La commande forme le contrat de vente : le vendeur s'engage à livrer au prix et aux conditions prévus, l'acheteur à prendre livraison et à payer. Les lettres qui l'accompagnent (accusé de réception, avis d'expédition) évitent les malentendus.
| Moyen | Caractéristiques |
|---|---|
| Bon de commande | Imprimé de l'acheteur, numéroté, en plusieurs exemplaires (achats, magasin, comptabilité), signé |
| Bulletin de commande | Imprimé du vendeur (joint à son catalogue), rempli et signé par le client |
| Lettre de commande | Pour les petites entreprises ou les cas particuliers ; doit contenir tous les éléments de la commande |
| Téléphone | Pour une urgence ; toujours confirmer par écrit |
| Courriel, plateforme en ligne | Le plus courant aujourd'hui ; garder la confirmation |
Une commande précise : références, désignations, quantités, prix unitaires, montant ; délai et lieu de livraison ; mode de transport ; conditions de paiement ; remises ; éventuellement des conditions (« sous réserve de livraison avant le … »).
Objet : commande de fournitures de bureau
Monsieur,
En réponse à votre offre du 5 mars, nous vous prions de nous livrer les articles suivants :
– 10 classeurs à anneaux, réf. CM3, à 35 DH HT l'unité ;
– 5 classeurs à levier, réf. KR9, à 50 DH HT l'unité ;
– 10 boîtes de chemises, réf. CD12, à 60 DH HT la boîte.
Conformément à vos conditions habituelles : livraison sous 48 heures à notre siège, remise de 3 %, règlement comptant par chèque.
Nous vous remercions de bien vouloir apporter tous vos soins à l'exécution de cet ordre et vous prions d'agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.
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| Situation | Lettre du fournisseur |
|---|---|
| Commande acceptée | Accusé de réception : remercier, rappeler le contenu (références, quantités, prix), confirmer le délai et les conditions |
| Commande en partie impossible | Remercier ; expliquer (rupture, article supprimé, tarif changé) ; proposer un article de remplacement, un nouveau délai ou le nouveau tarif ; demander si le client maintient sa commande |
| Modification ou annulation demandée par le client | Accepter (client important ou nouveau, « à titre exceptionnel ») ou refuser en expliquant (matières déjà achetées, fabrication lancée) |
La marchandise est accompagnée du bon de livraison (établi par le fournisseur) ; le client signe le bon de réception (éventuellement « sous réserve de vérification ») ; la facture suit ou accompagne la livraison.
| Lettre | Plan |
|---|---|
| Avis d'expédition | Annoncer l'envoi, rappeler la commande, préciser le transporteur, la date d'expédition et la date probable d'arrivée, rappeler le montant et les conditions de paiement, souhaiter bonne réception |
| Livraison retardée | Annoncer le retard et ses raisons (panne, grève, rupture chez un fournisseur) ; s'excuser ; nouvelle date ; si le retard est long, proposer un article de remplacement ou une réduction ; renouveler les excuses |
| Livraison partielle | Annoncer l'envoi d'une partie ; expliquer pourquoi le reste manque ; date de livraison du solde ; s'excuser |
Objet : avis d'expédition – votre commande n° 220 du 23 janvier
Monsieur,
Sauf avis contraire de votre part, nous vous livrerons jeudi prochain, par les Transports ATLAS, les 6 chambres référence CR5 objet de votre commande citée en référence.
Nous vous rappelons que notre facture de 150 000 DH TTC est payable par lettre de change à 90 jours fin de mois de livraison, soit fin mai.
Nous vous souhaitons bonne réception de ces meubles et vous prions d'agréer, Monsieur, nos salutations dévouées.
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Le 17 novembre, l'assistante de la société ARGANA a commandé par téléphone à la société VISIO PRO : 5 vidéoprojecteurs (réf. VP20, 6 500 DH HT), 5 écrans (réf. EC12, 1 200 DH HT), livraison avant le 30 novembre. Rédigez la lettre de confirmation.
Objet : confirmation de notre commande téléphonique du 17 novembre
Messieurs,
Comme suite à notre conversation téléphonique du 17 novembre, nous vous confirmons notre commande des articles suivants :
– 5 vidéoprojecteurs, réf. VP20, à 6 500 DH HT l'unité, soit 32 500 DH HT ;
– 5 écrans, réf. EC12, à 1 200 DH HT l'unité, soit 6 000 DH HT.
Montant total : 38 500 DH HT. Comme convenu, la livraison devra intervenir avant le 30 novembre.
Nous vous prions d'agréer, Messieurs, nos salutations distinguées.
VISIO PRO ne peut livrer que 3 vidéoprojecteurs (rupture chez son importateur) ; les 2 autres et les écrans seront livrés le 10 décembre. Rédigez sa lettre.
Objet : votre commande du 17 novembre – livraison partielle
Messieurs,
Nous vous remercions de votre commande du 17 novembre et vous informons que nous vous livrons ce jour 3 vidéoprojecteurs réf. VP20.
En effet, notre importateur connaît une rupture de stock momentanée : les 2 vidéoprojecteurs restants ainsi que les 5 écrans vous seront livrés le 10 décembre au plus tard.
Nous vous prions de bien vouloir nous excuser de ce contretemps, indépendant de notre volonté, et vous assurons que nous mettons tout en œuvre pour vous livrer au plus vite.
Veuillez agréer, Messieurs, l'expression de nos sentiments dévoués.
Les vidéos de ce chapitre seront bientôt disponibles.