déjà très étudiés, nous ne pouvons vous consentir qu'une remise de 5 %, soit un montant de 108 300 DH HT pour les trois machines. Dans l'attente de votre commande, nous vous prions d'agréer… »
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.